У 2017 році касова техніка з ЕКЛЗ стала недійсною. На зміну старим касовим апаратам прийшли онлайн-каси з фіскальним накопичувачем, які самостійно передають дані до ФНП в онлайн режимі. Онлайн-каси в 2018 році почали використовуватися переважною більшістю підприємців та організацій. Купити онлайн-касу стало важливим не тільки для дотримання закону 54-ФЗ, але для автоматизації торгівлі та надання послуг. У цій статті розповідаємо, що потрібно знати про онлайн-каси у 2019 році.
Що змінилося
54-ФЗ - основний закон контролю бізнесу, який має справу з прийомом готівки. Зміни цього закону безпосередньо вплинули на роздрібний бізнес, кафе та ресторани, аптеки, АЗС, юридичні фірми та компанії з надання послуг.
Найголовніше, що змінює цей закон - порядок взаємодії бізнесу, який за своєю діяльністю приймає гроші від населення, з ФНП. Усі форми взаємодії з відомством та звітність переводяться в автоматичний режим. Нові каси, які зобов'язує використовувати законодавство, самостійно надсилатимуть чеки до ФНП, у режимі «онлайн», за винятком можливості «підкоригувати» дані на користь підприємця.
Основна мета закону, про що відкрито заявляють чиновники, - зробити бізнес прозорішим, збільшити податкові надходження та знизити навантаження на своє відомство. Тому особливу увагу у законі приділено автоматизації бізнес-процесів та онлайн-обміну інформацією з ФНП.
Основні зміни:
- Порядок взаємодії з ФНП (взаємодія здійснюється через ОФД).
- Порядок розрахунків із кінцевим споживачем (поява електронних чеків).
- Вимоги до касових апаратів та автоматизації бізнесу (заміна ЕКЛЗ на Фіскальний Накопичувач, обов'язкова наявність товарооблікової системи).
- Коло підприємців, які мають використовувати ККТ, зміниться.
- Нові вимоги щодо способу формування бланка суворої звітності (важливо для ІП, які надають послуги населенню).
Графік переходу на онлайн-каси
Перехід на нові правила торгівлі був поступовим та включав кілька етапів:
- З 15 липня 2016 року- Старт «добровільного» етапу передачі даних у ФНП за допомогою онлайн кас. Добровільна онлайн-реєстрація кас нового покоління (з ФН) у ФНП. Можна реєструвати та працювати на касах старого зразка (з ЕКЛЗ).
- З 01 лютого 2017 року- Старт «перехідного» періоду. Заборона реєстрацію кас старого покоління. Обов'язкова реєстрація онлайн кас. Працювати можна на касах з ЕКЛЗ, та з ФН.
- З 01 липня 2017 року- "основний" період. Каси з ЕКЛЗ йдуть у минуле. Реєструвати у ФНП і працювати можна тільки на касах нового зразка (з ФН).
- З 01 липня 2018 року- обов'язкове використання кас для підприємців, які раніше були їх застосовувати: ІП з найманими працівниками, крім сфери послуг населенню та інших. Але продавці повинні будуть видавати бланк суворої звітності (БСО) нового зразка, який, по суті, є одним із варіантів касового чека.
- З 01 липня 2019 року— встановити онлайн-каси та видавати фіскальний чек повинні також самозайняті підприємці, які працюють у сфері торгівлі та підприємці, які надають послуги населенню (за винятком тих, хто займається видами діяльності, зазначеними у п. 2 та 2.1 статті 2 54 ФЗ).
Схема передачі даних до податкової
Касові апарати, що працюють за новими правилами, зареєстровані у ФНП, передають дані до податкової наступним чином:
- Касир пробиває чек.
- Фіскальний накопичувач отримує дані чека і підписує фіскальною ознакою, простіше кажучи – шифрує.
- Фіскальний накопичувач надсилає дані в електронному вигляді до ОФД.
- ОФД перевіряє інформацію та надсилає відповідь фіскальному накопичувачу (також підписаний фіскальною ознакою).
- ОФД пересилає дані до ФНП.
- Всю оброблену інформацію про електронні чеки ОФД зберігає в так званому «некоректованому вигляді». ОФД зберігає дані про чеки 5 років.
У разі поломки апарату відповідальність за передачу фіскальних даних у ФНП лежить на виробнику онлайн-каси.
Він повинен розібрати переданий за гарантією пристрій, витягти з нього дані та надіслати до податкової. Тому перед тим, як купити онлайн-касу, підприємець повинен переконатися в надійності виробника та наданні їм усіх гарантій з обслуговування.
Принцип роботи онлайн-каси
Принцип дії сучасних онлайн-кас відрізняється від попередників насамперед етапами обробки фіскальної інформації. Переваги від нововведень одержують усі учасники торгових операцій: покупці, підприємці та податкові інспектори. Щоб повною мірою оцінити можливості оновленої ККТ, необхідно розглянути порядок її роботи та схему взаємодії між учасниками процесу:
- Після пробивання товару покупцю видається паперовий фіскальний чек. Сучасні касові апарати повинні передбачати можливість надсилання та його електронного варіанту на e-mail або телефон, що дозволяє легалізувати роботу інтернет-магазинів.
- За наведеною вище схемою відомості чека шифруються і записуються в фіскальний накопичувач, після чого відправляються в ОФД. Потім документи по ланцюжку пересилаються до ФНП. В ідеалі цей процес відбувається в режимі онлайн, хоча фактично ККТ може працювати без інтернету 30 днів. Але часті затримки передачі інформації відстежуються ФНС, що може підвищити ймовірність проведення перевірки.
- Адміністратор магазину завжди може переглянути в онлайн-касі або кабінеті ОФД усі чеки, звіривши дані з товарообліковою системою торгової точки.
- Податкові органи також будь-якої миті можуть проаналізувати динаміку роботи магазину, порівнявши перерви у відправленні чеків з реальним графіком діяльності торгової точки.
- Покупець отримує можливість перевірки отриманого чека на сайті ФНП або додатку смартфона. Відсутність документа в базі може свідчити про приховування магазином реальних доходів або інші махінації його власників.
Кожен продаж по онлайн-касі чітко простежується усіма її інтересантами за допомогою комп'ютерних технологій. У такій ситуації страх перед штрафними санкціями за порушення закону 54-ФЗ змушує підприємців працювати легально, забезпечуючи покупцям їх споживчі права, а податковою - простоту моніторингу бізнесу.
Як змінилися касові чеки
Онлайн каси з фіскальним накопичувачем повинні надсилати чеки в електронному вигляді не лише у ФНП, а й кінцевому споживачеві. Якщо йдеться НЕ про дистанційну торгівлю, то електронний чек потрібно надсилати на електронну адресу або за СМС на вимогу покупця (і за наявності технічної можливості). Паперові чеки залишаються наразі обов'язковими для підприємців.
Якщо йдеться про дистанційну торгівлю, то продавець зобов'язаний надіслати чек або БСО в електронній формі, а паперові чеки та БСО видавати не зобов'язаний.
- дата;
- час розрахунку;
- місце здійснення покупки (поштова адреса або адреса сайту інтернет-магазину);
- система оподаткування;
- ставка ПДВ;
- QR-код;
- дані про фіскальний накопичувач і т.п.
Кому точно потрібно використовувати онлайн-касу
З липня 2018 року втратили право не використовувати онлайн-касу:
- ІП та організації системи громадського харчування.
