Усі ми хочемо виконувати справи вчасно та бути продуктивними. Але насправді ми відкладаємо важливі справи, а потім лякаємось від кількості пунктів у списку завдань – і знову все відкладаємо. Автор книги " Новий рікпрокрастинатора» пропонує метод АБВГДщо дозволить розставляти пріоритети.
Відмінність методу АБВГД у тому, що ви встановлюєте систему ранжирування завдань, які потім систематично проробляєте. Даний метод відрізняється від інших тим, що ви, мабуть, належите до тих людей, які мають довгий список завдань.
Завдання «А» обов'язкові для виконання щодня. Вони схожі на MIT, тому що їх невиконання спричиняє серйозні негативні наслідки. Завдання «Б» - важливі, але не є обов'язковими на конкретний день. Ними слід займатися лише після виконання кожної справи зі списку "А".
Завдання «В», в принципі, добре виконати, але вони не пов'язані з особливими негативними наслідкамичи жорстким графіком.
Завдання «Г» слід делегувати ще кому-небудь. Вони важливі, але не вимагають прямого втручання або дій.
Завдання «Д» слід викреслити зі списку взагалі. Саме тут набирає чинності «правило 80/20». Якщо в ході щотижневого або щомісячного перегляду ви вирішуєте, що та чи інша справа не має сенсу, просто викресліть її зі свого життя. А про те, які справи потрібно планувати, можна почитати тут.
Ми часто вдаємося до прокрастинації, тому що відчуваємо себе перевантаженими. Але розставляючи справи за пріоритетами, ви виявите, які справді важливі і вимагають уваги щодня. Коли, побачивши який-небудь пункт зі списку справ, ви відчуваєте наближення прокрастинації - це вірна ознака того, що цей пункт слід викреслити.
Зрештою, не забувайте про важливість звички кожного дня. Навіть якщо та чи інша справа не є «терміновою», вона все ж таки важлива для успіху в перспективі. Переконайтеся, що така справа додана до списку повсякденних занять. Наприклад, моя звичка щоденних письменницьких праць зовсім не така критична щодо тимчасових рамок. Але все ж таки я завжди вважаю її завданням «А», оскільки вона по цеглі закладає основи всіх моїх досягнень в онлайн-бізнесі. Щоб писати, я не покладаюсь на принцип «вишукування часу». Натомість я щодня розставляю пріоритети і особисто формую свій час.
Впровадження звички
Метод АБВГД є особливо ефективним, якщо застосовувати його щодня. Ось найпростіший спосіб формування цієї звички:
1. Щовечора приділяйте п'ять хвилин звичці розміщення пріоритетів. (Можна робити це відразу після того, як ви приділили увагу звичці відстеження.)
2. Проаналізуйте свої проекти та визначте, які з них необхідно виконати завтра.
3. Запишіть усі справи та поруч із кожним поставте потрібну літеру.
4. Заново запишіть завдання в алфавітно-пріоритетному порядку на іншому аркуші паперу.
5. Починайте кожен день із завдань А. Переходьте до менш важливим справамтільки виконавши важливі.
6. Проаналізуйте свої дії у процесі щомісячного перегляду та переконайтеся, що ви не займаєтеся речами, які можна викреслити чи делегувати.
Кожен з нас має свої пріоритети. Труднощі в тому, щоб розробити систему визначення найважливіших завдань щодня. За допомогою методу АБВГД ви зможете починати кожен день, маючи чіткий список справ, які потрібно виконати, причому вже розставлені в порядку черговості.
За мотивами книги Джей Скотт «Новий рік прокрастинатора», видавництво «Манн, Іванов та Фербер»
Прочитано: 2 004
Хто читав Брайана Трейсі «Залишіть гидливість, з'їжте жабу!», той, напевно, звернув увагу на просту абетку планування. Метод АБВГД. Цікаво, що це схема перетинається з ідеями багатьох великих людей. Уоррен Баффет, Джек Дорси - всі вони, так чи інакше, використовують цю методику при досягненні своїх планів. Може, час і нам використовувати її активніше?!
АБВГД – метод визначення пріоритетів
Насправді все прозоро та просто. Я навіть не здивуюся, якщо в побуті кожної другої людини, яка планує свій день, ця схема існує і працює.
