Розставити пріоритети методом абвгд. «абвгд» - що це

У тайм-менеджменті та організації роботи метод АБВГД – один із найефективніших. Його перевага полягає у простоті.

Для підвищення ефективності будь-якої роботи необхідно визначити найважливіше завдання, а потім дисципліновано працювати над нею доти, доки вона не буде виконана. Прийоми тайм-менеджменту допомагають виявити найбільш пріоритетне завдання до того, як ви приступите до його вирішення. Для цього необхідно подумати про те, які можливі наслідкиїї виконання чи невиконання. Важливим слід вважати таке завдання, рішення або, навпаки, ігнорування якого може призвести до серйозних позитивних чи негативних результатів.

Високоефективні люди постійно думають про можливі наслідки у разі планування організації своїх дій. А тепер розглянемо метод АБВГД.

Почніть зі списку

У разі застосування методу АБВГД необхідно спочатку скласти перелік всього, що потрібно зробити, потім уважно проаналізувати його і позначити літерами А, Б, В, Г або Д кожен пункт. Кожна літера має значення.

Апозначає дуже важливими завданнями.Їх ви обов'язково повиннівиконати. Виконання чи невиконання цих завдань призведе до серйозних наслідків. Позначте літерою А найважливіші завдання у своєму списку.

Бпозначає Завдання, які потрібно виконати, хоч вони й не такі важливі, як А.Їх виконання чи невиконання спричинить незначні наслідки. Сюди відносяться телефонний дзвінок у відповідь або перевірка електронної пошти. Позначте такі завдання літерою Б.

Впозначає завдання, які було б добре виконати, але які не призводять до жодних наслідків.Це може бути дзвінок другові, перерва на каву або розмова з колегою. Все це приємні заняття, але для вашої кар'єри чи успіху вони не є важливими.

Зверніть увагу, що не можна приступати до виконання завдань Б доти, доки не виконані всі завдання А. І відповідно, не варто дозволяти собі вирішувати задачі В доти, доки не зроблено завдання Б. Ви повинні суворо дотримуватися цього правила.

Г – завдання, виконання яких можна доручити іншим.Ви повинні делегувати якнайбільше завдань, щоб звільнити час для виконання завдань А.

Д - завдання, які взагалі не варто виконувати.Це настільки незначні справи, що якщо ви викреслите їх зі списку, це ніяк не позначиться на ваших успіхах у роботі.

Відмова від несуттєвих завдань полегшить вам життя та звільнить час для вирішення завдань, важливих для вашого успіху у кар'єрі.

Застосувавши формулу АБВГД, упорядкуйте задачі А за ступенем важливості. Позначте найважливіше завдання з цієї категорії як А1, наступне – А2 тощо. Тепер негайно приступайте до виконання завдання А1 і працюйте над нею до самого завершення. Цей простий метод дозволить вам підвищити ефективність у два рази.

Відокремлюйте термінове від важливого

Всі завдання, які ви повинні вирішити протягом дня, можна розділити на чотири типи за ступенем терміновості та важливості.

Перший тип – термінові та важливі завдання. Ці справи ви маєте виконати негайно. Термінові та важливі завдання – наприклад, важливі телефонні дзвінки, зустрічі, візити до клієнтів та непередбачені ситуації – майже завжди ставляться перед нами іншими людьми. Проте це важлива та необхідна частина роботи, яку не можна відкладати, оскільки зволікання може спричинити серйозні проблеми. Більшість людей весь день працюють над вирішенням таких завдань.

Другий тип – важливі, але не термінові завдання. Найчастіше у перспективі такі завдання можуть призвести до дуже серйозних наслідків. Сюди відноситься: підготовка пропозицій та звітів, вдосконалення знань та навичок, фізичні вправи, а також проведення часу із сім'єю.

Виконання важливих, але термінових завдань можна відкласти більш пізній термін. Проте вони значно впливають на ваше життя і рано чи пізно стають терміновими – як, наприклад, курсова роботав університеті або звіт для керівника чи клієнта.

Третій тип – термінові, але не важливі завдання. До таких справ можна віднести телефонні дзвінки, перевірку електронної пошти, розмову з колегою, який заглянув до вашого кабінету, спонтанне обговорення новин або телевізійних передач тощо. Звичайно, ви можете займатися всім цим на роботі, але такі справи не впливають на ваш успіх. Багато людей обманюють себе, займаючись подібними терміновими, але не важливими завданнями, і вони марно витрачають час, який можна було б присвятити побудові кар'єри.

