Обов'язок роботодавця забезпечувати працівників харчуванням передбачено лише окремих працівників. Стаття 222 ТК РФ передбачає безоплатну видачу молока або інших рівноцінних харчових продуктів працівникам, зайнятим на роботах зі шкідливими умовами праці. Продукти видаються безкоштовно за встановленими нормами, які визначає Уряд РФ, з урахуванням думки Російської тристоронньої комісії з регулювання соціально-трудових відносин або інших рівноцінних харчових продуктів та здійснення компенсаційної виплати у розмірі, еквівалентному вартості молока або інших рівноцінних харчових продуктів", Наказ Міністерства охорони здоров'я та соціального розвитку РФ від 16.02.2009 р. N 45н).
Видача працівникам за встановленими нормами молока або інших рівноцінних харчових продуктів за письмовими заявами працівників може бути замінена компенсаційною виплатою в еквівалентному розмірі, якщо це передбачено колективним чи трудовим договором. Даної категорії працівників також може бути надано лікувально-профілактичне харчування.
Щоденна видача безкоштовного харчування має бути документально оформлена.
В даний час уніфікованої форми для даної операції не передбачено, тому організація може розробити її сама та відобразити в обліковій політиці, звернувши увагу на те, щоб форма містила всі обов'язкові реквізити, передбачені п.2 ст. 9 ФЗ від 06.12.2011р. N 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік".
Молоко та інше лікувально-профілактичне харчування, придбане для видачі працівникам, приймається до бухгалтерського обліку у складі матеріально-виробничих запасів (дебет рахунку 10 «Матеріали») за фактичною собівартістю, що дорівнює сумі фактичних витрат на його придбання без ПДВ, а при видачі списується в дебет одного з рахунків 20 "Основне виробництво" з кредиту рахунку 10.
Для решти працівників у ст. 41 ТК РФ встановлено, що у колективному договорі може бути передбачено обов'язок роботодавця з часткової чи повної оплати харчування працівників. І тому у розділі, присвяченому оплаті праці, слід зазначити, що «роботодавець зобов'язується надавати працівникам безкоштовні обіди», а трудових договорах необхідно дати посилання відповідний пункт колективного договору.
Також необхідно оформити такі внутрішні організаційно-розпорядчі документи:
- видати наказ керівника організації безкоштовного харчування працівників організації;
- вести табельний облік робочого часу, що дозволяє щомісяця визначати кількість реально працюючих співробітників, які отримали безкоштовне харчування, у межах відділів організації (без урахування працівників, що у відпустках, відрядженнях, на лікарняних тощо.);
- щоденне меню, яке затверджується уповноваженою особою (наприклад, відділ роботи з персоналом). Два останніх документи можна і не видавати, якщо виконавець після закінчення місяця надає звіт, де буде вказано кількість співробітників, меню (перелік продуктів).
Бухгалтерський облік харчування працівників залежить від способу надання такого харчування, ними можуть бути:
- замовлення послуг громадського харчування у сторонніх організацій з доставкою обідів до офісу замовника (послуги кейтерингу);
- організація харчування працівників у їдальні (кафе) біля організації громадського харчування;
- створення власної їдальні, у якій працівникам надаються безкоштовні обіди;
- організація "шведського столу";
- виплата грошової компенсації працівникам харчування.
При замовленні послуг комунального харчування у сторонніх організацій, у бухгалтерському обліку організації робляться такі записи:
|
"Розрахункові рахунки" |
Оплачено вартість обідів |
|
|
Дебет рахунки 70 |
Кредит рахунки 60 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" |
Відпущено обіди працівникам |
|
Кредит рахунки 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці" |
Вартість обідів включено до складу витрат на оплату праці |
|
|
Дебет рахунків 20 (25, 26) "Основне виробництво" |
Кредит рахунки 69 "Розрахунки із соціального страхування та забезпечення" |
Нараховано страхові внески |
|
Дебет рахунки 68 "Розрахунки з податків та зборів" |
Кредит рахунки 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці" |
Утримано ПДФО з вартості обідів |
Другий спосіб надання харчування мало чим відрізняється від першого, і в тому й іншому випадку, між організаціями укладається договір возмездного надання послуг. Різниця полягає лише в характері самої послуги, що стосується порядку бухгалтерського обліку, він аналогічний обліку при замовленні послуг громадського харчування у сторонніх організацій.
Деякі організації відкривають власні їдальні (кафе) та готують обіди самостійно. При здійсненні даного виду діяльності не слід забувати про санітарно-епідеміологічні вимоги, яким з боку органів контролю виявляється підвищена увага. Це стосується всього циклу надання послуг громадського харчування, починаючи з виробництва готових страв та кулінарної продукції та закінчуючи створенням умов для її придбання. Так, наприклад, у листі Росспоживнагляду (Лист Федеральної служби з нагляду у сфері захисту прав споживачів та благополуччя людини від 22 серпня 2007р. N 0100/8417-07-32 "Про посилення держсанепіднагляду за обігом харчових продуктів", ГОСТ Р 50762-95 Громадське харчування. Класифікація підприємств") зазначено, що особливу увагу слід приділяти підприємствам харчової промисловості та підприємствам громадського харчування, а також підвищити ефективність Держсанепіднагляду за виробництвом епідзначної харчової продукції, включаючи кондитерські та кулінарні вироби, м'ясо-молочні та рибні продукти. При виявленні порушень санітарних і правил слід застосовувати заходи адміністративного примусу до призупинення експлуатації харчових об'єктів і передачі матеріалів слідчі органи.
За порушення санітарно-епідеміологічних вимог до організації харчування населення у спеціально обладнаних місцях (їдальнях, ресторанах, кафе, барах та інших місцях), у тому числі при приготуванні їжі та напоїв, їх зберіганні та реалізації населенню, може бути накладений адміністративний штраф - на громадян у розмірі від однієї тисячі до тисячі п'ятсот рублів; на посадових осіб – від двох тисяч до трьох тисяч рублів; на осіб, які здійснюють підприємницьку діяльність без утворення юридичної особи, - від двох тисяч до трьох тисяч рублів або адміністративне зупинення діяльності на строк до дев'яноста діб; на юридичних - від двадцяти тисяч до тридцяти тисяч рублів або адміністративне призупинення діяльності терміном до дев'яноста діб (ст. 6.6 КоАП РФ).
За наявності в організації власної їдальні, бухгалтерський облік здійснюється таким чином:
|
Дебет рахунки 29 "Обслуговуючі виробництва та господарства" |
Кредит рахунки02 "Амортизація основних засобів" або 10 "Матеріали", 60 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" |
Відбито витрати на надання послуг харчування працівників |
|
Дебет рахунки 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці" |
Кредит рахунки 90 "Продаж" |
Відбито передачу продукції їдальні в рахунок оплати праці |
|
Дебет рахунки 90 "Продаж", субрахунок ПДВ |
Кредит рахунки 68 "Розрахунки з податків та зборів" |
Нараховано ПДВ із вартості наданих їдальні послуг виходячи з ринкових цін |
|
Дебет рахунки 90 "Продаж" |
Кредит рахунки 29 "Обслуговуючі виробництва та господарства" |
Списано собівартість переданого працівником харчування |
Харчування працівників за системою «шведський стіл»
Організація харчування за системою «шведський стіл» вигідна насамперед тим, що з вартості харчування у разі не утримують ПДФО. Пояснюється це тим, що ПДФО є персоніфікованим податком і розраховується індивідуально по кожному працівнику виходячи з його доходу, а за даної системи харчування, не можна точно визначити доходи фізичної особи, тобто визначити вартість кожного обіду. Бухгалтерський облік ведеться також, як у першому та другому випадках. Цікаво, що донедавна питання про визнання витрат за цією системою харчування в податковому обліку було спірним і ІФНС при проведенні перевірок просто виключала витрати компанії на оплату харчування за системою «шведський стіл». Однак ФАС Московського округу вирішив цю суперечку на користь платника податків, вказавши, що витрати на оплату харчування працівників за системою "шведський стіл" можна врахувати при розрахунку податку на прибуток за умови, що його надання передбачене колективним або трудовим договором. Факт, що фактичний дохід кожного працівника визначити неможливо, значення немає (Постанова ФАС Московського округу від 06.04.12 N А40-65744/11-90-285).