- ІП, які займаються торгівлею із найманими працівниками.
- ІП та організації, що займаються вендінгом.
З липня 2019 року така ж доля спіткає:
- ІП, що надають послуги населенню, крім зазначених у частині 2 та 2.1 статті 2 54-ФЗ.
- ІП та організації системи громадського харчування та торгівлі без найманих працівників.
Таким чином, навіть самозайняті підприємці мають купити онлайн-касу і використовувати її з середини 2018 року.
Вендинговому бізнесу вдалося домогтися собі відстрочки із застосування ККТ до 2020 року
Змінилися правила торгівлі для ІП, які надають послуги. Такі компанії можуть замість касових чеків видавати бланки суворої звітності (БСО), і це право за ними збережеться до липня 2019 року. Проте змінюються вимоги до самих БСО.
Тепер вимоги до БСО такі: їх слід друкувати або у друкарні, або з допомогою автоматизованих систем, зокрема з урахуванням ККТ. З 1 липня 2018 року формувати бланки можна буде лише одним єдиним способом: за допомогою «автоматизованої системи для бланків суворої звітності». До цієї системи будуть пред'являтися такі самі вимоги, як і до ККТ із ФН. БСО стане різновидом касового чека.
Що робити, якщо немає інтернету
У цій ситуації необхідно розумітися на причини відсутності інтернету. Якщо його взагалі немає у місті чи селищі, що підтверджено відповідним рішенням органу влади, тоді підприємці мають видавати чек онлайн-каси, але не зобов'язані передавати відомості до ФНП. У цьому необхідність використання ККТ зберігається.
Онлайн-каси, згідно із законодавством, переводяться в такому разі в спеціальний автономний режим, що дозволяє працювати нескінченно довго без блокування накопичувача. Але вся інформація про продаж все одно зберігається на фіскальний накопичувач і може бути передана в податкову при складання звітності або під час перевірки.
Крім того, взагалі не застосовувати ККТ можуть підприємці, котрі живуть у важкодоступних місцях. Перелік таких населених пунктів має бути затверджений місцевою владою. Але відсутність ККТ у разі не звільняє підприємця від необхідності видачі БСО на вимогу покупця.
У разі тимчасової відсутності інтернету з технічних причин, жодних проблем також не виникне. Адже у всіх бувають перебої з електрикою та зв'язком. Але якщо таке трапляється регулярно, то краще перестрахуватися та запитати у енергопостачальної компанії, ЖЕКу або провайдера довідку, що підтверджує причину роботи онлайн-каси без інтернету.
Список порушень та можливі штрафи
|
Список порушень |
Штрафи |
|
|
Посадові особи |
Юридичні особи та ІП |
|
|
За незастосування контрольно-касової техніки в установленому порядку |
Щонайменше 10 000 рублів (від однієї четвертої до однієї другої розміру суми розрахунку) |
Щонайменше 30 000 рублів (від трьох четвертих до одного розміру суми розрахунку) |
|
За систематичне порушення закону |
Дискваліфікація на термін від одного до двох років |
Адміністративне припинення діяльності на строк до 90 діб |
|
За застосування контрольно-касової техніки, що не відповідає вимогам |
||
|
За неподання інформації та документів за запитами податкових органів або порушенням строків |
Попередження або накладення адміністративного штрафу у розмірі від 1500 до 3000 рублів |
Попередження або накладення адміністративного штрафу в розмірі від 5000 до 10000 рублів |
|
За ненадання клієнту паперового або електронного чека на його вимогу |
Попередження або накладення адміністративного штрафу у розмірі 2000 рублів |
Попередження чи накладення адміністративного штрафу у розмірі 10 000 рублів |
Стаціонарна онлайн-каса для точки без еквайрингу
від 19900 руб. за обладнання
11900 руб. за ФН, ОФД, КЕП
Мобільна онлайн-каса для кур'єра без еквайрингу
від 24500 руб. за обладнання
11900 руб. за ФН, ОФД, КЕП
Мобільний еквайринг
від 8900 руб. за обладнання
(є пропозиції щодо оренди та відстрочення)
Де придбати онлайн касу
Як підключити онлайн-касу
Незалежно від того, вирішите повністю поміняти касову техніку або доопрацювати ту, яка є, порядок дій буде наступний:
КРОК 1: отримати електронний цифровий підпис (ЕЦП)
Вартість ЕЦП (або КЕП, що те саме) фіксована, становить 1500 рублів на рік і не залежить від кількості касових апаратів.
Де отримати ЕЦП?
У центрі, що засвідчує, акредитованим Мінкомзв'язку або у представників центрів, що засвідчують, наприклад, ЕКАМ .
Що потрібне для отримання ЕЦП?
Список документів визначається центром, що засвідчує. Як правило, достатньо паспорта та СНІЛС керівника. Електронний підпис потрібний для реєстрації касового апарату у ФНП.
КРОК 2: підключити онлайн-касу в торговій точці до мобільного або дротового інтернету
КРОК 3: поставити новий фіскальний реєстратор на облік у ФНП
Залучати ЦТО та відвідувати податкову для цієї мети вже не потрібно. Зареєструвати касу можна самостійно на сайті ФНП або скористатися послугою спеціалізованої організації (наприклад, ЕКАМ або ЦТО). Це перевага, яка дає нове законодавство. Якщо є ЕЦП, то реєстрація на сайті ФНП займає близько 15 хвилин.
Що потрібно для реєстрації каси на сайті ФНП?
- В особистому кабінеті платника податків (на сайті ФНП) надіслати запит на реєстрацію ККТ, підписаний ЕЦП (або КЕП)
- ФНС звіряє дані про ККТ та фіскальний накопичувач з реєстром і, якщо все гаразд, реєструє ККТ
- Реєстраційний номер прописується у фіскальному реєстраторі, після чого друкується звіт про реєстрацію, дані з якого вносяться на сайті ФНП для завершення процедури реєстрації ККТ.
- Після цього ФНП «видає» картку реєстрації, яку можна «отримати» в особистому кабінеті на сайті ФНП.
КРОК 4: підписати договір із ОФД
Щоб підключитись до ОФД, потрібно його вибрати та укласти з ним договір на обробку фіскальних даних. На цей момент потрібно:
- Отримати ЕЦП.
- Підготувати касу та касове програмне забезпечення нового зразка.
- Провести інтернет.
Якщо підключатися до ОФД самостійно, то вартість становитиме 3000 рублів на рік.
Схеми підключення онлайн-кас
Існує кілька схем підключення онлайн-кас, залежно від їх типу
Схема підключення стаціонарної онлайн-каси
Якщо у мене кур'єри, які беруть оплату, як бути з ними?
І тут кожен кур'єр зобов'язаний, відповідно до вимог законодавства, мати при собі (на момент розрахунку з покупцем) касовий апарат та вибити чек у момент передачі готівки або списання платежу з банківської картки клієнта. Але закон дозволяє також пробивати чек заздалегідь в офісі та привозити його клієнту разом із замовленням не пізніше наступного дня після оплати товару. Забороняється вибивати чек до сплати.
За допомогою мобільного модему можна навіть підключити портативну онлайн-касу до хмарної бази магазину. В результаті кур'єр зможе через встановлену на смартфон програму ЕКАМ отримувати повну інформацію про асортимент, залишки товарів та актуальні ціни.
Чи можна оформити дві юридичні особи на одну онлайн-касу?