Принцип її буде зрозумілий кожному: всі справи ранжуються за пріоритетом і значимістю, і кожне заняття отримує свою літеру та цифру. Для відображення місця у рейтингу поточної зайнятості.
Тепер із прикладами:
- А – відкладати не можна. Захист проекту, візит до лікаря, важливий звіт.
- Б можна виконати. Поточна робота, нетермінові дзвінки та зустрічі.
- В – добре б зробити. Каву попити, наприклад. До магазину зайти. Попліткувати за обідом.
- Г – доручити комусь. Прибирання будинку, збирання аналітики для звіту, поточні переговори.
- Д – видалити. Усі неактуальні та незначні завдання.
Як працювати зі списком справ АБВГД
Для початку варто подивитися, скільки справ отримало однакову букву. Якщо кілька, то наголосити на пріоритетності цифрами. А-1, А-2, Б-1, Б-2, Б-3 і т.д.
Поки справа не закінчена, нову не розпочинати!
Якщо слідувати методу АБВГД Брайана Трейсі, то вийде, що кожен день, місяць, квартал або інший запланований період буде орієнтований на вирішення важливих завдань, що формують майбутнє.
Альберт: Як часто, шановні читачі блогу «Ви зустрічаєте людей, які по горло зайняті проблемами? Вони цілий день носяться у справах, їм ніколи присісти ні на хвилинку, але... результати їхньої праці майже не видно або дуже незначні. У чому причина, чи не замислювалися?
Олена: Даний описпрямо про мене приблизно п'ятирічної давності. Саме років п'ять тому мені вперше потрапила на очі книга Брайна Трейсі «Досягнення максимуму», а потім були ще й ще. Але відповіді на запитання:
- Чому я так мало встигаю зробити справді важливих справ?
- Чому, крутячись, як білка в колесі, я ні на крок не наближаюся до мети?
- Як упоратися зі своїми нескінченними проблемами?
я знайшла зовсім недавно в його книзі «Залиште гидливість, з'їжте жабу».
Багато речей, прочитаних у ній, стали для мене несподіванкою. Прості до геніальності ідеї, незвичайні рекомендації на основі законів раціонального використаннячасу, практичні методики, що допомагають фокусувати увагу на головному, досягати більш високих результатів і не допускати зволікання на шляху до мети.
Альберт: Особливо цікавим здався нам метод «АБВГД» — дуже простий і досить ефективний спосіб розкласти свої справи по поличках. Працює він в такий спосіб.
1. Слід написати (думати обов'язково треба на папері) всі справи майбутнього дня.
2. Після цього напроти кожного пункту треба поставити літери А, Б, В, Р, Д залежно від цінності поставленого завдання.
Завдання типу "А"- найважливіші. Їх ми просто зобов'язані виконати, інакше ризикуємо потрапити у скрутне становище. Але саме вони й проводять нас до мети.
Завдання «Б»за ступенем важливості хоч і стоять другим, але й не відповідають завданням «А». Наслідки, у разі їхнього невиконання, призводять до того, що хтось може залишитися незадоволеним або потрапити в незручне становище.
Завдання групи «В»визначаються так: було б чудово, якби вийшло. Але на Вашу основну роботу жодного впливу вони не мають.
Завдання типу "Г"можна доручити комусь іншому.
Завдання «Д»є роботу, яку можна і не виконувати прямо зараз. Можливо, це справи, які ми робимо за звичкою, або просто приємні.
3. Якщо в кожній із зазначеної груп набирається кілька рівнозначних завдань, то їх варто пронумерувати за важливістю всередині самої групи: А-1, А-2, А-3 і т.д.
4. Не можна приступати до справ «Б», доки не виконані всі завдання «А».
5. Після такого аналізу треба терміново братися за виконання завдання «А-1» і не зупинятися, поки ця не буде досягнута.
Альберт та ОленаРитм, у якому живе більшість із нас, навряд чи можна назвати спокійним та розміреним. Нестача часу, аврал та жорсткий цейтнот є випробуваннями, впоратися з якими під силу далеко не кожному. Постійне перебування у стані «не знаю, за що хапатися» навряд чи можна назвати відповідним, коли йдеться про особисту ефективність.
