Службову записку складає працівник з ім'ям свого безпосереднього керівника або з ім'ям начальника іншого підрозділу. Вона дозволяє за короткий час:
- повідомити керівника про проблему, що виникла на поточний момент;
- внести пропозиції щодо її усунення або узгодити план дій з іншим працівником;
- спонукати керівника ухвалити рішення або видати розпорядження.
Також вона є доказом того, що фахівець, який виявив проблему в робочому процесі, не пустив ситуацію на самоплив, а сповістив про неї своє керівництво, щоб воно ухвалило оперативне рішення. Тобто не не діяв.
Види записок
Розглянемо основні види службових листів:
- про запит інформації;
- про порушення, допущені працівником під час виконання трудових обов'язків;
- про преміювання працівників.
Крім того, службова записка (зразок наведено далі) може супроводжувати пересилання пакета документів між відділами, підрозділами, департаментами всередині організації (для сторонніх організацій необхідно готувати супровідні листи). Також її можна надсилати працівникам із вимогою пояснити причину відсутності на робочому місці.
У службовій записці можуть бути будь-які питання, що стосуються робочих моментів.
Правила складання
Головне правило, якого необхідно дотримуватись при складанні, - стислість. У документі має чітко викладатись суть проблеми, а також шляхи її вирішення. Як правило, текст не повинен займати понад 6-7 рядків. Уніфікованої форми для паперу немає, використовується довільна.
Приклад службової записки
Незважаючи на це, при написанні слід враховувати положення, які вимагають наявності наступних реквізитів:
- папір повинен містити шапку. У ній вказується, кому документ адресований (посада та П.І.Б. співробітника в давальному відмінку);
- далі вказується найменування документа;
- вноситься дата його складання та номер;
- опис ситуації, що склалася, через яку складається записка: «Доповідаю до вашої інформації…», далі текст повинен містити конкретне прохання;
- нижче вказується посада та П.І.Б. укладача, підпис із розшифровкою.
Складений документ слід зареєструвати у секретаря підприємства як кореспонденцію, що входить. Після цього ви можете бути впевнені, що директор отримає службову записку і ознайомиться з нею особисто.
Як подавати в електронному вигляді
На багатьох підприємствах прийнято електронний документообіг. Тому службова записка, приклад написання якої був вищим, може бути оформлена в електронному вигляді. І тут вона пересилається на корпоративну пошту підприємства. Подальшим сортуванням та пересиланням листів адресатам займається секретар.
Такий спосіб передачі заощаджує папір та час працівників. У цьому випадку документ складається так само, як і на паперовому носії. Бажано, щоб на ньому стояв електронний підпис відправника. Щоб переконатися, що надісланий документ прочитаний керівником, при надсиланні слід запитати «повідомлення про прочитання поштового відправлення», поставивши галочку у формі надсилання.
Зразок документа
Нерідко під час вирішення робочих питань виникає потреба передати важливу інформацію керівнику. Іноді обставини вимагають, щоб пояснення ситуації, застереження від помилок було викладено саме письмово.
При цьому потрібно не лише грамотно викласти факти, а й правильно оформити документ. Його складання часто викликає труднощі, особливо за відсутності досвіду. Але це не важко зробити, якщо у вас перед очима є приклади. Саме тому ми підготували зразки, ознайомившись із якими ви зможете правильно оформити документ.
Службова записка про преміювання є основою видання наказу про заохочення працівника. Вона складається безпосереднім керівником працівника з ім'ям директора організації. У документі зазначаються досягнення трудящого, прохання про заохочення, дані працівника та укладача. Після розгляду та прийняття позитивного рішення директор видає наказ про преміювання.
Зразок службової записки про те, як просити директора про преміювання співробітника
Якщо під час роботи виникли обставини, через які співробітник не міг повною мірою виконувати свою функцію, використовується пояснювальна. У ній зазначаються причини.