Виплата грошової компенсації
Порядок бухгалтерського обліку залежить від того, чи передбачена дана компенсація трудовим договором, тобто чи врахувати ці витрати як витрати на оплату праці або компенсація на харчування не передбачена діючими в організації локальними нормативними актами та трудовими договорами. Як правило вона виплачується у твердій сумі та враховується відповідно до ПБО 10/99 "Витрати організації". Бухгалтерський облік аналогічний зазначеному учителю першого та другого способу харчування працівників.
Податковий облік
- Податок на прибуток
Відповідно до п. 1 ст. 252 НК РФ отримані доходи платник податків зменшує у сумі вироблених витрат, за дотримання принципів обгрунтованості та документального докази. Вартість безплатно надається працівникам відповідно до законодавства РФ харчування відноситься до витрат на оплату праці на підставі п. 4 ст. 255 НК РФ. Якщо обов'язок забезпечувати працівників безкоштовним харчуванням для платника податків законодавчо не встановлено, то витрати, що розглядаються, можуть бути включені до складу витрат на оплату праці відповідно до п. 25 ст. 255 НК РФ, якщо вони передбачені трудовими або колективними договорами (Листи Мінфіну Росії від 27.08.2012 N 03-03-06/1/434, від 04.06.2012 N 03-03-06/1/292).) В іншому випадку , включення зазначених витрат у базу оподаткування з податку на прибуток може призвести до спорів з податковими органами.
В одному зі своїх листів, 04.03.2008 N 03-03-06/1/133 Мінфін висловив думку про те, що витрати на оплату харчування працівників не можуть бути враховані з метою оподаткування прибутку у складі витрат на оплату праці також у разі відсутності можливість виявити конкретну величину доходів кожного співробітника (Лист Мінфіну РФ 04.03.2008 N 03-03-06/1/133). Ця думка на наш погляд є спірною, оскільки податок на прибуток є податком на доходи організації в цілому, а не кожного конкретного співробітника, як, наприклад, ПДФО.
Суми компенсації витрат на харчування (у грошовій формі), що нараховуються працівникам організації відповідно до трудового договору, згідно з роз'ясненням Мінфіну об'єктом оподаткування ПДВ не є (Лист від 02.09.2010 N 03-07-11/376). Якийсь час тому існувала інша думка і податківці наполягали на нарахуванні ПДВ на вартість безплатно наданих працівникам обідів (Лист УФНС по м. Москві від 03.03.2010 N 16-15/22410), при цьому суми податку допускалося приймати до відрахування. Проте зараз позиція переглянута і з огляду на те, що відносини між працівником та роботодавцем щодо забезпечення харчуванням встановлюються на підставі трудового, а не цивільно-правового договору, тому реалізації не виникає. При цьому роботодавець сам послуг харчування не надає, а виступає лише посередником між працівниками та підприємцем. Таким чином, харчування оплачується працівником зі свого доходу, з якого утримано ПДФО і який увійшов до бази оподаткування зі страхових внесків.
- ПДФО
Відповідно до п. 1 ст. 210 НК РФ щодо податкової бази з ПДФО враховуються все доходи платника податків, отримані ним як і фінансової, і у натуральної формах. Оплата організаціями харчування на користь працівників, належить до доходів, отриманих платником податків у натуральній формі (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Доходи, що не підлягають оподаткуванню ПДФО перераховані у ст. 217 НК РФ. У ній не передбачено звільнення від ПДФО виплат (компенсацій) на харчування, вироблених роботодавцем відповідно до колективного та (або) трудових договорів, тому незалежно від того, передбачені виплати трудовим та (або) колективним договором чи ні, доходи працівника у сумі компенсації витрат на харчування (оплати харчування), оподатковуються ПДФО (особливості визначення податкової бази при отриманні доходів у натуральній формі встановлено ст. 211 НК РФ).
Організація у разі є податковим агентом і має обчислити, утримати в платника податків і сплатити суму ПДФО (п. 1 ст. 226 НК РФ). Причому утримати у платника податків суму ПДФО, нараховану з доходів, отриманих у натуральній формі, податковий агент повинен за рахунок будь-яких грошових коштів, що виплачуються податковим агентом платнику податків, за їх фактичної виплати (п. 4 ст. 226 НК РФ), не пізніше дня, наступного за днем фактичного утримання суми ПДФО, обчислений податок має бути перерахований до бюджету (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Податкові агенти з ПДФО подають до податкового органу за місцем свого обліку відомості про доходи фізичних осіб минулого податкового періоду та суми нарахованих, утриманих та перерахованих до бюджетної системи Російської Федерації за цей податковий період податків щороку не пізніше 1 квітня року, наступного за минулим податковим періодом, за формою 2-ПДФО за кодом доходу 2510 "Оплата (повністю або частково) за платника податків організаціями або індивідуальними підприємцями товарів (робіт, послуг) або майнових прав, у тому числі комунальних послуг, харчування, відпочинку, навчання на користь платника податків".
- Страхові внески
Внески на страхування від нещасних випадків та профзахворювань
Оплата за харчування працівників включається до бази страхових внесків, оскільки у переліку виплат, встановлених ст. 20.2 Закону N 125-ФЗ, немає оплати за харчування працівників, а відповідно до зазначеної статті об'єктом оподаткування страховими внесками визнаються виплати та інші винагороди, що виплачуються страхувальниками на користь застрахованих у рамках трудових відносин та цивільно-правових договорів, якщо відповідно до цивільно- правовим договором страхувальник зобов'язаний сплачувати страховику страхові внески.
При цьому база для нарахування страхових внесків визначається як сума вищезгаданих виплат та інших винагород, нарахованих страхувальниками на користь застрахованих, за винятком сум, зазначених у ст. 20.2 Закону N 125-ФЗ.
У бухгалтерської звітності витрати на оплату харчування працівників відображають у складі витрат за 2120 "Собовартість продажів" Звіту про прибутки та збитки (наказ Мінфіну Росії від 02.07.2010 N 66н).
У податковій звітності витрати на оплату харчування працівникам відображають за рядком 010 Додатка 2 до листа 02 декларації з податку на прибуток (затверджено наказом ФНР РФ від 22 березня 2012 р. N ММВ-7-3/ [email protected]), якщо відповідно до облікової політики такі витрати віднесені до прямих витрат. Якщо такі витрати віднесені до непрямих витрат, вони відображаються за рядком 040 Додатка 2 до листа 02 декларації з податку на прибуток.
Для співробітників, безкоштовне харчування яких не передбачено законодавством , Організація може організувати його з власної ініціативи.
Організація безкоштовного харчування
Способи організації безплатного харчування законодавчо не встановлені. На практиці поширені три варіанти:
- виплата грошових компенсацій харчування;
- доставка готових обідів у приміщення організації (обслуговування працівників для підприємства громадського харчування за заздалегідь укладеним договором);
- надання безкоштовних обідів у власній їдальні.
Бухоблік
Бухоблік витрат на безоплатне харчування працівників залежить від того, передбачена така умова у трудових (колективних) договорах або не передбачено.
Харчування передбачене трудовим договором
Порядок відображення у бухобліку безкоштовного харчування, передбаченого трудовим (колективним) договором, залежить від того, в якому вигляді таке харчування надається. Так, у договорі можна прописати, що співробітники отримують безкоштовне харчування у вигляді:
- компенсації вартості харчування;
- оплати обідів, що постачаються сторонньою організацією;
- надання обідів для підприємства громадського харчування;
- безкоштовних обідів у власній їдальні.