Ні. Законодавство досить чітко диктує правила – на кожну юридичну особу оформляється одна каса.
Чи можна підключити два сайти з онлайн-продажами на одну онлайн-касу?
Так можна. Закон говорить про те, що одна каса повинна використовуватись на одній юридичній особі. Скільки сайтів працює під управління одного і того ж Юр. особи, у разі, немає значення.
Чи можна здійснити підключення онлайн-кас до мобільного інтернету?
Можна, можливо. Причому на випадок тимчасової відсутності проводового інтернету кожному підприємцю рекомендується придбати 3G-модем для забезпечення передачі інформації з онлайн-каси до податкової. Мінімальна ціна таких пристроїв складе 30-50 $. Вони знадобляться також при виїзній торгівлі, роботі кур'єра і служб доставки, при продажу товарів у місцях, де взагалі відсутні провайдери проводового інтернету.
З обладнання придбати можна USB-модеми або більш функціональні WiFi-роутери, що підтримують роботу з SIM-картою, що вставляється.
Мобільні оператори подбали про підприємців, і спеціально під закон 54-ФЗ розробили низку дешевих тарифів. Крім того, у продажу з'явилися універсальні SIM-карти, що підтримують роботу одразу з чотирма найбільшими мережами. За безлімітний доступ до мобільного інтернету для онлайн-каси доведеться заплатити близько 100 рублів.
Чи видавати чек онлайн-каси під час оплати товару за рахунок кредиту?
До липня 2019 року підприємці можуть не видавати чек онлайн-каси під час оплати товару в кредит. Хоча до ухвалення закону 192-ФЗ влітку 2018 року це було обов'язковим, про що у своєму листі №03-01-15/54339 говорив Мінфін.
Для відображення кредитних операцій у фіскального чека є спеціальні реквізити. Тому підприємцям рекомендується вже зараз настроїти онлайн-каси відповідним чином та почати видавати покупцям чеки під час оплати товарів у кредит. Відкладати використання цього функціоналу потім не варто.
Як часто потрібна заміна фіскального накопичувача?
Чи надає держава допомогу при покупці онлайн-кас?
Так, держава подбала про індивідуальних підприємців, яким важко самостійно знайти кошти на придбання касової техніки. Юридичним особам пільга не надається.
Але не всі ІП матимуть змогу скористатися допомогою від держави. З другої половини 2018 року її вже позбавлені підприємці на ПСН та ЕНВД, які займаються роздрібною торгівлею та громадським харчуванням. Інші ще можуть подати заяву на відшкодування вартості купленої техніки до липня 2019 року.
Грошової допомоги держава не надає, але дозволяє скоротити податкові платежі у 2018-2019 роках на суму вартості касової техніки, але не більше 18000 рублів. Компенсація зачіпає як витрати на купівлю ККТ, а й у її настроювання і монтаж. Таким чином дрібні підприємці можуть купити онлайн-касу практично безкоштовно.
Обов'язковою умовою отримання податкового відрахування є постановка ККТ на облік у ФНП. Без цього факту відшкодування не виплачуватиметься.
Де можна ремонтувати онлайн-касу?
Закон 54-ФЗ значно лібералізував ринок обслуговування касової техніки. Наразі відсутні будь-які прямі вимоги до компаній, які займають сервісний ремонт ККТ.
Ремонтувати техніку може сам підприємець. Проте певні нюанси у цій сфері залишаються. Так, у разі порушення цілісності гарантійної пломби на корпусі пристрою підприємець втрачає гарантію. Тому при поломці фіскального реєстратора він повинен буде зі своєї кишені оплачувати вартість ремонту.
Фактично відбулося переформатування старих ЦТО на звичайні сервісні центри. Вони були сертифіковані виробниками касової техніки та отримали розширені права на її продаж та ремонт.
При самостійному ремонті важливо не порушити цілісність фіскального накопичувача, інакше весь термін експлуатації буде зарахований податковим органом, як період, в якому онлайн-каса не використовувалася. А це загрожує величезними штрафами.
Коли видавати чек при дистанційній оплаті та доставці товару додому?
Законом передбачено, але за дистанційної оплати допускається доставка чека онлайн-каси клієнту наступного дня після отримання коштів. Таким чином, полегшується робота багатьох міських роздрібних продавців, які користуються послугами кур'єрів.
Тепер після отримання оплати за товар по інтернету можна роздрукувати клієнту паперовий чек і вкласти його в упаковку з товаром. Головне, доставити документ до кінця наступного робочого дня. Така схема розрахунків унеможливлює використання портативних онлайн-кас і значно полегшує роботу багатьом підприємцям.
Інші наші статті про онлайн-каси
- Як відображається післяплата в онлайн-касі і хто повинен видати чек; БСО - Бланк суворої звітності;
- ККТ- Контрольно-касова техніка;
- КЕП- Кваліфікований електронний підпис;
- ФР- Фіскальний реєстратор;
- ЕКЛЗ- Електронна контрольна стрічка захищена;
- ЕЦП- Електронний цифровий підпис;
- ОФД- Оператор фіскальних даних, грає роль посередника між бізнесом і ФНП. Функція ОФД - збирати інформацію від контрольно-касової техніки та передавати до ФНП. ОФД може стати будь-яка організація, яка пройшла перевірку та отримала ліцензію ФСБ на обробку фіскальних даних. ОФД зберігає усі отримані дані протягом 5 років;
- ФН- фіскальний накопичувач, аналог ЕКЛЗ. Пристрій в опломбованому корпусі відповідає за шифрування і передачу даних в ОФД. Записує дані у некоректованому вигляді. Передбачається, що підприємець може самостійно змінити фіскальний накопичувач. Для ГСН потрібна заміна ФН 1 раз на 13 місяців. Для ЕНВД та ПСН - 1 раз на 3 роки;
- Реєстр фіскальних накопичувачів- крім реєстру касової техніки, з'явиться реєстр фіскальних накопичувачів. При реєстрації та перереєстрації ККТ ФНП звірятиме дані ККТ та дані обох реєстрів.
У 290-ФЗ нових визначень багато, з усім переліком можна ознайомитись у тексті правок.
Презентація роботи платформи ЕКАМ
Відео презентація платформи ЕКАМ
Онлайн каса - це пристрій, що видає касовий чек і передає інформацію про продаж до податкової інспекції через інтернет. З середини минулого року на таку техніку перейшла більшість роздрібних продавців. У 2018 році до закону про застосування ККТ внесено чергові зміни.
ККТ та режими оподаткування
Новий порядок застосування ККТ онлайн у 2018 році для різних категорій платників податків, які приймають оплату готівкою та карткою, залежить від податкового режиму продавця.
До 2017 року багато підприємців та організацій могли працювати без кас. При розрахунках послуги населенню замість чека вони видавали (бланк суворої звітності). Крім того, всі торгуючі на ПСН мали право приймати оплату за товари без будь-яких документів. Тільки разі вимоги покупця йому виписувався товарний чек.
Причина таких послаблень у тому, що на ПСП та ЕНВД для оподаткування враховується:
- потенційно можливий річний дохід для ПСП;
- дохід, який ставиться за провину (тобто передбачається) для платників єдиного податку на поставлений дохід (ЕНВД).
А ось на спрощеній системі оподаткування, а також на ОСНО та ЕСХН, для розрахунку податкової бази застосовуються показники реально одержуваного доходу. Від касових апаратів старого зразка більшого і не вимагалося, інформація про обсяги продажів фіксувалася в ЕКЛЗ (електронна захищена контрольна стрічка).