Зразок пояснювальної
Службова записка використовується, якщо співробітнику потрібно звернутися до керівника з проханням виділення коштів на робочі потреби. І тут документі викладаються факти виробничої необхідності у придбанні матеріалів.
Як правильно написати службову записку, зразок
Термін зберігання
Відповідно до Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558, службові записки необхідно зберігати в архіві підприємства не менше ніж п'ять років. За потреби директор організації має право продовжити термін зберігання. Термін зберігання паперів, оформлених електронному вигляді, може бути визначений статутом підприємства.
разом або роздільно; У зв'язку з відходом в чергову відпустку
У зв'язкузавжди пишеться окремо.
| Запитання № 259667 | ||
Здрастуйте, підкажіть, будь ласка, разом чи роздільно писати: у зв'язку з недосягненням віку; не_відбуте покарання (вираження використовуються у судових рішеннях).
Відповідь довідкової служби російської мови
В обох випадках правильно злите написання.
| Запитання № 259664 | ||
Підкажіть, будь ласка, як у множині пишеться слово "позика" - позики або позики, я знаю, що словник дає тільки однину, але у зв'язку з тим, що в офіційних паперах банків дуже часто зустрічається написання у множині, то йдуть безперервні дискусії щодо написання. Спасибі.
Відповідь довідкової служби російської мови
У множині: позикищо зафіксовано словниками.
| Запитання № 259563 | ||
Здрастуйте, підкажіть, будь ласка, значення слова "вікі". Питання виникло у зв'язку з назвою сайту ековики.ru. Наперед дякую.
Відповідь довідкової служби російської мови
Вікі(Англ. wiki) - веб-сайт, структуру та вміст якого користувачі можуть спільно змінювати за допомогою інструментів, що надаються самим сайтом.
Як правильно: у зв'язку з цим? Якщо другий варіант "у зв'язку з цим" є невірним, то чому?
Відповідь довідкової служби російської мови
Обидва варіанти коректні.
Ще раз на додаток до питань №259200, 259205, 259220.
Було поставлене запитання: чи правильно буде сказати:
"така людина згодна зі мною з такого питання",
якщо ця людина зі мною незнайома, і ми незалежно один від одного висловлюємо однакові думки з цього питання.
Була дана відповідь, що так говорити не зовсім коректно.
У зв'язку із цим питання: у яких випадках так говорити буде коректно. Наведіть, будь ласка, приклад. Якщо такого прикладу немає, чому Ви не відповідаєте просто: "так говорити некоректно"?
Вибачте за наполегливість, хочеться розставити усі крапки над i.
Відповідь довідкової служби російської мови
Хтось згоден - значить "хтось висловив згоду в усній чи письмовій формі, вербально чи невербально". Говорити про згоду між людьми, які не мають жодного уявлення, досить дивно.
| Запитання № 259224 | ||
Доброго дня!У наказі написали преамбулу:
"У зв'язку з порушенням вимог посадової інструкції, що висловилися у недотриманні правил..."
Візуючі наказ виправили на:
"У зв'язку з порушенням вимог посадової інструкції, що виявилося у недотриманні правил..."
Хто правий? Як правильно? Рід та число тут відіграють роль?Дякуємо заздалегідь за відповідь.
З повагою,
Ольга Морланг
Відповідь довідкової служби російської мови
Написання перевіряється питанням: У зв'язку з порушенням (яким?), Що виразилося...
| Запитання № 259054 | ||
Як правильно написати: "у зв'язку з неперерахуванням податку" або у зв'язку з неперерахуванням податку"?
Відповідь довідкової служби російської мови
Коректно злите написання.
| Запитання № 258798 | ||
Чи потрібна кома: У зв'язку з тим, що назва була змінена порівняно недавно, її не можна поки ще вважати застарілою? Спасибі.