Якщо харчування передбачено у трудовому (колективному) договорі, спишіть ці витрати на собівартість як витрати на оплату праці (п. 5 та 8 ПБО 10/99).
Виплата компенсації
Якщо організація щомісячно виплачує працівникам певні грошові суми на харчування, то порядок та умови виплати компенсацій потрібно прописати у колективномучи трудових договорах. Розмір компенсації, як правило, встановлюється з урахуванням вартості обідів у найближчих точках громадського харчування та кількості робочих днів на місяць.
Нарахування та виплату грошових компенсацій на харчування відобразите проводками:
Дебет 20 (23, 44 ...) Кредит 70
- нараховано компенсацію вартості харчування, передбачену трудовим (колективним) договором;
Дебет 70 Кредит 50 (51)
- Виплачено компенсацію вартості харчування.
Оплата обідів сторонньої організації
Якщо організація оплачує сторонній організації готові обіди, то обіди можуть:
- доставлятися безпосередньо до офісу;
- відпускатися у приміщенні кафе (заздалегідь узгоджений час), з яким організація уклала договір обслуговування співробітників.
Дебет 60 Кредит 51 (50)
Дебет 41 (19) Кредит 60
Дебет 70 Кредит 41
- Списано вартість обідів.
Обслуговування для підприємства громадського харчування
При обслуговуванні працівників на підприємстві громадського харчування за заздалегідь укладеним договором зробіть проведення:
Дебет 20 (44, 91-2…) Кредит 60
- Відбито вартість безкоштовних обідів, наданих співробітникам;
Дебет 60 Кредит 51
- оплачені обіди.
Увага:якщо за готові обіди організація розплачується готівкою з підприємством громадського харчування (або підприємцем, який надає послуги громадського харчування), дотримуйтесь встановленого ліміту розрахунків. Він становить 100 000 руб. за одним договором (п. 6 вказівки ЦБ РФ від 7 жовтня 2013 р. № 3073-У).
Покарання порушення ліміту - штраф від 40 000 до 50 000 крб. Він накладається лише на організацію-покупця, яка розплатилася готівкою. Для керівника чи головного бухгалтера цієї організації також передбачено штраф від 4000 до 5000 руб. Такі заходи відповідальності встановлено у статті 15.1 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення.
Зазвичай порушення, пов'язані з перевищенням ліміту розрахунків готівкою, мають разовий характер (правила розрахунків не порушуються постійно протягом тривалого часу). Такі правопорушення не вважаються такими, що тривають (п. 14 постанови Пленуму Верховного суду РФ від 24 березня 2005 р. № 5). Тому інспектори повинні виявити їх протягом двох місяців після здійснення розрахунку готівкою (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Якщо вони пропустили цей термін, організацію оштрафувати не можна.
Харчування у власній їдальні
Харчування працівників у власній їдальні організації можливе, якщо її балансі є структурний підрозділ (зазвичай, їдальня), яке готує безкоштовні обіди для сотрудников.
Витрати, пов'язані з приготуванням їжі, відобразіть на рахунку 29 «Обслуговуючі виробництва та господарства»:
Дебет 29 Кредит 10 (41)
- передано продукти для приготування безкоштовних обідів;
Дебет 29 Кредит 70 (69)
- нараховано зарплату працівникам їдальні (з урахуванням внесків на обов'язкове пенсійне (соціальне, медичне) страхування та страхування від нещасних випадків та профзахворювань);
Дебет 29 Кредит 02
- нараховано амортизацію обладнання їдальні.
За безкоштовного харчування співробітників їдальня не отримує доходів (п. 2 ПБУ 9/99). Тому при відпуску продукції їдальня 90 «Продажі» не використовуйте (Інструкція до плану рахунків).
Операції, пов'язані з наданням безкоштовного харчування співробітникам у їдальні організації, відобразіть проводками:
Дебет 70 Кредит 29
- Відбито безоплатна передача продукції їдальні в рахунок оплати праці співробітників;
Дебет 20 (23, 44...) Кредит 70
- Витрати на безкоштовне харчування відображені у складі витрат на оплату праці.
Харчування не передбачено трудовим договором
Якщо трудовими (колективними) договорами витрати на безоплатне харчування працівників не передбачені, включіть їх до складу інших витрат (п. 11 ПБО 10/99).
При нарахуванні грошової компенсації зробіть запис:
Дебет 91-2 Кредит 73
- нараховано компенсацію вартості харчування.
Витрати, пов'язані з доставкою готових обідів до офісу, відобразіть проводками:
Дебет 60 Кредит 51 (50)
- оплачені обіди, що надаються працівникам;
Дебет 41 Кредит 60
- відображена вартість обідів при їх придбанні;
Дебет 91-2 Кредит 41
- Списано вартість обідів.
При обслуговуванні працівників на підприємстві громадського харчування за заздалегідь укладеним договором зробіть проведення:
Дебет 91-2 Кредит 60
- Відбито вартість обслуговування співробітників на підприємстві громадського харчування.
Вартість безкоштовного харчування співробітників у власній їдальні відобразіть так:
Дебет 91-2 Кредит 29
- Відбито безоплатна передача продукції їдальні співробітникам організації.
Витрати безкоштовне харчування співробітників, не передбачені колективним чи трудовими договорами, не зменшать оподатковуваний прибуток (п. 25 ст. 270 НК РФ). Тому за загальної системи оподаткування у бухобліку потрібно фіксувати постійні різниці та відображати постійні податкові зобов'язання (п. 7 ПБО 18/02). При цьому потрібно зробити проведення:
Дебет 99 субрахунок "Постійні податкові зобов'язання" Кредит 68 субрахунок "Розрахунки з податку на прибуток"
- Відбито постійне податкове зобов'язання.
Про відображення в бухобліку вхідного ПДВ щодо витрат на харчування працівників див. Як відобразити ПДВ у бухгалтерському та податковому обліку .
ПДФО
Оподаткування операцій, пов'язаних з організацією безкоштовного харчування працівників, залежить від того, чи ведеться персональний облік витрат на безкоштовне харчування кожного працівника.
Вартість харчування, яке надано співробітникам безкоштовно, визнається їх прибутком у натуральній формі. Такий висновок випливає із підпункту 1 пункту 2 статті 211 Податкового кодексу РФ.
Якщо персональний облік витрат за харчування ведеться (наприклад, з допомогою талонів), то із суми такого доходу організація зобов'язана утримати ПДФО.
ПДФО слід утримувати, навіть якщо безкоштовне харчування надається через виробничу необхідність (наприклад, відповідно до вимог біологічної безпеки). Про це сказано у листі Мінфіну Росії від 4 грудня 2012 р. № 03-04-06/6-340.
Базою для нарахування ПДФО є вартість наданого харчування, яка визначається за правилами статті 105.3 Податкового кодексу РФ, з урахуванням ПДВ (п. 1 ст. 211 НК РФ). ПДФО утримайте за рахунок будь-яких грошових виплат на користь співробітника (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Винятком є вартість харчування, наданого працівникам, які залучаються для проведення сезонних польових робіт. І тут ПДФО утримувати зайве (п. 44 ст. 217 НК РФ).
Якщо персоніфікований облік вести неможливо (наприклад, якщо організація купує питну воду, чай або каву для працівників та можливість обліку індивідуального споживання відсутня), оцінити економічну вигоду, отриману кожним працівником, не можна. Отже, оподатковуваний ПДФО дохід не виникає (листи Мінфіну Росії від 21 березня 2016 р. № 03-04-05/15542, від 30 січня 2013 р. № 03-04-06/6-29).