Застосування ККТ для оформлення готівкових розрахунків при ЕНВД у 2018 році, а також для ІП на патенті залежить від того, чи є у них працівники. Якщо у сфері торгівлі чи громадського харчування працівники є, то нові каси для цих режимів потрібні з 1 липня 2018 року. Причому реальні доходи на ЕНВД і ПСН, як і раніше, не враховуватимуться при розрахунку податків. Нові каси цих спецрежимів впроваджуються з метою забезпечити права споживачів.
Хоча нові каси зараз застосовують більше бізнесменів, як і раніше, є ситуації, коли ККТ при готівкових розрахунках можна не використовувати. Цей обмежений перелік наводиться у статті 2 закону від 22 травня 2003 р. № 54-ФЗ щодо застосування контрольно-касової техніки. Серед них:
- продаж газет, журналів та супутніх товарів у спеціалізованих кіосках;
- продаж квитків у салоні громадського транспорту;
- торгівля з цистерн квасом, молоком, олією, живою рибою, гасом;
- продаж вразвал сезонних овочів, фруктів, баштанних;
- розносна торгівля деякими товарами;
- продаж ліків у сільських аптеках та ін.
Щодо торгівлі на ринках вимоги жорсткіші – як до торгових місць, так і до категорій товарів. Так, Уряд розробив непродовольчі товари, які не можна продавати на ринках без кас. Незалежно від типу торгового місця доведеться застосовувати ККТ при торгівлі одягом, виробів зі шкіри, меблями, дерев'яними виробами, килимами, гумовими та пластмасовими виробами та інше (всього 17 груп товарів).
Наказом Мінкомзв'язку Росії від 5 грудня 2016 р. № 616 дозволено замість онлайн-кас застосовувати старі моделі ККТ у населених пунктах із чисельністю до 10 000 осіб.
Важливе нововведення для Інтернет-магазинів - з 1 липня 2018 застосовувати касові апарати треба буде і у випадках онлайн-оплати карткою або через такі сервіси, як Яндекс Каса. Покупець при цьому отримує лише електронний чек. Раніше такої вимоги не було. Для онлайн-фіскалізації можна використовувати рішення Яндекс.Каси з партнерської ККТ або свій варіант, наприклад, надсилання чеків засобами CMS або CRM-системи. Яндекс.Касса передаватиме інформацію про замовлення та оплати на вашу ККТ та інформуватиме магазин про успішну оплату та реєстрацію чека.
Якщо ж ви надаєте дистанційні послуги/продаєте товари і досі не підключили Яндекс.Касу, радимо зробити це зараз. На сьогоднішній день - це найбільш адаптований до нового закону платіжний сервіс. Залишивши заявку за кнопкою нижче, ви отримаєте 3 місяці обслуговування на преміум-тарифі з мінімальним відсотком (саме підключення безкоштовне):
Коли треба перейти на нову ККТ
Терміни переходу на онлайн каси залежать від режиму оподаткування та напрямки діяльності. Нагадаємо, що ті, хто торгує на УСН, ОСНО та ЕСХН, застосовують онлайн-каси вже з середини 2017 року. Якщо на ЕНВД та ПСП ви займаєтеся торгівлею чи громадським харчуванням і при цьому маєте працівників, каса вам потрібна з 1 липня 2018 року. Якщо ж працівників на цих режимах немає, тобто ви торгуєте або надаєте послуги громадського харчування самостійно, то термін переходу на каси - 1 липня 2019 року.
У цей же термін – з 1 липня 2019 року – мають перейти на онлайн-каси всі, хто надає послуги населенню на будь-якому режимі оподаткування з видачею друкарського бланку суворої звітності. Для наочності наведемо особливості застосування ККТ у таблиці.
Вимоги до онлайн-каси
Що таке онлайн-каса? Найпростіше пояснення – це контрольно-касова машина, що працює в онлайн-режимі, тобто. підключено до інтернету. Інформація про покупку передається оператору фіскальних даних, який відправляє підтвердження, що дані прийняті, а чеку надається фіскальна ознака.
Нові касові апарати повинні відповідати вимогам, наведеним у статті 4 Закону № 54-ФЗ.
- мати корпус із заводським номером;
- всередині корпусу повинен знаходитися годинник реального часу;
- мати пристрій для друку фіскальних документів (внутрішній або поза корпусом);
- забезпечувати можливість встановити фіскальний накопичувач усередині корпусу;
- передавати дані у фіскальний накопичувач, встановлений усередині корпусу;
- забезпечувати формування фіскальних документів в електронній формі та їх передачі оператору одразу після внесення даних до фіскального накопичувача;
- забезпечувати друк фіскальних документів двовимірного штрих-коду (QR-код розміром не менше 20 x 20 мм);
- приймати від оператора підтвердження одержання даних або інформацію про відсутність такого підтвердження.
Крім того, окремі вимоги встановлено до самого фіскального накопичувача (стаття 4.1 закону № 54-ФЗ), який має:
- мати корпус із заводським номером та пломбою виробника та енергонезалежний таймер;
- забезпечувати інформаційну безпеку фіскальних даних та їх шифрування;
- формувати фіскальну ознаку завдовжки трохи більше 10 цифр кожному за фіскального документа;
- забезпечувати аутентифікацію оператора фіскальних даних та перевірку достовірності його підтверджень;
- формувати записи у пам'яті контрольно-касової техніки;
- виконувати протоколи інформаційного обміну, встановлені статтею 4.3 Закону № 54;
- мати ключ документів та ключ повідомлень довжиною не менше 256 біт;
- забезпечувати можливість зчитування фіскальних даних, записаних та збережених у пам'яті протягом п'яти років із закінчення експлуатації.
Реєстр ККТ, які відповідають вимогам онлайн кас та дозволені для застосування, опубліковано на офіційному сайті Федеральної податкової служби. Перед тим, як самостійно вирішувати, які ККТ (касовий апарат) можна використовувати, обов'язково переконайтеся, що обрана модель є в цьому реєстрі.
Витрати на онлайн-каси
Нова ККТ, як і набуття чинності змін, прийнятих законом про касові апарати, вимагатиме від продавців певних витрат. Причому тут треба враховувати не тільки те, скільки коштує онлайн каса, але й витрати на послуги оператора фіскальних даних (ОФД).
ОФД – це посередник, який через інтернет приймає дані з онлайн-каси, а потім передає їх до податкової інспекції. Оператором може бути лише спеціалізована комерційна організація, яка виконує технічні та інформаційні вимоги ФНП. За порушення процедури передачі даних, їх збереження та захищеності ОФД може бути оштрафований за велику суму (від 500 тисяч до 1 млн рублів).
Природно, що послуги оператора коштуватимуть гроші. Щоб залучити клієнтів, більшість операторів пропонує перший рік обслуговування невисокі тарифи - від 3000 рублів за апарат, тобто. вартість послуг залежить кількості кас. Надалі очікується, що обслуговування зросте до 12 000 рублів на місяць.
Зверніть увагу: оператора фіскальних даних треба обирати тільки з офіційного списку, розміщеного на сайті ФНП і має дозвіл на подібну діяльність.
Щодо витрат на сам апарат, то якщо він у вас вже є, можливо, що його вдасться модернізувати, а не купувати новий. Дізнатися, наскільки ваше касове обладнання відповідає обов'язковим вимогам та можливості встановити замість ЕКЛЗ фіскальний накопичувач, можна у виробника або оператора.