Відповідь довідкової служби російської мови
Кома не потрібна.
| Запитання № 258374 | ||
Чи потрібна кома в реченні?У зв'язку з продовженням терміну дії договору з ТОВ Артком, наказую
Відповідь довідкової служби російської мови
Кома факультативна. Зверніть увагу, потрібні лапки: ТОВ "Артком".
| Запитання № 258299 | ||
Доброго дня! У зв'язку з розглядом скарги, що продовжується... У слові продовжующЕ(І)мся пишеться Е або І? Начебто 1 спр і має бути -Е-, хоча...
Відповідь довідкової служби російської мови
У зв'язку з (яким?) розглядом скарги, що продовжується.
| Запитання № 258283 | ||
Доброго дня,
Яка пунктуація потрібна при фрагментарному цитуванні речення чи уривка?
Наприклад: "Вони були не так безглузді, скільки гордовиті". Якщо я хочу процитувати пропозицію так, щоб суб'єкт був у зв'язку з одним із предикатів, то чи буде правильною наступна пунктуація: "Вони були<...>гордовиті"?
Відповідь довідкової служби російської мови
Багатокрапка в кутових дужках замінює опущений при цитуванні текст з однієї або кількох речень. Пропуск кількох слів і словосполучень позначається просто трьома крапками. Коректно: Вони були... гордовиті.
| Запитання № 258219 | ||
у зв'язку зі смертю чи зв'язку?
Відповідь довідкової служби російської мови
У зв'язкузавжди пишеться окремо.
Під виробничою необхідністю прийнято розуміти виконання термінових робіт, необхідні усунення будь-яких проблем для підприємства, які перешкоджають його нормальної работе. Найчастіше це поняття роботодавці використовують у двох випадках: при виклику працівника з відпустки та у разі, коли працівника необхідно тимчасово перевести на іншу роботу. Давайте розберемося по порядку.
Виклик працівника з відпустки за виробничою потребою
Конкретний перелік випадків, у яких працівника можна раніше викликати з щорічної відпустки, а також причини, з яких це можна зробити, законодавством не визначено. Як така причина може бути названа будь-яка виробнича необхідність, тобто роботодавцю вкрай потрібна присутність працівника на робочому місці у певний час.
Певний перелік ситуацій, у яких у разі виробничої необхідності роботодавець має право раніше за певний час викликати працівника з відпустки, можна зафіксувати в локальних нормативних актах, наприклад, у правилах трудового розпорядку.
Роботодавцям необхідно пам'ятати: не можна просто викликати працівника з відпустки та позбавити його відпочинку. Відкликання працівника з відпустки можливе лише за його згодою, неважливо з якої причини, у тому числі і з виробничої необхідності (Трудовий кодекс РФ).
Оформити відгук співробітника з відпустки можна в наступному порядку:
- обґрунтувати причину відкликання з відпустки. Для цього особа, яка є ініціатором виклику працівника з відпустки, наприклад керівник, може скласти службову записку;
- працівник може бути згоден вийти працювати. Краще, якщо згода буде оформлена письмово;
- роботодавець видає наказ про виклик із відпустки – наказ обов'язково має бути підписаний працівником.
Уніфікована форма такого наказу про виробничу необхідність відкликання з відпустки не затверджено, тому наказ слід скласти у вільній формі. Потім слід зафіксувати зміни у графіку відпусток та відзначити факт виклику працівника з відпустки у його особистій картці.
За виробничою потребою (Трудовий кодекс, стаття 125) не можна позбавити відпустки певних категорій працівників. До такого персоналу відносяться працівники, які не є повнолітніми (молодше 18 років), вагітні жінки та працівники, які зайняті на роботах з важкими, шкідливими або небезпечними умовами праці.
Переведення на іншу посаду з метою виробничої необхідності
Часто поняття «виробнича необхідність» роботодавці використовують, коли працівнику необхідно замінити одного зі своїх колег або з будь-якої іншої причини роботодавцю необхідно перевести працівника на іншу роботу. Проте слід зазначити, що з перекладу працівника в іншу роботу термін «виробнича необхідність» у Трудовому кодексі відсутня. У 2017 році у цьому плані змін немає.