ПДФО оподатковується доход співробітника (ст. 209 НК РФ). При наданні безкоштовного харчування доходом визнається економічна вигода, отримана у натуральній формі. Щоб правильно розрахувати податок, дохід необхідно оцінити (ст. 41 НК РФ). Але якщо безкоштовне харчування організоване за принципом шведського столу, визначити розмір доходу, отриманого кожним співробітником, неможливо. У такій ситуації утримати ПДФО не можна. Подібна точка зору підтверджена постановами ФАС Північно-Західного округу від 21 лютого 2008 р. № А56-30516/2006 та Поволзького округу від 16 листопада 2006 р. № А12-4773/06-С36.
Проте контролюючі відомства вимагають, щоб організації виконували обов'язки податкових агентів, передбачені пунктом 1 статті 230 Податкового кодексу РФ, та забезпечували індивідуальний облік усіх доходів працівників у регістрах податкового обліку, у тому числі отриманих ними у формі безкоштовного харчування. Зокрема, у листах від 18 квітня 2012 р. № 03-04-06/6-117, від 19 червня 2007 р. № 03-11-04/2/167 Мінфін Росії рекомендує визначати величину таких доходів виходячи із загальної вартості наданого харчування та даних табеля обліку робочого часу (інших аналогічних документів). Але на практиці доцільніше організувати облік відвідувань їдальні кожним співробітником організації. Це дозволить об'єктивніше оцінювати отримані ним доходи. Якщо організація неспроможна визначити величину доходів працівників як безкоштовного харчування за принципом шведського столу, тоді її визначить податкове відомство розрахунковим шляхом (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). Є приклади судових рішень, що підтверджують правомірність такого підходу (див., наприклад, ухвала ФАС Поволзького округу від 22 червня 2009 р. № А55-14976/2008).
Тільки щодо оплати корпоративних свят фінансове відомство погоджується з тим, що в цьому випадку не треба платити ПДФО, оскільки немає можливості персоніфікувати та оцінити економічний зиск, отриманий кожним співробітником. Проте організація зобов'язана вживати всіх можливих заходів щодо оцінки та обліку доходу, одержуваного кожним співробітником. І якщо такі заходи не дали результату, ПДФО можна не утримувати. Аналогічні висновки випливають із листів Мінфіну Росії від 30 січня 2013 р. № 03-04-06/6-29, від 15 квітня 2008 р. № 03-04-06-01/86.
Проте, зазначені роз'яснення не можна однозначно поширити на безкоштовне харчування. Це пояснюється тим, що під час проведення корпоративних свят працівникам надається не лише безкоштовне харчування, а й розважальні заходи тощо.
Порада: Щоб уникнути суперечок із податковими інспекторами з приводу розрахунку ПДФО з вартості шведського столу, краще передбачити такий спосіб організації харчування, за якого можна чітко встановити, на яку суму поїв співробітник.
Варіантів може бути кілька:
1. Просто виплачувати працівникам фіксовану суму харчування.
2. Замовляти обіди в офіс за заздалегідь складеними заявками працівників. Як правило, на практиці із запропонованого меню співробітники вибирають певний набір страв на тиждень уперед.
3. Якщо йдеться про харчування в їдальні, можна організувати харчування співробітників талонів. За такої системи кожному співробітнику під розпис у розрахунковій відомості касир видає талони на певну суму. Співробітник за свої обіди віддає талони. Відомості передаються до бухгалтерії, і наприкінці кожного місяця вартість харчування включається до сукупного доходу співробітника.
4. У їдальні чи кафе співробітник пред'являє службове посвідчення, підтверджуючи в такий спосіб декларація про безплатне харчування (за домовленістю організації з організаціями громадського харчування). Вартість обіду записують за цим співробітником у спеціальному реєстрі, який наприкінці місяця передається до розрахункового відділу бухгалтерії.
Приклад розрахунку ПДФО із вартості безкоштовного харчування, організованого за принципом шведського столу. Персональний облік витрат на харчування кожного працівника неможливий. За згодою працівників організація визначає їх оподатковуваний дохід, виходячи із загальних витрат на організацію харчування
ТОВ «Альфа» організує для своїх співробітників щоденні безкоштовні обіди за принципом шведського столу. Організація веде облік відвідувань їдальні кожним працівником. У колективному договорі сказано, що обіди надаються безкоштовно, а розмір доходів, одержаних кожним співробітником, щомісяця визначається розрахунковим шляхом на основі загальної вартості безкоштовного харчування.
В «Альфі» працює сім людей. За даними обліку відвідувань їдальні у червні всі співробітники організації, крім менеджера А.С. Кондратьєва скористалися послугами шведського столу по 20 разів. Кондратьєв хворів п'ять днів, тому він відвідував їдальню лише 15 разів.
Загальна вартість безкоштовного харчування за червень становила 27 000 руб. (У т. ч. ПДВ - 4119 руб.). Цього місяця співробітникам було надано 135 обідів (20 шт. × 6 чол. + 15 шт. × 1 чол.). Ціна кожного обіду становить 200 руб. (У т. ч. ПДВ - 31 руб.) (27 000 руб. - 135 шт.).
ПДФО із вартості безкоштовних обідів, наданих Кондратьєву, бухгалтер «Альфи» розрахував так:
200 руб. × 15 шт. × 13% = 390 руб.
Сума ПДФО з вартості безкоштовних обідів, наданих іншим співробітникам, дорівнює:
200 руб. × 20 шт. × 13% = 520 руб.
Увага:грубе порушення правил обліку об'єктів оподаткування (зокрема. відсутність податкових регістрів) є податковим правопорушенням (ст. 106 НК РФ), яке передбачено податкову відповідальність за статтею 120 Податкового кодексу РФ.
Якщо таке порушення було допущено протягом податкового періоду, інспекція вправі оштрафувати організацію у сумі 10 000 крб. Якщо порушення виявлено кількох податкових періодах, розмір штрафу збільшиться до 30 000 крб.
Порушення, яке призвело до заниження податкової бази, спричинить штраф у розмірі 20 відсотків від суми кожного несплаченого податку, але не менше 40 000 руб.
Крім того, податкова інспекція може оштрафувати організацію за те, що вона не виконала обов'язки податкового агента та не утримала (невчасно утримала) та (або) не перерахувала (невчасно перерахувала) ПДФО з вартості безкоштовного харчування. За статтею 123 Податкового кодексу РФ розмір штрафу становить 20 відсотків від суми, яку треба було утримати та (або) перерахувати до бюджету (зазвичай за цю суму приймають 13% від загальної суми витрат на харчування за принципом шведського столу). За неповне утримання ПДФО податковому агенту може бути нараховані пені (п. 1, 7 ст. 75 НК РФ).
Страхові внески
Якщо при наданні безкоштовного харчування можна визначити суму доходу, одержану кожним співробітником, то з вартості безкоштовного харчування потрібно нарахувати внески на обов'язкове пенсійне (соціальне, медичне) страхування та внески на страхування від нещасних випадків та профзахворювань. Це випливає із частини 1 статті 7 Закону від 24 липня 2009 р. № 212-ФЗ, пункту 1 статті 20.1 Закону від 24 липня 1998 р. № 125-ФЗ. При цьому базою для нарахування страхових внесків буде вартість наданого харчування, розрахована виходячи з цін, зазначених у трудовому договорі, з урахуванням ПДВ (ч. 6 ст. 8 Закону від 24 липня 2009 р. № 212-ФЗ, п. 3 ст. 20.1 Закону від 24 липня 1998 р. № 125-ФЗ).
Якщо організація виплачує працівникам грошові компенсації на харчування, то на ці суми також нарахуйте внески на обов'язкове пенсійне (соціальне, медичне) страхування та внески на страхування від нещасних випадків та профзахворювань. Зробіть це навіть у тому випадку, якщо обов'язок організації-роботодавця компенсувати вартість харчування працівника не вказаний у трудовому (колективному) договорі. Такий висновок випливає з частини 1 статті 7 та статті 9 Закону від 24 липня 2009 р. № 212-ФЗ, пункту 1 статті 20.1 та статті 20.2 Закону від 24 липня 1998 р. № 125-ФЗ та підтверджується листами МОЗ1 м. № 1239-19, від 23 березня 2010 р. № 647-19.