У таблиці ми навели приблизну вартість витрат на онлайн-кас та перший рік їхньої роботи.
Отже, заміна касових апаратів відбувається поступово. Остаточний перехід до онлайн-кас імовірно завершиться в середині 2019 року.
Для сплати страхових внесків, податків та безготівкового розрахунку ми рекомендуємо відкрити розрахунковий рахунок. До того ж багато банків надають пільгові умови обслуговування. Так, для користувачів нашого сайту Альфа-Банк надає 3 місяці повністю безкоштовного обслуговування та безкоштовне підключення онлайн-банку.
З 15 липня 2016 року набрав чинності Федеральний закон № 290-ФЗ, який вносить правки до закону №54-ФЗ "Про застосування контрольно-касової техніки"
Тепер більшість бізнесменів мають перейти на онлайн-каси, а вся контрольно-касова техніка надсилатиме електронні версії чеків до ФНС через інтернет. Електронну стрічку потрібно буде замінити на фіскальний накопичувач, підключити ККТ до мережі та укласти договір з оператором фіскальних даних для надсилання чеків.
Онлайн каси у 2017 році: основні положення
1. Змінилася схема роботи з податковими органами, всі дані з чеків надсилатимуть до ФНП через інтернет.
2. Спростилася реєстрація касового апарату, не потрібно їздити до податкової, достатньо зайти на сайт nalog.ru та зареєструвати ККТ через особистий кабінет.
3. Підприємці, які на даний момент не використовують ККТ, будуть зобов'язані до 1 липня 2018 року придбати онлайн-каси та надсилати дані до податкової служби.
4. Зміни торкнулися також чеків та бланків суворої звітності, тепер у них збільшиться кількість даних, які мають бути присутніми.
5. З'явилися так звані оператори фіскальних даних, вони будуть здійснювати прийом, зберігання, обробку та передачу фіскальних даних до Федеральної податкової служби.
6. Касові апарати технічно стануть трохи іншими, ЕКЛЗ замінить фіскальний накопичувач.
7. Не всіх зобов'яжуть використовувати онлайн-каси, існує перелік видів діяльності, яким нова ККТ не знадобиться.
Застосування ККТ у 2017 році – як це буде
Покупець приходить в магазин за покупкою, касир сканує шріх-код на упаковці, фіскальний накопичувач, що знаходиться всередині ККМ, зберігає чек, підписує його фіскальною ознакою, і відправляє дані за чеком ОФД. Оператор фіскальних даних обробляє інформацію, відправляє відповідь назад касі, а дані щодо чеку у ФНП.
Далі покупець отримує чек, або 2 чека за бажанням (один паперовий та один електронний, на пошту або телефон)
Тому відповідно до закону 54-ФЗ всі точки продажів обов'язково повинні бути підключені до інтернету.
Але варто зазначити, що швидкість пробивання чека не буде залежати від швидкості інтернету, дані будуть передаватися паралельно і навіть якщо мережа пропаде, то інформація по чеку в ОФД буде передана пізніше, як зв'язок відновиться.
Обов'язкові реквізити чеків та БСО для онлайн-кас
Зважаючи на нові вимоги, що стосуються ККТ, з'явилися нові вимоги, які тепер висуваються до чека та БСО. У них обов'язково має бути така інформація:
Інформація про податкову систему продавця
- адреса сайту оператора фіскальних даних
- ознака розрахунку (прихід чи витрата)
- форма розрахунку (готівка або електронний платіж)
- сума розрахунку з окремою вказівкою ставки та розміру ПДВ
- заводський номер фіскального накопичувача
- дата, час та місце здійснення розрахунку
- найменування товарів
- номер телефону чи email покупця, якщо чек чи БСО передаються в електронній формі
Реєстрація ККМ у податковій: як зареєструвати касовий апарат за новим
Касовий апарат із передачею даних поставити на облік у податкову буде набагато простіше та швидше, ніж звичайний. Власник повинен буде лише зареєструватися на сайті податкової служби nalog.ru та залишити запит на фіскалізацію каси, далі підписати заявку своїм електронним підписом та чекати на підтвердження.
Після того, як податкова служба отримає цю інформацію, вона відправить підприємцю реєстраційні дані, а в апарат внесуться дані щодо фіскалізації. Тепер не потрібно буде відвідувати ФНП особисто з контрольно-касовим апаратом, а також укладати договір із ЦТО.
Вартість онлайн-каси
Після того, як закон офіційно набув чинності, стало зрозуміло, що застосування онлайн ККТ для бізнесу стане обов'язковим. Давайте розберемося, скільки коштує онлайн каса і з чого складатиметься вартість найбюджетнішої онлайн ККТ:
1. Фіскальний реєстратор - виробники кажуть, що вартість фіскальних реєстраторів з фіскальним накопичувачем не перевищуватиме вартість звичайних. Візьмемо до уваги мінімальну ціну 20 000 руб. Комплекти модернізації обходитимуться в середньому від 5 до 15 тисяч рублів.
2. Договір з Оператором Фіскальних Даних коштуватиме 3 000 рублів на рік.
3. Послуги ЦТО офіційно більше не потрібні, не будемо їх брати до уваги.
4. Касове ПЗ - тут ціна може кардинально відрізнятися, але ми візьмемо в середньому 7000 руб. за одну онлайн-касу.
Тим самим ми вирахували, що мінімальна вартість переходу на онлайн-каси використовуючи ПЗ та фіскальний реєстратор вийде близько 37 000 рублів (використовуючи комплекти модернізації, можна заощадити до 10 тисяч рублів). Але якщо розглянути традиційні POS-термінали, то вартість одразу зросте щонайменше вдвічі.
Перехід на онлайн-каси з 2017 року: етапи та терміни
1. Для тих підприємців, кому було дозволено не застосовувати ККТ, передбачено відстрочку до 01.07.2018 року.
2. Також відстрочку до 1 липня 2018 року отримали вендінгові компанії.
3. Крім цього, у законі є список видів торгівлі, в яких дозволено не застосовувати касову техніку онлайн.
4. Усі, хто не потрапив у 3 пункти, описані вище, зобов'язані застосовувати онлайн-каси з 1 липня 2017 року. А з 1 лютого 2017 року вже неможливо зареєструвати касу старого зразка.
Чи можна зараз купити онлайн ККТ?
Нова контрольно-касова техніка зараз активно продається, але варто зауважити, що техніка старого зразка, яка була зареєстрована до 01.02.2017, зможе без проблем використовуватися до 01.07.2017. Але будьте обережні, не відкладайте покупку онлайн-каси на останній термін, експерти прогнозують дефіцит касової техніки у 2017 році та купити онлайн ККМ швидко не вдасться.
ККМ з онлайн-передачею даних: штрафи з 2017 року
За застосування ККТ або за неправильне застосування контрольно-касової техніки загрожують штрафи:
1. ККТ відповідає вимогам - 10 000 рублів.
2. Чек не відправлений покупцю – 10 000 рублів.
3. Торгівля без ККТ – 30 000 рублів.