Роботодавець може перевести працівника іншу роботу, не отримуючи згоди з його боку. Однак період часу, на який це можна зробити, є дуже коротким – не більше одного місяця. Також причини, якими можна обґрунтувати цей переклад, дуже обмежені:
- надзвичайна ситуація на виробництві: пожежа, повінь, землетрус та ін;
- простий виробництва (тимчасове зупинення виробництва з різних причин);
- необхідність запобігти знищенню або псуванню майна, що належить компанії, або замінити тимчасово відсутнього співробітника, якщо воно викликане надзвичайними обставинами.
В останньому випадку, тобто якщо для запобігання знищенню або псуванню власності компанії або для того, щоб замінити працівника, який тимчасово відсутній, потрібно перевести співробітника на роботу нижчої кваліфікації, то незважаючи на те, що у вас гостра виробнича необхідність ТК РФ вимагає отримати письмове підтвердження згоди працівника на переклад, а потім видати наказ про тимчасове переведення працівника.
Крім того, є варіанти, за яких працівника можна перевести на іншу роботу на довший термін – до 12 місяців, але також лише за його письмовою згодою. Якщо роботодавець здійснює цей переклад, щоб замінити тимчасово відсутнього працівника, переклад можна здійснити на весь період, поки цей працівник не вийде на роботу.
Наказ у зв'язку з виробничою необхідністю: зразок
ТОВ «Людмила»
Наказ
м Москва
Про відкликання працівника з відпустки
У зв'язку з необхідністю термінового відбуття у відрядження для участі у конференції у м. Іркутську (термін відрядження – 10 днів; з 12 березня по 22 березня 2017 року)
НАКАЗУЮ:
- Відкликати зі щорічної оплачуваної відпустки начальника відділу маркетингу Олійник Н.В. з 12 березня 2017 року;
- Надати Олійник Н.В. частину щорічної відпустки (10 календарних днів), що залишилася, у зручний для працівника час протягом поточного календарного року;
- Головному бухгалтеру Петрової Р.В. зробити перерахунок відпускних та зарахувати переплату у рахунок заробітної плати за березень 2017 року;
- Начальнику відділу кадрів Волніної Д.В. внести необхідні зміни до графіка відпусток №1 від 15 грудня 2016 року та табель обліку робочого часу за березень 2017 року;
- Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника відділу кадрів Волніну Д.В.
Підстава: запрошення на XI Міжнародну конференцію «IT в рітейлі», повідомлення про відкликання з щорічної оплачуваної відпустки з письмовою згодою Олійник Н.В. від 07.03.2017 р.
Здатність до вирішення складних завдань досягається за рахунок професіоналізму персоналу та кількості працівників. Робота організації згодом може ускладнюватися. І тут виникає потреба у розширенні штату. Задля реалізації цієї потреби потрібна службова записка необхідність нового співробітника.
ФАЙЛИ
Функції службової записки
Службова записка – документ внутрішнього характеру. Складається для донесення до вищого керівництва будь-якої інформації. Як правило, записки містять прохання. Якщо фахівці не справляються із навантаженням, якщо обсяг роботи збільшився, можна скласти записку про необхідність прийняття на роботу нового працівника.
Записка оформляється у вільній формі. Але в ній повинні бути обов'язкові відомості. Зокрема, це ПІБ та посада прохача, сформульоване прохання, підстава для цього прохання. Потрібно вказати керівника, якому адресується записка.
Зразок службової записки
Керівнику відділу кадрів Кольцову О.В.
Від головбуха Іванової Д.Д.