Емоційна напруга блокує продуктивність, призводить до швидкої стомлюваності та апатії. Тому, щоб не стати жертвою стресу або ще гірше синдрому хронічної втоми, займемося управлінням часом або тайм-менеджментом.
Усі успішні люди роблять це
Усі успішні люди дуже продуктивні. Вони багато працюють і багато встигають, а це не одне й те саме. Під продуктивністю, насамперед, мається на увазі результат, а чи не процес. Якщо Ви маєте намір підвищити свою продуктивність, твердо вирішіть це зробити. Люди витрачають час марно, бо вони так і не вирішили підвищити свою продуктивність.
І якщо Ви зважилися, то не відступайте і повторюйте те, що роблять усі успішні люди, поки це стане Вашою другою натурою. Основний секрет особистої ефективності полягає у правильному розподілі часу. Тайм-менеджмент допомагає уникнути незавидної долі заручника власного бізнесу чи кар'єри.
Планування вивільняє час
Ті, хто досяг успіху у своєму житті, багато часу присвячують плануванню. Щоденне планування просто необхідне підвищення продуктивності та ефективного управління часом.
Правило 6 «П» говорить: правильне попереднє планування запобігає поганим показникам.
Планувати та думати потрібно завжди на папері. Якщо мети немає на папері, вона не існує. Перелік завдань – це свого роду карта, яка не дасть Вам збитися зі шляху до наміченої мети. Пітер Ф. Друкер у книзі «Ефективний керуючий» наводить хорошу аналогію, що стимулює фіксування завдань на папері:
«Люди, які у темному приміщенні, швидко втрачають почуття часу. Але навіть у темряві більшість людей зберігають почуття простору. Перебуваючи у освітленому, але замкнутому приміщенні, ви вже за кілька годин перестанете відчувати рух часу. І якщо ви захочете підрахувати, як довго ви знаходитесь в такому приміщенні, ви сильно помилитеся у своїх підрахунках. Тому якщо ми покладаємося на нашу пам'ять, ми не помічаємо, на що витрачається наш час...»
Робота зі списком запланованих справ першого ж дня збільшує продуктивність на 25%. З вечора готуйте перелік завдань, які необхідно зробити завтра. Прийшовши на роботу, Ви завжди знатимете, з чого почати свій день.
Продовжуйте працювати зі складеним списком протягом дня: у разі появи нової справи вносите її до списку з урахуванням пріоритетності стосовно раніше запланованих завдань. Виконавши чергове завдання зі списку обов'язково викреслюйте його. Це дасть Вам відчуття задоволеності своєю роботою, додасть ентузіазму та зарядить енергією.
Плануйте від більшого до меншого, від довгострокового до короткострокового, від цілей життя до плану на день. Кожному завданню ставте фіксований термін.
Складне завдання завжди поділяйте на дрібні підзадачі. Тут добре допомагає дерево рішень, де ключове завдання – дерево, а підзавдання для її виконання – гілки. Продовжуйте «розгалуження» до того часу, поки процес виконання всього завдання стане простим і прозорим.
Перед тим, як почати щось робити, згадайте про правило 10/90: 10% часу, витраченого на планування до початку виконання завдання, заощадить 90% часу під час її вирішення.
Найголовніше – визначити головне
Завдання тайм-менеджменту у тому, щоб вчасно визначити головне дело. Розміщення пріоритетів дозволяє ефективно управляти списком намічених справ, привласнюючи кожному завданню свій рівень важливості.
Для розміщення пріоритетів добре підходить метод АБВГД. Це дуже простий спосіб планування, і полягає в тому, щоб кожній задачі у списку справ надати пріоритет її виконання.
Так, завдання, зазначене літерою А, вказує на найважливішу справу з найсерйознішими наслідками у разі невиконання. Головне правило методу полягає в тому, щоб не братися за справу Б, поки не виконано завдання А, а за справу, поки відкрита задача Б, і т.д.