Перейти на онлайн каси з 2017 рокуповинні майже всі організації та індивідуальні підприємці, які займаються роздрібною торгівлею. Це передбачено Федеральним законом від 03.07.2016 № 290-ФЗ. Нові ККТ (онлайн каси) будуть через Інтернет у режимі онлайн передавати дані про продаж та розрахунки до податкових інспекцій. Понад те, потрібно формувати як паперові, а й електронні чеки, які будуть передаватися покупцям електронною поштою. З якої дати онлайн каси будуть обов'язковими? Чи можна отримати онлайн касу безкоштовноабо її потрібно купити? Хто звільнений від застосування онлайн кас? Відповіді на ці та інші питання ви знайдете у нашій статті.
Вступна інформація
З 15 липня 2016 року почав діяти закон про онлайн кас(Федеральний закон від 03.07.2016 № 290-ФЗ). Він зобов'язує роздрібних продавців застосовувати онлайн каси під час розрахунків із покупцями. Закон про онлайн касах ухвалено і з 2017 року він торкнеться майже всього бізнесу: як малий, так і великий.
Головний сенс роботи нових онлайн-кас полягає в тому, що дані пробитих чеках передаватимуться на сервер ІФНС. Передавати ці дані потрібно через операторів фіскальних даних, із якими кожному продавцю потрібно укласти відповідний договір.
Зауважимо, що деякі організації та ІП вже протестували онлайн каси в рамках пілотного проекту, що проходив у Москві, Московській та Калузької областях та Татарстані. Податківці вважали пілотний проект вдалим і вважали, що використання онлайн кас для магазинівпо всій країні дозволить вивести із тіні продажі, які продавцями ніяк не фіксуються і, як наслідок, бюджет недоотримує податки. Ось офіційна інформація із сайту ФНП:
Принцип роботи онлайн кас
Щоб було простіше пояснити, як влаштовано систему функціонування нових ККТ, пропонуємо звернути увагу на схему, в якій пояснюються основні етапи проходження інформації про розрахунки:
Кожен продаж фіксуватиметься так: як тільки продавець проб'є чек, онлайн каса сформує фіскальну ознаку і відправить його на перевірку оператору фіскальних даних. Цю інформацію оператор збереже, а назад продавцю передасть унікальний номер чека. Швидше за все, на це йтиме не більше 1,5 секунди. Без передачі даних оператору фіскальних даних сформувати чек з номером просто неможливо. Також оператор фіскальних даних передасть інформацію про досконалий продаж в ІФНС.
Оператор фіскальних даних – це посередник між касою та ФНП. Таким оператором може бути російська організація, яка отримала відповідний дозвіл від держави.
При цьому продавець буде зобов'язаний пересилати електронний чек покупцю на його електронну пошту або смартфон (за номером телефону), якщо покупець надасть такі дані. Крім цього, на вимогу покупця продавець буде зобов'язаний видавати паперовий чек з QR кодом. Отримавши чек, покупець через Інтернет, зокрема, може перевірити, чи були дані про покупку передані ІФНС.
До речі, біля касового чека з'являться нові реквізити. Перерахуємо деякі з них:
Вартість нових ККТ
Відразу скажемо, що купувати нові онлайн каси потрібно не всім. Справа в тому, що ряд моделей старих кас можна модернізувати, встановивши нове програмне забезпечення та фіскальний накопичувач. За нашими даними, така модернізація коштуватиме приблизно 4000-5000 рублів. Якщо за технічними характеристиками касу модернізувати не можна, то потрібно придбати нову. Її вартість залежатиме від конкретної моделі. Деякі коштуватимуть близько 17 000 – 20 000 рублів. Але, швидше за все, через високу конкуренцію, купити онлайн касуможна буде і дешевшим.
На корпусі кожної онлайн-каси має стояти заводський номер, вбудований годинник реального часу та пристрій для друку чеків. Докладніші вимоги до кас прописані у статті 4 Федерального закону від 22.05.2003 № 54-ФЗ (у редакції нового закону).
Також майте на увазі, що потрібно укласти відплатний договір з оператором фіскальних даних. Фіксованих цін на такі послуги немає. Однак, за нашою інформацією, орієнтовна вартість за один контрольно-касовий апарат не перевищить 4000 рублів на рік.
Поетапний перехід на онлайн каси
Законодавці передбачили поетапний перехід на онлайн-каси. Можна виділити 5 основних етапів.
| № | Період | Пояснення |
| 1 | з 15 липня 2016 року до 30 червня 2017 року | Онлайн каси можна використовувати добровільно. У цей період можна зайнятися модернізацією наявної каси і перереєструвати її в податковій інспекції. Для цього вже зараз можна подати заявку на оператора фіскальних даних. |
| 2 | з 1 лютого 2017 року | Почнеться перехід на обов'язкове використання онлайн-кас. Податкові інспекції перестануть реєструвати каси, які відповідають новим вимогам. Зареєструвати "не онлайн" касу буде неможливо. Проте до 1 липня 2017 року ще можна продовжувати застосовувати старі каси, зареєстровані до 1 лютого 2017 року. |
| 3 | з 1 липня 2017 року | Більшість організацій та ІП, які зараз застосовують старі ККТ, зобов'язані почати застосовувати онлайн каси. Виняток: - організації та підприємці на ЕНВД; - ІП на патенті; - Організації та ІП при наданні послуг населенню. |
| 4 | з 1 січня 2018 року | Формувати і передавати чек можна лише в електронному вигляді. Паперові чеки потрібно видавати покупцям тільки на їхнє прохання. |
| 5 | з 1 липня 2018 року | Повинні застосовувати онлайн-ККТ: - Організації та ІП на ЕНВД, які ведуть діяльність за пунктом 2 статті 346.26 НК РФ; - ІП на патенті; - Організації та ІП при наданні послуг населенню; - Організації та ІП, що використовують торгові автомати. |
Реєстрація та перереєстрація онлайн кас
Як ми вже сказали, з 15 липня по 31 січня 2017 року організації та підприємці мають право реєструвати та застосовувати онлайн-ККТ у добровільному порядку. А ось з 1 лютого 2017 року реєструватимуть лише онлайн-ККТ. Звичайні каси, зареєстровані до 1 лютого 2017 року, можна використовувати до 1 липня 2017 року.
У липні 2016 року було прийнято 290 Федеральний закон про онлайн-каси. Цей закон покликаний внести зміни до положень 54-ФЗ «Про застосування ККТ». За новими правилами всі касові апарати мають з 1 липня 2017 року передавати електронні копії чеків онлайн до податкової.
Нововведення зачіпають навіть тих рітейлерів, які раніше не працювали з ККТ - ЕНВДшників та ПСНщиків. Онлайн-каси для підприємців на ЕНВД та ПСП стануть обов'язковими з 1 липня 2018 року.
Зміни 54-ФЗ - це найбільша глобальна реформа в ритейлі за останні 10 років.
Докладніше про те, що зараз відбувається:
- Що таке онлайн-каса
- Інші нові терміни
- Хто звільнений від застосування онлайн-кас
- Інструкція: порядок переходу на онлайн-каси
- Нові штрафи
- Як вибрати онлайн касу
- Приклад: вибрати касу для магазину
Що таке онлайн-каса
Онлайн-каса - це касовий апарат, який відповідає новим вимогам:
- друкує qr-код та посилання на чеку,
- надсилає електронні копії чеків в ОФД та покупцям,
- має вбудований у корпус фіскальний накопичувач,
- вільно взаємодіє з акредитованими ОФД.
Всі вимоги до онлайн-кас описані в новому законі та обов'язкові для всіх касових апаратів з 2017 року.