Докладніше про це див.
- Які виплати обкладаються внесками на обов'язкове пенсійне, соціальне, медичне страхування ;
- Які виплати оподатковуються внесками від нещасних випадків та профзахворювань .
Якщо при наданні безкоштовного харчування неможливо визначити суму доходу, отриманого кожним працівником (шведський стіл, проведення корпоративних заходів), то з вартості безкоштовного харчування нараховувати страхові внески не потрібно. Страховими внесками оподатковуються виплати та інші винагороди громадянам за трудовими (цивільно-правовими) договорами, тобто адресні виплати конкретним працівникам. Це випливає із положень частини 1 статті 7 Закону від 24 липня 2009 р. № 212-ФЗ, пункту 1 статті 20.1 Закону від 24 липня 1998 р. № 125-ФЗ. Правильність цього підходу підтверджена пунктом 4 листа Мінпраці Росії від 24 травня 2013 р. № 14-1-1061 та арбітражною практикою (див. визначення ВАС РФ від 9 вересня 2013 р. № 11907/13, постанова ФАС Поволзького округу 2 .№ А12-19716/2012).
Облік вартості безкоштовного харчування, наданого співробітникам з допомогою організації, під час розрахунку інших податків залежить від застосовуваної системи оподаткування.
Дуже похвально, коли організація вирішує забезпечити своїх співробітників безплатним харчуванням. Насправді у штатного співробітника компанії йде достатньо коштів на всілякі обіди, «перекусончики», каву і т.д. За не надто великої заробітної плати, витрати на забезпечення себе харчуванням можуть досягати 10% від середньомісячного доходу. Заощадивши ці гроші, працівник буде лояльний до начальства більше, ніж якби цього не було. Однак це одна сторона питання, і вона аж ніяк не стосується бухгалтерського обліку, про який ми хочемо розповісти вам. У рамках нашої теми ми поговоримо про види безкоштовного харчування, про те, які з них є обов'язковими, а які організуються з ініціативи роботодавця, вкажемо найбільш потрібні проводки і трохи торкнемося теми оподаткування.
Обов'язково чи необов'язково?
Всі ми в різний час чули, а хтось і не з чуток знає про те, що працівникам на шкідливих виробництвах належить молоко, а також інші продукти харчування в межах норм, регламентованих статтею 222 ТК РФ. Назвати це як таким «харчуванням» можна, але з дуже великою натяжкою. Йдеться насамперед про підтримку здорового стану організму, ніж про якусь «ситість», яку припускають безкоштовні обіди. До речі, таким працівникам не обов'язково видавати продукти харчування у натуральному вигляді: їх можна замінити грошовою компенсацією за заявою співробітника, але це тема зовсім іншої статті. Тут нам важливо розуміти, чи існує якийсь «обов'язок» роботодавця саме «годувати» своїх підлеглих чи ні? Вивчаючи це питання, і навіть опитавши наших клієнтів по послузі « », ми приходимо до думки, що це обов'язок відсутня, але є право. Крім зазначеної статті 222 Трудового Кодексу, нами виявлено статтю 108, де сказано про обідню перерву для працівників. Поки що це залишається практично єдиним «законним» проміжком часу, призначеним для їди. Як роботодавець може його організувати з вигодою для себе та з урахуванням інтересів своїх працівників? Теоретично роботодавець може нараховувати додаткові грошові суми, покликані компенсувати витрати на харчування пропорційно кількості відпрацьованих днів у кожному місяці або він має право відкрити невелику їдальню, кафе, хоч навіть ресторан, де будь-яка «тарілка супу» відпускатиметься на безоплатній основі.
Документація
Водночас, одного бажання забезпечити працівників можливістю безкоштовно обідати буде мало. Для цього необхідно виконати низку досить простих, але обов'язкових операцій із документами:
Якщо вже вирішили годувати своїх підлеглих, необхідно внести відповідний запис у колективному договорі, де обов'язково має бути прописане приблизно таке формулювання: «роботодавець зобов'язується надавати безкоштовне харчування». Вона не дозволить відразу відмовитися від своїх зобов'язань перед товаришами по службі;
Необхідно випустити додаткову угоду до трудового договору з посиланням на зазначену позначку;
У табелі обліку робочого часу важливо відображати відомості про те, скільки працівників та в які дні фактично відвідали їдальню або отримали грошову компенсацію. Необхідно це для того, щоб не враховувати в розрахунку тих, хто перебуває у відпустці, на лікарняному або у відрядженні;
Важливо створити документ, який відображатиме щоденне меню з підписом генерального директора та печаткою організації. Меню має бути складено таким чином, щоб керівництво компанії дійсно змогло б забезпечити приготування саме тих страв, які в ньому вказані. Ідеальна картина: керівництво узгодить його з колективом і вносить до нього корективи, згідно з перевагами працівників.
На даному етапі «паперова» робота закінчується і можна приступати до облаштування місця, де співробітники будуть обідати. Бухгалтери, які мали досвід роботи в громадському харчуванні або в компанії зі схожим «соцпакетом», добре знають, як розподілити витрати по рахунках для коректного відображення витрат на закупівлю продуктів харчування.
Проведення
Вибір найбільш оптимальних проводок залежатиме в першу чергу від того, як саме керівництво компанії організувало безкоштовні їди. Бувають випадки, коли фірма вирішує організувати їдальню, але не залучає до роботи професійних кухарів, обмежуючись при цьому замовленням у сторонніх організацій готових страв. Розберемо два варіанти:
|
Спосіб організації харчування |
Кореспонденція рахунків | ||
|
Дебет |
Кредит |
||
|
Замовлення харчування у спеціалізованих підприємств громадського харчування |
Перераховані кошти постачальнику за обіди |
||
|
Видано обіди |
|||
|
Вартість виданих обідів включена до витрат заробітної плати |
|||
|
Нараховано обов'язкові страхові внески |
|||
|
Утримано ПДФО із вартості обідів |
|||
|
Харчування у власній їдальні роботодавця |
Відображення витрат на приготування обідів |
||
|
Враховано обіди у рахунок оплати праці |
|||
|
ПДВ за вартістю обідів |
|||
|
Списання собівартості обідів |
|||
Як бачимо, кожен із двох варіантів бухгалтерського обліку досить простий у освоєнні, відповідно, труднощів у роботі виникнути не повинно. Щодо найоптимальнішого рішення у сфері забезпечення працівників безоплатними обідами кожна компанія має вирішити сама, який буде більш підходящим, відштовхуючись від своїх матеріальних можливостей. У кожного є свої як позитивні, і негативні сторони. Замовляючи їжу у партнерів, вона, напевно, буде якісною, т.к. це висококонкурентний ринок. У той же час, відкривши власну їдальню, можна ще додатково заробити, залучаючи клієнтами сторонніх громадян.
Оподаткування
Незважаючи на спосіб вирішення цього питання, бухгалтеру необхідно коректно визначати податкову базу з урахуванням нових витрат, якщо їдальня тільки-но почала функціонувати. Зокрема:
ПДФО
Якщо виходити з визначення, що одержуваний працівником обід є насправді доходом, вираженим у натуральному вигляді, то ПДФО з його вартості розраховуватиметься пропорційно тому, скільки порцій протягом місяця працівник отримав. Фактично це означає, що податок на доходи фізичної особи визначатиметься для кожного окремо взятого товариша по службі.