Службова записка
Про потребу у прийомі на роботу нового співробітника
Останні 3 місяці у відділі бухгалтерії спостерігається різке збільшення обсягу роботи. Пов'язано це із розширенням виробництва. Зокрема, запроваджено поліграфічний цех. Це призвело до перевантаженості спеціалістів. Перевантаженість негативно впливає на якість обліку.
У зв'язку із цим прошу прийняти на роботу нового бухгалтера. Вважаю, що це прискорить ведення обліку, зменшить кількість помилок.
Головбух Іванова Д.Д. (підпис)
Всього знайдено: 9
Чи потрібно ставити кому у реченні: "У зв'язку з виробничою необхідністю прошу Вас..." перед словом прошу?
Спасибі. Дмитро.
Кома не потрібна.
Добридень!
Підкажіть, будь ласка, як правильно:
1. У зв'язку з виробничою необхідністю пропоную Вам…
2. У зв'язку з виробничою необхідністю, пропоную Вам...
Спасибі.
Відповідь довідкової служби російської мови
Кома не потрібна.
Шановна! Чи потрібна кома в наступному реченні: "У зв'язку з виробничою необхідністю, просимо Вас видати два мережеві фільтри відділу публікації торгів та заявок."? Ваша відповідь – повітря!
Відповідь довідкової служби російської мови
Ставити кому не потрібно.
Чи потрібна кома? У зв'язку з виробничою необхідністю, прошу закупити… Дякуємо за відповідь!
Відповідь довідкової служби російської мови
Кома факультативна.
| Запитання № 201855 | ||
Дуже цікавить питання: чи потрібна кома в наступному реченні? У зв'язку із виробничою необхідністю, прошу надати…. Дуже дякую за відповідь!
Відповідь довідкової служби російської мови
Кома не обов'язкова.
Службова записка- Це інформаційно-довідковий документ, інструмент ділового листування всередині організації.
Складається службова записка з висвітлення будь-яких ділових питань, що стосуються роботи відділу чи конкретного працівника, вирішення яких залежить від іншого структурного підрозділу організації чи співробітника.
Написання службових записок, на відміну доповідних записок, здійснюється між структурними підрозділами чи співробітниками рівнозначного посадового статусу, які у прямому підпорядкуванні.
Хоча форма написання службової записки - довільна, наступні реквізити слід враховувати під час її складання:
- «шапка», де вказується, кому вона адресована (посада, прізвище, ім'я, по батькові у давальному відмінку);
- найменування документа - Службова записка;
- дата складання та номер;
- заголовок до тексту документа - говорить про предмет службової записки;
- текст документа - спочатку йде опис ситуації, що склалася, потім якесь конкретне прохання;
- посада укладача, підпис та розшифровка підпису - прізвище, ім'я, по батькові автора.
Зразок службової записки на придбання комп'ютера
Службова записка
05.10.2013 № 2
м Москва
Про ремонт (заміну) комп'ютера
Доводжу до Вашого відома, що з 20 вересня 2013 р. у закріпленому за менеджером з персоналу Мороз Тетяною Іванівною персональному комп'ютері часто трапляються збої програмного забезпечення.
У зв'язку з цим прошу зробити ремонт цього комп'ютера або його заміну.
Зразок службової записки про видачу продукції
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
2013-09-20-ЦН від 20.09.2013р.
Про видачу продукції
Прошу Вас узгодити проведення акції за ТМ «J».
Ціль акції:
- Збільшення продажів соків ТМ «J» в роздріб;
- збільшення нумеричної та якісної дистрибуції.
Період проведення акції: жовтень-листопад 2013 р.
Регіон: Санкт-Петербург, Воронеж
Учасники акції: продавці роздрібних торгових точок
Механізм акції: при замовленні торговою точкою 5 л соку ТМ "J" надається у подарунок 1 л соку ТМ "J".
Розподіл призового фонду:
Санкт-Петербург – 400 упаковок (по 1л)
Воронеж – 60 упаковок (по 1л)
Ефективність: запланований приріст продажів 30-40%.