Літера Д означає «геть!». Цією літерою варто відзначати малоістотні завдання, які ні на що не впливають. Щоб розташувати пріоритети в кожній групі завдань, використовуйте цифри, які будуть вказувати на послідовність виконання справ. Таким чином, найважливіша справа у Вашому списку має бути позначена як А1.
Закон примусової ефективності
Основний секрет управління часом полягає в зосередженості та цілеспрямованості. Почніть з вирішення першочергових завдань і робіть все послідовно, тобто щось одне у певний період. Кидаючи справу і повертаючись до нього знову і знову, Ви знижуєте свою ефективність у 5 разів.
Моцарт міг працювати над трьома композиціями одразу і створювати справжні шедеври. Але це скоріше виняток, ніж правило. Бах, Гайдн чи Верді могли працювати лише над одним твором у якийсь період часу. Вони не починали працювати над наступним твором, не закінчивши попереднього.
Використовуйте закон примусової ефективності, який говорить про те, що на всі часи ніколи не вистачає, але його достатньо для найважливішого. Тому важливо зібратися та змусити себе зробити насамперед те, що принесе найбільшу вигоду та результат.
Усі справи можна поділити на 4 групи:
- Термінові та важливі;
- Важливі, але термінові;
- Термінові, але важливі;
- Чи не термінові і не важливі.
Така класифікація має ім'я американського президента і називається методом (вікном, принципом) Ейзенхауера.
- Першочергові завдання - це справи термінові та важливі. Спроба відкласти такі справи на потім створить Вам непотрібні проблеми – за них потрібно прийматись самому і негайно.
- Далі йдуть справи важливі, але не термінові. Такі завдання можна відкласти, однак вони можуть вплинути на довгострокову перспективу. Нестрокові та важливі справи мають звичку ставати терміновими та важливими, якщо їх постійно відкладати. Щоб такого не сталося, заздалегідь передбачте для них тимчасовий резерв.
- Термінові, але не важливі завдання мало впливають на Ваш успіх. Заняття терміновими, але не важливими справами не дає результату і може сильно вплинути на Вашу ефективність. Такі справи забирають більшу частину Вашого тимчасового резерву. Це якраз ті завдання, які наскільки можна перепоручати чи зменшувати їх кількість.
- Логічно припустити, що несрочные і неважливі відносини немає жодного значення у принципі і несуть жодних наслідків за її невиконанні. Такі справи можна сміливо викреслювати із Вашого списку.
Що означає «з'їсти жабу»?
Стара притча говорить: якщо насамперед з ранку Ви повинні з'їсти живу жабу, втіхою може бути те, що це найгірше, що може статися з Вами за весь день.
Брайан Трейсі, успішний бізнес-консультант, порівнює жабу з найнеприємнішою та найважливішою справою, яку слід сьогодні зробити. Відкладаючи його, Ви створюєте зайву емоційну напругу та небажані наслідки. Потрібно діяти без зайвих роздумів та зволікань – просто взяти та зробити. Це дасть вам заряд бадьорості на цілий день.
Слово «ні» заощаджує несподівано багато часу
Найголовніше слово в організацію свого часу - це ввічливе «ні». Вчіться відмовляти і говорити «ні» завданням, які не входять до обраних Вами пріоритетів. Будьте тактовними і відмовляйте так, щоб людина зрозуміла, що Ви відкидаєте не її особисто, а завдання.
Слідкуйте за тим, на що Ви витрачаєте свій робочий та вільний час. Відзначайте заняття, які є пожирателями Вашого часу (наприклад, обговорення новин із колегами, безцільне перемикання каналів телевізора або читання рекламних листівок та газет).
3 питання для Вашої ефективності
Завжди запитуйте, які довгострокові наслідки має те чи інше завдання, і що станеться, якщо Ви її взагалі не виконаєте. Ставте собі 3 наступні питання протягом дня:
- Які справи найважливіші та найцінніші?
- Що можу зробити я і тільки я, що значно покращить становище?
- Як використати свій час із найбільшою користю?
Відповіді на ці запитання дозволять подвоїти вашу продуктивність.
На що здатний кошик для сміття?