Щодо податку на додану вартість держава та бізнес розходяться в думках. Наприклад, ФНП вважає обіди, що відпускаються працівникам, як безоплатно видані товарно-матеріальні цінності, що передбачає сплату ПДВ за визначенням. У свою чергу, компанії здебільшого не погоджуються з таким переконанням, т.к. розцінюють обіди як виробничої діяльності, прописаної в колективному договорі та угодах. Виходячи саме з такої думки, потреба у сплаті ПДВ відпадає автоматично. Однак податкові експерти рекомендують ПДВ все-таки платити, як то кажуть, «від гріха подалі», а також з тієї причини, що компанія, сплачуючи податок, зможе врахувати «вхідний» ПДВ із продукції, що закуповується.
Податок на прибуток
З урахуванням того, що компанія закуповує продовольчу сировину, а далі безоплатно передає її співробітникам у вигляді готових обідів, вона не отримує будь-якого прибутку, а несе виключно витрати. Однак при розрахунку податку на прибуток компанія має право враховувати ці витрати як витрати лише тоді, коли обов'язок роботодавця у наданні безкоштовних обідів зазначений у вищезгаданих локальних актах, а також у тому випадку, коли у роботодавця має місце персоніфікований облік даних витрат. В іншому випадку база для обчислення податку може бути визначена неправильно.
У всякому разі, знайте, що забезпечивши безкоштовне харчування, ви не збіднієтеся, бо подяка буде більшою, ніж матеріальних витрат.
Дякуємо за увагу та до нових зустрічей!
Організація оплачує працівникам обіди. В даний час умова про оплату обідів у трудових договорах, а також у колективному договорі не встановлено. Організація виходячи з договору оплачує харчування організації громадського харчування. Працівники не є спортсменами та добровольцями, не зайняті на сезонних польових роботах.
Чи потрібно з вартості обідів утримувати ПДФО та будь-які інші податки? Чи можна зважати на вартість обідів з метою оподаткування податком на прибуток? Чи оподатковується вартість обідів страховими внесками?
Розглянувши питання, ми дійшли такого висновку:
При оплаті організацією харчування працівників існує ризик нарахування податковим органом ПДВ у розмірі такої оплати.
З метою ПДФО оплата роботодавцем харчування є доходом працівників у натуральній формі.
Якщо оплата харчування не передбачена трудовими договорами та (або) колективним договором, то ці витрати з метою оподаткування прибутку не враховуються.
Суми оплати харчування працівників оподатковуються страховими внесками.
Обґрунтування висновку:
Фінансове та податкове відомства на підставі та ПК РФ у деяких своїх листах наполягають на нарахуванні ПДВ на вартість безкоштовно наданих працівникам обідів (дивіться, наприклад, Мінфіну Росії від 08.07.2014 N 03-07-11/33013, від 11.02.2014 N , 27.08.2012 N , від 05.07.2007 N , УФНС у м. Москві від 27.11.2013 N , від 03.03.2010 N ). Аналогічний висновок був зроблений у ФАС Волго-Вятського округу від 28.03.2014 N Ф01-89/14. У цьому суми податку, пред'явлені роботодавцю організаціями комунального харчування, приймаються до відрахування гаразд і за умов, визначених , НК РФ.
Разом про те аргументом на користь ненарахування ПДВ може бути те що, що відносини між працівником і роботодавцем із забезпечення харчування встановлюються виходячи з трудового, а чи не цивільно-правового договору, тому реалізації у розумінні НК РФ немає. Арбітражна практика підтримує таку позицію (дивіться, наприклад, ВАС РФ від 11.06.2008 N 7333/08, Шостого арбітражного апеляційного суду від 12.03.2015 N 06АП-392/15, ФАС Московського округу від 06.4 /2011, ФАС Західно-Сибірського округу від 03.06.2010 N А03-12730/2009). Однак у цьому випадку суми ПДВ, у разі їх пред'явлення організацією комунального харчування, до відрахування не приймаються, оскільки обіди не використовуються в операціях, що оподатковуються ПДВ.
Слід також враховувати, що у розглянутому випадку організація-роботодавець самостійно послуг харчування не надає, а фактично виступає посередником між працівниками та організацією громадського харчування. У подібній ситуації в ухвалі ФАС Західно-Сибірського округу від 15.09.2008 N Ф04-5056/2008(10064-А75-25) було зроблено висновок про відсутність об'єкта оподаткування ПДВ.
Проте, враховуючи наведені вище листи офіційних органів, не можна виключити, що перевіряльники прагнутимуть донарахувати ПДВ на суму харчування.
ПДФО
При визначенні податкової бази з ПДФО враховуються всі доходи платника податків, отримані ним як у грошовій, і у натуральної формах чи право розпорядження якими в нього виникло ( НК РФ).
Доходи, що не підлягають оподаткуванню ПДФО (звільнені від оподаткування), перераховані в НК РФ.
Проте норми, передбачені , НК РФ, у разі не застосовуються.
Не передбачено НК РФ і звільнення від ПДФО виплат харчування, вироблених роботодавцем відповідно до колективним і (чи) трудовими договорами. Тому незалежно від того, передбачена оплата харчування працівників трудовими та (або) колективним договором чи ні, доходи працівників у вигляді оплати харчування оподатковуються ПДФО.
Так, до доходів, отриманих платником податків у натуральній формі, належать, зокрема, оплата (повністю або частково) за нього організаціями товарів (робіт, послуг) або майнових прав, у тому числі комунальних послуг, харчування, відпочинку, навчання на користь платника податків ( НК РФ).
Отже, під час оплати роботодавцем харчування працівників вони виникає дохід у натуральній формі.
Відповідно до НК РФ при отриманні платником податків доходу від організації у натуральній формі податкова база визначається як вартість товарів (робіт, послуг), обчислена виходячи з їх цін, що визначаються у порядку, аналогічному передбаченому НК РФ. При цьому вартість таких товарів (робіт, послуг) включається відповідна сума ПДВ, акцизів та виключається часткова оплата платником податків вартості отриманих ним товарів, виконаних для нього робіт, наданих йому послуг.
При виплаті доходу в натуральній формі утримання обчисленої суми ПДФО провадиться податковим агентом за рахунок будь-яких доходів, що виплачуються податковим агентом платнику податків у грошовій формі. При цьому утримувана сума податку не може перевищувати 50% суми доходу, що виплачується в грошовій формі (НК РФ).
Якщо працівники будуть компенсувати організації витрати на оплату харчування у повному обсязі, то, з погляду, оподатковуваного доходу на розумінні НК РФ вони немає.
Податок на прибуток
Страхові внески
Об'єктом оподаткування страховими внесками визнаються виплати та інші винагороди на користь фізичних осіб, які підлягають обов'язковому соціальному страхуванню відповідно до федеральних законів про конкретні види обов'язкового соціального страхування (НК РФ):
- у межах трудових відносин та за цивільно-правовими договорами, предметом яких є виконання робіт, надання послуг;
- за договорами авторського замовлення на користь авторів творів;
- за договорами про відчуження виняткового права на твори науки, літератури, мистецтва, видавничими ліцензійними договорами, ліцензійними договорами про надання права використання твору науки, літератури, мистецтва, у тому числі винагороди, що нараховуються організаціями з управління правами на колективній основі на користь авторів творів з договорами, укладеними з користувачами.
Перелік сум, які не підлягають оподаткуванню страховими внесками для платників, які здійснюють виплати на користь фізичних осіб, встановлено НК РФ і є вичерпним.
На підставі НК РФ не підлягають оподаткуванню страховими внесками всі види встановлених законодавством РФ, законодавчими актами суб'єктів РФ, рішеннями представницьких органів місцевого самоврядування компенсаційних виплат (у межах норм, встановлених відповідно до законодавства РФ), пов'язаних, зокрема:
- з безкоштовним наданням житлових приміщень, оплатою житлового приміщення та комунальних послуг, харчування та продуктів, палива чи відповідного грошового відшкодування;
- з оплатою, зокрема, вартості харчування, що отримується спортсменами та працівниками фізкультурно-спортивних організацій для тренувального процесу та участі у спортивних змаганнях, а також спортивними суддями для участі у спортивних змаганнях.