Залишок невикористаної продукції буде повернено на склад.
Оформлення службової записки складає аркуші формату А4, якщо у організації не ведеться електронний документообіг.
Завантажити приклад службової записки
Схожі статті
Як написати службову записку
Сповіщаємо вас про те, що в період з хх.хх.18г.по хх.хх.18г.заплановано електромонтажні роботи на об'єкті Найменування споживача .
Під час електромонтажних робіт будуть демонтовані існуючі прилади обліку для подальшої установки нових приладів обліку.
Прилади обліку будуть встановлені на тому ж місці, схема підключення не змінюватиметься, метрологічні характеристики приладів обліку не погіршуватимуться.
Щодо зазначених об'єктів укладено договір: (вказати номер та дату договору енергопостачання з ДП та договору на передачу з СО).
Просимо направити Вашого представника для зняття показань з демонтованих приладів обліку, огляду їх стану та схеми підключення, а також для подальшого огляду та опломбування нововстановлених приладів обліку. Місце та час збору прошу погодити з відповідальною особою.
Відповідальна особа: _____________________________________________
Телефон: _____________________________________________
У статті ми поговоримо у тому, як правильно складається службова записка.
Як написати службову записку?
Також ви знайдете тут зразок такого документа, який стане наочним прикладом при самостійному написанні службової записки.
Метою складання службової записки є ведення листування між різними структурними підрозділами підприємства. Іншими словами, це комунікація на горизонтальному рівні у випадках, коли вирішити те чи інше питання не вдається вирішити за допомогою усного звернення, а факт взаємовідносин між різними відділами має бути документованим. Службова записка може бути адресована на ім'я начальника або конкретного спеціаліста іншого відділу. Інформування керівника вищого рівня проводиться у доповідній записці, хоча, насправді, обидва ці документи практично ідентичні.
Службова записка зазвичай є внутрішнім документом. Звернення в інші організації таким чином виробляються вкрай рідко, при цьому вони оформляються на бланку листа.
Як скласти службову записку
Написання службової записки має бути пов'язане з питаннями діяльності, що перебуває у віданні структурного підрозділу, причому немає потреби у зверненні до вищого керівництва.
Писати службову записку починають з того, що висвітлюють ситуацію, а також пояснюють, на підставі яких причин чи подій складається цей документ. Потім необхідно викласти безпосереднє прохання або перерахувати дії, які автор записки вважає за необхідне. Нижче ми запропонуємо до вашої уваги зразок службової записки, де також буде наведено перелік обов'язкових елементів такого документа.
Підпис у службовій записці ставить її упорядник. Нерідко документ підписує начальник відділу, а спеціаліст вказується як виконавець, що позначається наприкінці документа, ліворуч у його нижньому кутку, а також у діловому листі.
Якщо це необхідно, документ може бути завізований заінтересованими особами. У такому разі візи необхідно ставити на останньому аркуші під підписом. Віза має включати підпис, прізвище та ініціали, а також дату. Крім того, може бути додано розшифровку посади візуючої особи.
Щоб за необхідності співробітники організації мали можливість робити посилання певний документ, службові записки найкраще реєструвати, навіщо проставляється порядковий номер і дата документа. Якщо підприємстві не практикується ведення документообігу електронному вигляді, то спростити процес можна так. Не обов'язково додатково заводити спеціальний журнал для службових записок. Набагато доцільніше буде виділити на жорсткому диску комп'ютера певну папку, у якій можна по черзі поміщати службові записки, кожну під наступним порядковим номером. У такий спосіб легко створюється база службових записок організації у електронному вигляді. Це не тільки швидко і просто, але також і дуже зручно, так як знайти потрібний документ можна без особливих зусиль.