Люди, які показують добрі результати, працюють за чистим столом. У непродуктивних та незібраних людей на столі панує дикий хаос. Виробіть звичку своєчасно розбирати папери, викидаючи непотрібні, та працювати за чистим столом. Помічено, що до 30% робочого часу витрачається на пошуки потрібного паперу. Кошик для сміття – один із найефективніших інструментів управління часом.
Принцип рівноваги
Найпростіший спосіб уникнути паніки побачивши все збільшується обсяг роботи - це зробити глибокий вдих і сказати: «Я можу тільки те, що можу», і почати спокійно складати список. Аналізуючи завдання, що стоять перед Вами, Ви завжди побачите, що Вам вистачає часу, щоб вирішувати життєво важливі питання.
Уважно стежте, щоб у Вашому житті зберігалася рівновага. Працюючи до знемоги, Ви не зможете обдурити організм, він все одно візьме своє, і якщо Ви не зупинитесь, він примусово зробить це. А це явно не входить до Ваших планів.
Але для того, щоб бути ефективним, просто тайм-менеджмент мало. Важливо стежити за своїм здоров'ям і підтримувати себе у добрій фізичній формі. Ваше життя має бути насиченим, у ньому завжди повинен бути час для Вашої родини та відпочинку.
Основний принцип рівноваги: важлива кількість часу вдома та якість часу на роботі.
На першому місці завжди повинні бути Ви і головні люди Вашого життя, - заради цього варто працювати над власною ефективністю.
©"У нас завжди дістане часу, використовуй ми його правильно"
Йоганн Вольфганг Гете
Переробити усі справи неможливо. Поки ви справляєтеся з одними, щоб нарешті приступити до тих, що чекають уже день-тиждень-місяць, нові вже вишиковуються в чергу за спиною. І так завжди. Як же бути? Ударно трудитися, сподіваючись, що колись ви все ж таки зумієте впоратися з усією роботою чи…?
На це та більшість інших питань можна знайти відповіді у книзі американського автора та бізнес-тренера «Залиште гидливість, з'їжте жабу».
У цій статті ми продовжуємо розповідати про принципи ефективної праці, які почали описувати у попередній частині огляду.
Принцип 3й: застосовуємо принцип 80/20 у всіх сферах свого життя
Принцип 80/20 або принцип Парето (на прізвище вченого, який вперше його сформулював), - це принцип, який свідчить, що 80% результату приносять 20% справ. Значить з 10 справ, які ви зробите, 2 справи принесуть у 4 рази більше користі, ніж 8. Зауважте, виконання кожної з 10 справ може займати однакову кількість часу, а ось результат давати абсолютно різний.
Людей, які працюють цілодобово не так вже й мало, проте далеко не всі вони успішні. Чому? Тому що вони займаються не тим, що потрібно: вони витрачають свій час на вирішення маловажних питань, і в результаті, зайнятися справді важливими справами не встигають взагалі, або ж приділяють їм дуже мало часу.
Не варто марнувати час і виконувати роботу, яка не несе в собі майже нічого корисного. Спочатку приступайте до найважливіших справ, справ, які будуть вашою «жабою». «З'їжте» їх, і лише потім починайте займатися рештою.
Принцип 4й: думаємо про наслідки
«Визначний розум відрізняється від посереднього здатністю точно пророкувати наслідки скоєння чогось», - пише Брайан Трейсі. Справжню важливість завдання можна визначити лише визначивши її наслідки.
Думайте про своє майбутнє, думайте наперед, намагайтеся прораховувати свої дії наперед. Вчіться прораховувати свої кроки на 5, 10 і навіть 20 років уперед. Хочете стати успішним - не женіться за миттєвою славою, а працюйте на перспективу.
Принцип 5й: пам'ятаємо про метод АБВГД
Метод АБВГД - це метод розподілу завдань з їхньої пріоритетності: від найважливіших до найменш.
Метод гранично простий: берете список справ і навпроти кожного ставите літеру А, Б, В, Г або Д. Буквою «А» позначаєте завдання, яке найважливіше в даний момент, завдання, яке потрібно обов'язково виконати. Буквою «Б» - завдання, яке варто було б виконати, але невиконання якого не дасть дуже поганих наслідків. Буквою «В» - завдання, які б не завадило виконати, і виконання чи невиконання яких не призведе взагалі до жодних наслідків. Літерою «Г» - завдання, які можна комусь доручити. Сюди варто зараховувати всі справи, які замість вас можуть виконати інші. Літерою «Д» – справи, які взагалі можна не виконувати. Наприклад, справи, що втратили актуальність, або справи, які вам подобаються, але не приносять жодної користі.