Онлайн-каса – це не обов'язково абсолютно новий касовий апарат. Багато виробників допрацьовують каси, випущені раніше.
Наприклад, всі каси та фіскальні реєстратори Вікі можна доопрацювати до онлайн-каси. Ціна комплекту доопрацювання – 7500 рублів. У сумі враховано вартість фіскального накопичувача (6000 рублів), шильди та документації з новим номером ККТ (1500 рублів). Оновлення програмного забезпечення на всіх касах Вікі відбувається автоматично.
Нові каси (доопрацьовані і нові) занесені у спеціальний реєстр моделей ККТ і затверджені Федеральної податкової службою.
Як працює онлайн-каса і що тепер має бути на чеку
Процес продажу на онлайн-касі тепер виглядає так:
- Покупець оплачує покупку, онлайн-каса формує чек.
- Чек записується у фіскальний накопичувач, де підписується фіскальними даними.
- Фіскальний накопичувач обробляє чек і передає їх у ОФД.
- ОФД приймає чек і надсилає фіскального накопичувача зворотний сигнал у тому, що чек отримано.
- ОФД обробляє інформацію та відправляє її до ФНП.
- Якщо потрібно, касир надсилає електронний чек на пошту або телефон покупця.
Чек онлайн-каси містить:
Якщо покупець попросив надіслати електронну копію чека, то у паперовому вказувати електронну пошту клієнта або його абонентський номер.
Адреса продажу варіюється в залежності від виду торгівлі. Якщо каса встановлено в приміщенні, необхідно вказати адресу магазину. Якщо торгівля ведеться з автомобіля, то вказується номер та назва моделі авто. Якщо товари продає інтернет-магазин, то на чеку має бути вказана адреса сайту.
Прізвище касира не потрібно вказувати у чеках з інтернет-магазинів.
Нові терміни
Оператор Фіскальних Даних (ОФД)- Організація, що відповідає за приймання та передачу фіскальних даних у податкову. Також Оператор зберігає цю інформацію 5 років та забезпечує відправлення копій електронних чеків клієнтам. Список акредитованих ОФД представлений на сайті ФНП.
Реєстр онлайн-кас- це перелік касової техніки, готової до роботи за новими правилами та офіційно схваленою Федеральною податковою службою Росії. На грудень 2016 року реєстр контрольно-касової техніки містить 43 моделі ККТ. Список оновлюється, з ним будь-хто може ознайомитися на сайті податкової. Кожна конкретна каса також вноситься до Реєстру примірників ККТ.
Фіскальний накопичувачшифрує та передає фіскальні дані в ОФД. ФН прийшов на заміну ЕКЛЗ.
Фіскальні дані- це інформація про фінансові операції, що проводяться на касі. Технічні вимоги до фіскального накопичувача описані в законі, зараз на ринку доступна для покупки одна модель фіскального накопичувача. Кожен екземпляр ФН також внесено до спеціального реєстру.
Термін дії фіскального накопичувачадля всіх підприємців різний і залежить від застосовуваної системи оподаткування:
- ОСНО - 13 місяців
- УСН, ПСН, ЕНВД - 36 місяців
Початком терміну служби фіскального накопичувача є дата його активації. Власник ККТ повинен зберігати ФН після заміни 5 років. Змінювати ФН підприємець може самостійно. Але щоб уникнути проблем із реєстрацією або заміною фіскального накопичувача, ми рекомендуємо все-таки звертатися до сервісних центрів.
Купити фіскальний накопичувачви можете у своєму сервісному центрі. Вартість ФН – від 6000 рублів.
Договір з ОФД- обов'язковий документ щодо вимог нового закону. Без нього не вдасться навіть зареєструвати онлайн-касу. Однак поміняти оператора власник каси може будь-якої миті. Вартість послуг ОФД – від 3000 рублів на рік.
Хто має перейти на онлайн-каси
Перехід на онлайн-каси проходить у кілька етапів і зачіпає:
- підприємців, які вже застосовують ККТ,
- торговців акцизними товарами,
- власників інтернет-магазинів,
- підприємців, які надають послуги населенню та не застосовують каси, В тому числі ІП на ЕНВД, УСН та ПСН,
- власники вендингових та торгових автоматів, а також платіжних терміналів.
Підприємці, які використовують бланки суворої звітності (БСО), також підпадають під нововведення.
Форма бланків суворої звітності змінюється. З 1 липня 2018 року всі БСО мають бути надруковані за допомогою спеціальної автоматизованої системи. Ця система – різновид онлайн-каси і вона також передає дані онлайн.
Терміни переходу на онлайн-каси: 2017-2018рр.
|
Власники новостворених ККТ |
|
|
Продавці будь-якого алкоголю |
|
|
Усі власники ККТ |
|
|
Підприємці на ЕНВД та ПСН |
Дуже часто підприємці запитують: «Якщо компанія працює на двох системах оподаткування УСН та ЕНВД, коли переходити на нові правила?»
З 1 липня 2017 року платники податків на ССП повинні застосовувати онлайн-касу. Паралельні режими оподаткування не відіграють жодної ролі. Крім того, в кожному режимі пробивається окремий чек.
Хто звільнений від онлайн-кас
Від роботи з касами, як і раніше, звільнено: представників малого бізнесу, які надають послуги з ремонту взуття, продавців на необладнаних ринках, торговців продукції з цистерн та візків, газетних кіосків, людей, які здають в оренду власне житло, організації з безготівковою оплатою, кредитні організації та підприємства, зайняті на ринку цінних паперів, кондуктори та підприємства громадського харчування в освітніх установах.
Релігійні об'єднання, торговці предметів народного промислу та поштових марок також можуть продовжити роботу без ККТ.
Підприємці у важкодоступних та віддалених місцевостях можуть працювати без каси. Щоправда, список таких областей визначають керівники на місцях.
Як перейти на онлайн-касу
Перехід на онлайн-каси з 2017 року – фактор, який безпосередньо впливає на подальшу роботу бізнесу, підійти до нього слід відповідально.
Головне – не затягувати. Якщо ви плануєте зайнятися переходом, скажімо так, пізно навесні, тобто всі шанси запізнитися з переходом на онлайн-касу до липня 2017 року.
Досвід запровадження системи ЄДАІС для торговців алкоголем показав, що підприємці досі відкладають модернізацію обладнання. Це породжує багато складнощів: виробники онлайн-кас не встигають підготувати належним чином обладнання, логістичні служби зазнають колосального навантаження і зривають терміни, а магазини по всій країні простоюють без можливості законної торгівлі. Ну чи торгують із ризиком отримати штраф.
Щоб заміна ККТ на онлайн-касу не завдала неприємностей, рекомендуємо зайнятися цим питанням вже зараз.
Порядок переходу на онлайн-каси
Отже, щоб перейти на онлайн-касу м'яко, плануйте досконально та дійте поетапно:
1. З'ясуйте, чи можна доопрацювати наявне обладнання
Зверніться до виробника вашої каси. Якщо техніку можна оновити, дізнайтесь ціну комплекту доопрацювання для онлайн-каси і, головне, чи фіскальний накопичувач включений у цю вартість.
До цієї суми додайте роботу ЦТО (або АСЦ) з доопрацювання ККТ. Хоча реєстрація каси та накопичувача на сайті ФНП технічно не складна, але навіть фахівці, які проводять реєстрацію вперше, іноді помиляються. Якщо помилиться спеціаліст АСЦ, то ФН (6500 руб.) Вам замінять за рахунок АСЦ. Якщо помилку припуститеся ви, то і платити за заміну накопичувача доведеться вам.