Оскільки оплата харчування у разі не передбачено законодавством, то відповідні суми не підпадають під дію НК РФ і оподатковуються страховими внесками. Причому страхові внески нараховуються на виплати працівникам та у натуральній формі.
У силу НК РФ при здійсненні виплат та інших винагород у натуральній формі у вигляді товарів (робіт, послуг), іншого майна база для обчислення страхових внесків визначається як вартість цих товарів (робіт, послуг), іншого майна, обчислена виходячи з їх цін, що визначаються у порядку, аналогічному передбаченому НК РФ. При цьому у вартість таких товарів (робіт, послуг) включається відповідна сума ПДВ, акцизів та виключається часткова оплата фізичною особою вартості отриманих нею товарів, виконаних для неї робіт, наданих їй послуг.
Отже, за аналогією з ПДФО, якщо працівники компенсуватимуть організації витрати на оплату харчування у повному обсязі, то об'єкта оподаткування страховими внесками не виникає.
Відповідь підготував:
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
аудитор, член РСА Зав'ялов Кирило
Відповідь пройшла контроль якості
Матеріал підготовлений на основі індивідуальної письмової консультації, наданої в рамках послуги «Правовий консалтинг».
Витрати на харчування працівників - облік та оподаткування щодо них будуть розглянуті в нашій статті - були і залишаються не найпростішими для бухгалтерів. По-перше, вони виникають у кількох формах, кожна з яких тягне за собою свої податкові наслідки як для працівника, так і для роботодавця. По-друге, претензії контролюючих органів до цих витрат досить часті. Дивіться, які нюанси потрібно мати на увазі, щоб проблем із цими витратами не було.
Варіанти організації харчування працівників
Чинне законодавство зобов'язує роботодавця власним коштом видавати за встановленими нормами товари (спецживлення) працівникам, трудящимся у певних умов (ст. 222 ТК РФ):
- у шкідливих - молоко чи інші рівнозначні йому продукти;
- у особливо шкідливих – лікувально-профілактичне харчування.
Однак у роботодавця досить часто виникає бажання організувати регулярне безкоштовне або частково компенсоване харчування для інших своїх працівників. Зробити це він може різними способами:
- відкривши власну їдальню;
- забезпечивши процес харчування силами стороннього контрагента: або в його їдальні або шляхом доставки готових страв на територію роботодавця;
- купуючи продукти та даючи можливість використовувати їх працівникам;
- виплачуючи працівникові гроші на компенсацію понесених їм витрат за харчування.
Надаючи працівникові можливість безкоштовно харчуватися, роботодавець фактично збільшує дохід, що виплачується йому, який цілком обґрунтовано можна розцінити як оплату праці. Але щоб такий вид оплати можна було віднести до подібних витрат, їх слід внести до загального переліку виплат, що утворюють систему оплати праці у роботодавця (ст. 129 ТК РФ), закріпивши це в одному з наступних внутрішніх нормативних актів (ст. 135 ТК РФ):
- положенні про оплату праці;
- колективній угоді;
- трудовий договір.
Докладніше про положення щодо оплати праці читайте у статті «Положення про оплату праці працівників – зразок-2018 - 2019» .
Крім того, оскільки харчування є виплатою натурального характеру, то щодо нього доведеться врахувати такі моменти (ст. 131 ТК РФ):
- обсяг цієї виплати не може становити більше 20% від усієї нарахованої за місяць зарплати;
- працівник має написати заяву на надання йому зарплати у такій формі.
Віднесення витрат на харчування до оплати праці вимагає організувати ведення обліку величини доходу, одержуваного кожним конкретним працівником. Для більшості способів забезпечення харчуванням це зробити цілком реально, забезпечивши працівників відповідними талонами, картками або зазначаючи видачу за списками. Але є окремі ситуації, коли визначити дохід конкретного працівника неможливо. Наприклад, коли доступ до продуктів організується в загальному доступі без обмежень (витрати на чай-каву, цукерки-печиво або харчування відбувається за типом шведського столу).
Способи бухобліку витрат на харчування
Виникнення в бухобліку інформації про вартість витрат на харчування залежатиме від обраного способу організації харчування.
Наявність своєї їдальні вимагатиме виділення її в обслуговуюче виробництво, на якому будуть формуватися витрати з цього виробництва: Дп 29 Кт 02 (10, 25, 60, 69, 70).
Якщо послуги з надання харчування надає сторонній контрагент або роботодавець купує продукти, які надалі передаються працівникам, то виникне проведення з обліку вартості обідів (продуктів), отриманих від постачальника: Дп 10 (41) Кт 60.
Аналогічним буде проведення з оприбуткування витрат, вже здійснених працівником на своє харчування (якщо вони є частиною оплати праці): Дп 10 (41) Кт 70.
Видача харчування незалежно від того, до якої категорії воно відноситься (спецживлення або інше пільгове або безкоштовне харчування), здійснюватиметься за рахунок обліку розрахунків із персоналом. При цьому доведеться на суму вартості отриманого харчування щодо кожного працівника при нарахуванні зарплати персонально зробити проведення: Дп 70 Кт 10 (29, 41).
Витрати, якими не організований персональний облік, навіть у разі присутності цих витрат у системі оплати праці на розрахунки з персоналом віднести неможливо, тому проведення за ними буде таке: Дп 91 Кт 10 (29, 41).
Облік виданого оплати праці харчування у витратах роботодавця відбудеться з віднесенням його сум:
- на рахунки обліку витрат, якщо ці витрати:
- обов'язкові для роботодавця за положеннями чинного законодавства (спецживлення) та здійснені у межах встановлених норм;
- передбачені внутрішнім нормативним документом щодо системи оплати праці;
- на рахунок обліку інших витрат у частині витрат:
- перевищують норми видачі спецхарчування;
- не передбачених чинною системою оплати праці.
Докладніше про спецхарчування та його облік читайте у матеріалі «Ст. 222 ТК РФ: питання та відповіді » .
Витрати харчування, обов'язкові для роботодавця по законодавству чи з включення в систему оплати праці, при розподілі даних із харчування персонально за працівниками увійдуть до складу витрат з праці: Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 70 .
Живлення, яке не відповідає критеріям витрат на оплату праці або обов'язкового до видачі, позначиться проводкою: Дп 91 Кт 70.
Витрати на харчування та витрати, що враховуються при оподаткуванні
При визначенні бази з прибутку витрати на харчування працівників будуть враховуватися тільки в тому випадку, якщо обов'язковість їхньої оплати передбачена ТК РФ (спецживлення) або внутрішнім нормативним документом про систему оплати праці (пп. 4, 25 ст. 255 НК РФ, листи Мінфіну Росії від 23.07.2018 № 03-03-07/51494, від 09.01.2017 № 03-03-06/1/80065). Тобто витрати на харчування, віднесені роботодавцем у бухобліку на рахунки обліку витрат, зменшуватимуть базу на прибуток.
А ось витрати, пов'язані з харчуванням, які у бухобліку відображаються як інші (на рахунку 91), при визначенні бази з прибутку врахувати не можна. Тому щодо них між податковим та бухгалтерським обліками виникнуть різниці постійного характеру. Податок, що відповідає цим різницям, буде відображено проводкою: Дп 99 Кт 68.
З прикладом розрахунку та відображення в обліку постійних податкових різниць можна ознайомитись.
Проте слід зазначити, що щодо витрат на харчування, які передбачені внутрішнім нормативним документом, але не діляться за співробітниками, існують дві протилежні думки:
- щодо бази з прибутку їх враховувати не можна (лист Мінфіну Росії 04.03.2008 № 03-03-06/1/133);
- неможливість персоніфікації витрат по співробітникам не перешкоджає обліку їх у базі на прибуток (постанова ФАС Московського округу від 06.04.2012 № А40-65744/11-90-285).