Якщо справ під будь-якою з літер виявляється кілька, то до літери слід додати порядковий номер, наприклад А1, А2, А3 і т. д. Закінчивши позначення необхідно приступати до виконання завдань.
Важливо!Виконувати завдання слід у порядку їхньої важливості: від А до Д, не порушуючи послідовності.
Принцип 6: приділяємо максимум уваги ключовим результатам.
За що вам платять зарплатню? Ви точно знаєте? Справа в тому, що багато працюючих людей не в змозі відповісти на це питання. А насправді він дуже важливий. Якщо ви не знаєте, за що вам платять, значить, ви не можете покращити свої результати, а отже, і досягти підвищення заробітної плати.
Визначивши ключові результати, варто оцінити свої сили за 10-бальною шкалою в кожній з категорій. Знайдіть своє слабке місце та зробіть усе, щоб ліквідувати прогалину.
Наприклад, ви визначили сім ключових категорій. Якщо хоча б в одній з них ви діятимете неефективно, то це змаже загальну картину і не дозволить досягти максимуму.
Сильні та слабкі сторони є у всіх, а тому не бійтеся визнавати своє невміння щось робити. Все можна виправити, головне, не опускати руки і діяти.
Принцип 7й: пам'ятайте про закон «вимушеної продуктивності»
"Часу ніколи не вистачає на всі справи, проте на найважливіші справи його вистачає завжди", - Говорить правило «вимушеної продуктивності». Це означає, що переробити всі справи неможливо, а ось зробити найважливіше та потрібне (з'їсти «жабу») можна завжди.
Напевно, кожен бував у ситуації, коли часу не було, а дуже важлива справа «присутня». Ви відмовилися від нього? У жодному разі, адже наслідки могли бути вкрай негативними. Навпаки, ви робили все, щоб завершити його вчасно і в результаті вам це вдавалося. Так, було складно і часом доводилося працювати не покладаючи рук, але... Ви впоралися і це головне!
Статистика свідчить, що середньостатистичний працівник виконує 10-30% від того навантаження, яке йому належить. Отже, якщо піднапрягтися, то для важливої справи можна знайти час.
Визначте найважливіші для вас справи. Подумайте, як ви можете підвищити якість їх виконання. Далі вирішіть, що слід зробити зараз. Яка найголовніша «жаба» зараз.
«Те, що означає більше, ніколи не повинно йти за тим, що означає менше», - стверджував Гете. Дотримуйтесь цього правила.
Принцип 8й: не нехтуйте попередньою підготовкою
Збираючись приготувати печеню, ви заздалегідь дбаєте про всі інгредієнти. Збираючись приступити до поїдання «жаби» - виконання важливого і значного завдання, ви так само повинні готуватися попередньо.
Для початку «позвольте» робочий стіл від зайвих предметів - залиште лише те, що знадобиться для виконання основного завдання. Потім подбайте про те, щоб потрібні диски, коди доступу та інші дані та приладдя, необхідні для роботи, знаходились у найближчому доступі. Нарешті, зробіть своє робоче місцезручним, наприклад, купіть хороший «правильний» стілець.
Зробили? Приступайте до роботи і пам'ятайте: за робочим столом потрібно саме працювати, а не балакати по телефону з друзями, мріям, грати в комп'ютерні ігрита займатися іншими малокорисними заняттями.
Багато принципів, представлених у книзі Брайана Трейсі «Залиште гидливість, з'їжте жабу» далеко не нові - їх дієвість вже давно усвідомили досвідчені фахівці з особистої ефективності. Інші ж - навпаки, нестандартні та широкому колу людей невідомі, оскільки розроблені та перевірені автором особисто. Хочеться сказати, що й ті й інші досить ефективні, щоправда лише тому випадку, якщо робити їх частиною свого життя, а чи не застосовувати зрідка.