Якщо вашу касу можна доопрацювати, не поспішайте радіти. Найчастіше краще купити нову онлайн-касу, ніж переробляти стару касову техніку (вартість доопрацювання деяких кас можна порівняти з вартістю нової каси).
Щоб не витратити гроші, даремно проведіть невелике дослідження ринку. Дізнайтеся, скільки коштує доробка ККТ в середньому по ринку (у різних виробників), скільки коштує нова онлайн-каса. Порівняйте функціонал старої допрацьованої каси та нової онлайн-каси. Якщо кожен крок і мала доробка коштує додаткових 100 рублів - це привід задуматися і пошукати альтернативи.
2. Перевірте, чи є розглянуте вами обладнання у реєстрі ФНП:
- Перевірка онлайн-кас - сервіс ФНП для перевірки екземплярів ККТ.
- Перевірка фіскальних накопичувачів - аналогічний сервіс для перевірки фіскальних накопичувачів (щоб вам не продали зламаний або вже використаний накопичувач).
3. Складіть графік заміни ЕКЛЗ
Щоб не переплачувати за роботу ЕКЛЗ, уточніть, коли закінчується її термін служби. Після закінчення роботи ЕКЛЗ вам краще одразу встановити фіскальний накопичувач та перейти на онлайн-каси.
4. Проведіть інтернет у магазин
Інтернет для онлайн-каси має бути стабільним. Уточніть, якщо у інтернет-провайдерів вашого регіону є спеціальні тарифи (також ви можете проконсультуватися у вашому АСЦ). З'ясуйте, що вам підійде: дротовий інтернет або Wi-Fi модем.
5. Уточніть наявність оновлень касової програми
Якщо ви працюєте з касовим ПЗ, наприклад, з товарообліковою системою, обов'язково з'ясуйте, чи допрацьовуватиметься вона до роботи за новими правилами, чи сумісна вона з онлайн-касою, скільки коштуватиме доопрацювання і коли вона буде проведена. Каси Вікі працюють з усіма товарообліковими системами безкоштовно – у нас це базовий функціонал.
Після всієї підготовчої роботи визначтеся, коли вам переходити на онлайн-касу.
6. Зніміть з обліку ФНР стару ККТ
Зверніться до вашого ЦТО і зніміть звіт з ЕКЛЗ. Напишіть заяву про зняття з обліку та вирушайте до податкової. На руках у вас має залишитись карта власника ККТ з позначкою про зняття з обліку.
7. Виберіть ОФД та уклавши з ним договір
Це обов'язкова умова для реєстрації онлайн-каси. Вивчіть можливі варіанти, умови та сервіс, що надається. Договір ОФД - це оферта в електронному вигляді, яку ви акцептуєте під час реєстрації на сайті. Тобто вам не потрібно оформляти папери чи їхати до відділення.
Після укладання договору сміливо переходьте до завершальної частини – реєстрації онлайн-каси.
8. Зареєструйте онлайн-касу
Новий закон припускає два варіанти реєстрації онлайн-каси: класичний та електронний.
Класичний спосіб нічим не відрізняється від старих. Ви збираєте документи, берете нову касу з фіскальним накопичувачем, йдете до податкової, заповнюєте заяву та чекаєте. За деякий час вам видають реєстраційний номер.
Електронний спосіб реєстрації онлайн-каси дозволяє заощадити час. Щоб встановити онлайн-касу, вам знадобиться електронно-цифровий підпис. Отримайте її заздалегідь у будь-якому центрі, що засвідчує.
Як зареєструвати онлайн-касу:
- На сайті nalog.ru зареєструйтесь в особистому кабінеті.
- Заповніть заяву на сайті ФНП.
- Введіть реєстраційний номер онлайн-каси та фіскального накопичувача.
- Заповніть реквізити ОФД.
Якщо ви все зробили правильно, ФНП видасть вам реєстраційний номер ККТ. .
Нові штрафи
Штрафуватиме за порушення нових правил ФНП. Стягнення розпочнуться вже з 1 лютого 2017 року. Розмір стягнень: від 3000 рублів до заборони торгівлі.
Процедура оформлення адміністративного порушення стала простішою. При першому порушенні часом можливе усне попередження, але при повторному - призупинення торгівлі до 3-х місяців, але це власне загибель для магазину.
Щоб уникнути проблем, дотримуйтесь всіх вимог нового законодавства.
Як вибрати онлайн-касу
Насамперед, складіть свій список вимог до каси. Визначитись з вимогами вам допоможуть відповіді на прості запитання щодо вашої торгової точки.
Чи збираєтеся використовувати касу, як засіб автоматизації бізнесу? Якщо так, то вам знадобиться каса, яка вміє працювати з найпоширенішими товарообліковими системами (1С та похідними). Якщо не збираєтеся - вибирайте касу, яка принаймні вміє вивантажувати дані про продаж у таблиці Excel.
Чи продаєте ви чи збираєтеся продавати алкоголь? Якщо відповідь позитивна, то каса повинна бути адаптована для ЄДАІС, тобто підтримувати роботу з УТМ та мати функції, наприклад, списання залишків.
Чи є у вас знайомий чи штатний айті-фахівець? Тепер каса - це ІТ-система, в яку входить не лише касовий апарат, але також інтернет-з'єднання, зв'язок із ОФД та криптографічний засіб. Якщо у вас у штаті не передбачений співробітник, який зможе провести оперативну діагностику всієї системи у разі поломки, то є сенс укласти договір із сервісним центром.
Визначившись із основними характеристиками, ви зможете прийняти рішення.
Приклад: вибрати касу для магазину біля будинку
Припустимо, у вас невеликий магазин «біля будинку»: в асортименті є пиво та інший неміцний алкоголь. Торгівля йде добре, але ви хочете збільшити продаж, не заморожуючи при цьому, великі суми у товарі. У штаті у вас є 1 касир, йому на зміну виходьте особисто.
Виходить, що вам потрібна каса, яка підтримує ЄДАІС, роботу з обліковими системами і вам знадобиться технічна підтримка.
Вам підійде каса Вікі Міні Ф - вона повністю відповідає вимогам 54-ФЗ, має всі функції, необхідні для роботи з ЄДАІС та сумісна з усіма товарообліковими системами. Технічну підтримку надасть регіональний сертифікований партнер, у якого ви купите касу.
Приклад: вибрати касу для перукарні
Або інакше: у вас кілька перукарських салонів у місті. Звичайно, ніяким алкоголем ви не торгуєте і не збираєтеся. Інформацію про клієнтів ви збираєте у загальну ЦРМ-систему. У штаті є комп'ютерник, який цю систему налаштовує та допомагає вирішувати інші технічні проблеми.
В цьому випадку, вам достатньо бюджетного комплекту: ККТ Вікі Прінт 57 Ф та системного блоку Вікі Мікро. Усі необхідні інструкції ваш технічний спеціаліст знайде у розділі підтримки «Дрімкас» та ОФД, який ви оберете.
Якщо у вас не звичайна перукарня, а салон преміум-класу, то вам більше підійде комплект Вікі Класік та Вікі Прінт 80 Плюс Ф - він не сильно відрізняється за функціями від бюджетних кас, але його дизайн розроблений спеціально для бутіків, салонів та дорогих кафе.