Зразок службової записки
У зв'язку зі службовою необхідністю (підготовкою до проведення позапланової перевірки 01.04.2014) прошу Вас дозволити вхід до будівлі 31.03.2014 фахівцю внутрішнього аудиту Самохвалову Іллі Михайловичу.
Службова записка з прикладом відповіді запит
Представляємо список співробітників відділу для участі у тренінгу, який проводиться ЗАТ «Інноваційні рішення» за програмою «Навчання роботі з СЕД Оптимум» з представленням її функціональних можливостей:
- Хвалинська Д.П.
Начальник відділу
- Крамарова С.Т. - заступник начальника відділу
- Філіппова А.Є. - провідний фахівець
- Галяєва Ф.А. - старший фахівець
Ще один приклад оформлення службової записки
З 21.09.2014 у роботі мережевого принтера, закріпленого за кабінетом №3 відділу закупівель, відбуваються постійні збої під час друку зброшурованих документів. Просимо Вам провести діагностику вказаного мережевого принтера і усунути несправності.
Ми сподіваємося, що запропоновані приклади службових записок будуть корисні вам, і ви сміливо використовуватимете їх у своїй повсякденній роботі.
Консультація юриста
Авансовий звіт – купівля матеріалів
Підзвітна особа, яка отримує матеріали за готівковий розрахунок повинна надати до бухгалтерії до авансового звіту такі документи:
Організація (ІП), у якої придбані матеріали є платником ПДВ – до авансового звіту на купівлю матеріалів необхідно додати такі документи:
· Накладна на відвантаження матеріалів
· Рахунок-фактура до накладної встановленого зразка, виставленого на організацію або ІП
Організація (ІП), у якої придбані матеріали не є платниками ПДВ – звільнення за статтею 145 ПК – до авансового звіту на купівлю матеріалів необхідно додати такі документи:
· Чек ККМ на оплату матеріалів
· Товарний чек або накладна на відвантаження матеріалів
· Чек ККМ, у якому відбито всю інформацію про товаре.
Важливо! У нових чеках ККМ присутні не всі обов'язкові реквізити, які мають бути у будь-якому первинному документі, не вистачає підпису продавця-касира. Існує поширена думка, що у таких чеках потрібно додати підпис касира, але це не виправдано. Тому додатково просити в магазинах ставити підпис не потрібно, чеки ККМ підтверджують виключно оплату, а надходження матеріалу чи товару підтверджує прибутковий ордер та затверджений авансовий звіт.
Організація (ІП), у якої придбані матеріали не є платниками ПДВ – спецрежими ЕНВД та Патент (до 1 липня 2018 року) – до авансового звіту на купівлю матеріалів необхідно додати такі документи:
· Чек ККМ на оплату матеріалів (за наявності онлайн-каси у постачальника)
· Накладна на відвантаження матеріалів, товарний чек або інший документ, що містить обов'язкові реквізити (найменування, номер і дата видачі документа, найменування юрособи або ІП, ІПН, адреса, найменування та кількість матеріалів, розмір оплати, посада, ПІБ особи, яка видала документ, його підпис та друк)
· Копія повідомлення податкових органів або інший документ, що підтверджує застосування спеціальних податкових режимів (бажано, щоб уникнути податкових ризиків).
Будьте уважні!!!
Все про записки: доповідна, службова, пояснювальна
Відсутність хоч одного з перерахованих реквізитів або документів, тягне за собою відмову на підтвердження витрат для організації або ІП, а для підзвітної особи — сума непідтверджених витрат вважатиметься особистим доходом і, відповідно, підлягатиме оподаткуванню ПДФО.
Наприклад, якщо підзвітна особа придбала матеріали у сумі 10 000 крб. за документами, які відповідає вимогам законодавства, з його заробітної плати буде утримано 13% цієї суми, тобто. 1300 рублів.
Тому необхідно ставитися до покупок матеріалів організації серйозно. Придбати матеріали у організацій та ІП, які надають лише законодавчо правильно оформлені документи.