Також є 2 різні точки зору на віднесення до витрат на прибуток витрат на харчування, здійснених працівником у відрядженні:
- вони не входять до складу витрат, пов'язаних з відрядженням (листи Мінфіну Росії від 09.10.2015 № 03-03-06/57885 та від 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976);
- роботодавець має право самостійно у внутрішньому нормативному акті визначити перелік витрат, що оплачуються у зв'язку з відрядженням (лист УФНС по Москві від 08.10.2015 № 16-15/105572).
Розрахунковим шляхом податковий орган не може витягти вартість харчування із суми, зазначеної в документі, доданому до авансового звіту про відрядження, якщо до суми цього документа вартість харчування включена, але окремо в ньому не виділено (постанова ФАС Північно-Західного округу від 14.03.2008 № А56-17471/2007).
Для роботодавців, які застосовують УСН, принцип обліку витрат при об'єкті «доходи мінус витрати» буде таким самим, як і для податку на прибуток. У УСН-расходах, що зменшують базу по УСН-податку, можна взяти до уваги харчування, має статус обов'язкового чи прирівняного до витрат за оплату праці (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Харчування працівників та ПДВ
Харчування, що отримується працівником через законодавство або як оплату за працю, а також компенсації на харчування ПДВ обкладати не треба, оскільки вважати таку оплату реалізацією не можна (листи Мінфіну Росії від 23.10.2017 № 03-15-06/69405, від 02.09.2010 № 03-07-11/376, п. 12 постанови Пленуму ВАС РФ від 30.05.2014 № 33, ухвала Арбітражного суду Північно-Західного округу від 02.03.2016 № Ф07-2270/2016 у справі № А42-8 Але за відсутності факту реалізації не можна і врахувати у відрахування суми вхідного податку з харчування, отриманому від постачальника, якщо він працює з цим податком. Зате їх можна включити у вартість придбаних обідів або продуктів (подп. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ).
Якщо ж харчування не можна віднести до витрат, обов'язкових для роботодавця за законодавством або включених до системи оплати праці, його передача працівнику вважається реалізацією, здійсненої безоплатно (п. 1 ст. 39 НК РФ). На ринкову вартість цього харчування доведеться нараховувати ПДВ (підп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ), відносячи його на той же рахунок бухобліку, на який списані витрати на таке харчування: Дп 91 Кт 68.
При цьому пов'язаний з харчуванням ПДВ, отриманий від постачальника, можна взяти до відрахування: Дт 68 Кт 19.
Аналогічна ситуація щодо обов'язковості нарахування ПДВ на вартість харчування та можливості прийняття вхідного податку за ним до відрахування виникає, якщо працівником відшкодовуються роботодавцю суми, витрачені на придбання харчування для цього працівника (лист Мінфіну Росії від 16.10.2014 № 03-07-15/52270) ).
У той же час, якщо неможливо конкретизувати коло осіб, які отримують харчування, то об'єкта, що оподатковується ПДВ, не виникне (листа Мінфіну Росії від 12.05.2010 № 03-03-06/1/327 та від 13.12.2012 № 03-07- 07/133).
Про те, які ставки ПДВ застосовуються щодо продуктів, читайте у статті «Яка ставка ПДВ на продукти харчування при їх виробництві та продажу?» .
ПДФО та страхові внески щодо харчування
На спецхарчування, що отримується працівником в обсягах, що не перевищують встановлених норм, не нараховують ні ПДФО (п. 1 ст. 217 НК РФ), ні страхові внески (підп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, підп. 2 п. 1 ст.20.2 закону "Про обов'язкове соціальне страхування від нещасних випадків..." від 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Від сплати ПДФО звільняється також:
- належне працівникам за законодавством натуральне забезпечення (п. 3 ст. 217 НК РФ, ухвала Арбітражного суду Північно-Західного округу від 22.04.2016 № Ф07-1186/2016 від 22.04.2016 № Ф07-1186/201
- харчування, що видається спортсменам, спортивним суддям та працівникам організацій фізкультурно-спортивного характеру (п. 3 ст. 217 НК РФ);
- харчування, призначене працівникам, залученим до виконання польових робіт сезонного характеру (п. 44 ст. 217 НК РФ).
Звільняється від нарахування страхових внесків є належне працівникам за законодавством натуральне забезпечення та харчування, що видається спортсменам, спортивним суддям та працівникам організацій фізкультурно-спортивного характеру (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, підп. 2 п. 1 ст. 20). № 125-ФЗ). Від платежів за страховими внесками (крім «нещасних») звільнено також харчування, яке видається військовослужбовцям (підп. 14 п. 1 ст.422 НК РФ).
Вартість іншого харчування, одержуваного працівником як оплата за працю за існуючою системою оплати праці, розцінюється як частина зарплати і тому потрапляє під ПДФО (п. 1 ст. 210 НК РФ) та страхові внески у звичайному порядку (п. 1 ст. 420 НК РФ) , п. 1 ст.20.1 закону № 125-ФЗ). З цієї ж причини дані нарахування роблять на вартість спецхарчування, виданого працівникові понад встановлені норми, та харчування, яке не можна віднести до передбаченого чинною системою оплати праці.
Про альтернативну точку зору щодо оподаткування внесками харчування див. "З компенсацій на харчування можна не сплачувати внески" .
Вартість харчування, вказівка на отримання якого працівником присутня в документах, привезених ним з відрядження, не виділена в цих документах окремим рядком, під страхові внески не потрапляє 14-03-11/08-13985).
Харчування є дохід, що виплачується в натуральній формі. Тому за базу, від якої нараховують ПДФО та страхові внески по ньому, приймають ринкову вартість цього харчування на день його видачі з включенням до цієї вартості ПДВ (п. 1 ст. 211, п. 7 ст. 421 НК РФ, п. 3 ст 20.1 закону № 125-ФЗ).
Проте якщо конкретизувати коло осіб, які отримали дохід у вигляді харчування, виявляється неможливим, то ні ПДФО, ні страхові внески не нараховуються (листи Мінфіну Росії від 07.09.2015 № 03-04-06/51326, від 21.03.2016 № 03-04 05/15542, від 03.08.2018 (03-04-06/55047). При цьому роботодавець має вжити всіх доступних заходів для ведення такого обліку. В іншому випадку допустимим може бути визначення розрахунковим шляхом доходу, що припадає на кожного з працівників персонально, за загальною сумою, витраченою на харчування, та відомостями про присутність працівників на роботі (листи Мінфіну Росії від 18.04.2012 № 03-04-06/6- 117, від 06.05.2016 № 03-04-05/26361, від 17.05.2018 № 03-04-06/33350, постанова ФАС Поволзького округу від 22.06.2009 № А55-14976/20
Утримання ПДФО буде відображено проводкою: Дп 70 Кт 68.
Розраховані страхові внески незалежно від джерела виплати доходу відносять на витрати в бухобліку та враховують у витратах, що приймаються у зменшення бази з прибутку (лист Мінфіну РФ від 15.07.2013 № 03-03-06/1/27562): Дп 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 69.
Підсумки
Надання харчування працівникам з допомогою роботодавця може мати кілька варіантів. Щоб витрати на харчування, які є обов'язковими для роботодавця по законодавству, можна було враховувати у основі прибутку, харчування слід прирівняти до витрат за оплату праці, оформивши при цьому необхідні внутрішні документи. Як витрати, пов'язані з оплатою праці, харчування оподатковуватиметься ПДФО та страховими внесками. Нарахування на суму харчування ПДВ слід робити лише у тому випадку, якщо харчування не відповідає критеріям зарплати та не належить до обов'язкового для видачі.