Найбільші розкрадачі часу – це завдання, які не є терміновими, не важливими, Тобто абсолютно марні відносини. Йдеться про ті дії, які не приносять жодної користі для вашої кар'єри, наприклад: читання газет, дзвінки додому з питанням, що буде на вечерю, або походи магазинами. Всі ці відносини не сприяють досягненню ваших особистих цілей та успіху компанії.

Щоб підвищити свою ефективність, слід зосередитись на визначенні термінових та важливих завдань, тобто тих, які мають бути виконані негайно. Потім можна зробити все, що не є ні терміновим, ні важливим, щоб залишилося більше часу для тих справ, які справді можуть змінити ситуацію на роботі на краще. Для цього можна ставити собі такі питання: які можливі наслідки виконання цього завдання? Що станеться, якщо взагалі її не виконати? Враховуйте свою відповідь під час розміщення пріоритетів.

Вимушена ефективність

На все часу ніколи не вистачає, але щоб зробити найважливіше, часу завжди достатньо. Щоразу, коли вам необхідно виконати важливе завдання (ту, яка може мати серйозні наслідки), повністю пориньте в роботу і виконайте її до наміченого терміну, чого б це вам не варте. За таких умов ви змушені працювати ефективно.

Багато людей не можуть змусити себе виконати роботу раніше строку. Вони заявляють, що найкраще працюють в умовах нестачі часу. Проте ніхто не може працювати добре поспіхом. Це просто спроба виправдати своє невміння правильно організувати свій час. Коли терміни підтискають, ви не тільки зазнаєте більшого стресу, але й робите більше помилок. І дуже часто через це роботу доводиться переробляти.

Для підвищення власної ефективності та результативності завжди ставте собі чотири питання:

1. Які завдання мають для мене найбільшу цінність?Що з того, чим ви займаєтеся максимально корисно для вашої роботи? Що забезпечує найбільшу вигоду чи виграш вам та вашій компанії? Поговоріть зі своїм керівником та співробітниками, попросіть їх висловити свою думку. Ви повинні точно знати відповідь на це питання, щоб працювати тільки над тими завданнями, які представляють вам найбільшу цінність.

2. За що мені платять?Для виконання якої роботи вас найняли? Які робочі завдання найсильніше впливають на ваш кар'єрний ріст? Залежно від відповідей на ці запитання визначте, чим ви маєте зосереджено займатись протягом дня.

3. Що з того, що можу робити тільки я, принесе реальну користь компанії за умови, що буде зроблено як слід?Навіть у різний час відповідь на це питання може бути тільки одна: це робота, яка не буде виконана, якщо її не зробите ви. Однак якщо ви справитеся з нею належним чином, результат вашої праці може принести велику користь компанії. Про що б не йшлося, в першу чергу ви повинні працювати саме над цим завданням, тому що її виконання дозволяє вам зробити найбільший внесок у свій успіх.

4. На що зараз я можу витратити час з найбільшою користю?Що б ви не відповіли на це питання, переконайтеся, що саме цим ви зараз займаєтеся.

Якщо постійно ставити собі ці питання, ви завжди будете зосереджені на вирішенні найпріоритетніших завдань і зможете працювати з максимальною віддачею. Привчіть виконувати ті справи, які згадані у відповідях на ці питання, і ваша ефективність підвищиться вдвічі. Тож на що ви можете витратити свій час з максимальною користю?

Прочитано: 2 004

Хто читав Брайана Трейсі «Залиште гидливість, з'їжте жабу!», той, напевно, звернув увагу на просту абетку планування. Метод АБВГД. Цікаво, що це схема перетинається з ідеями багатьох великих людей. Уоррен Баффет, Джек Дорси - всі вони, так чи інакше, використовують цю методику при досягненні своїх планів. Може, час і нам використовувати її активніше?!

АБВГД – метод визначення пріоритетів

Насправді все прозоро та просто. Я навіть не здивуюся, якщо в побуті кожної другої людини, яка планує свій день, ця схема існує і працює.

Принцип її буде зрозумілий кожному: всі справи ранжуються за пріоритетом і значимістю, і кожне заняття отримує свою літеру та цифру. Для відображення місця у рейтингу поточної зайнятості.

Тепер із прикладами:

А – відкладати не можна. Захист проекту, візит до лікаря, важливий звіт.
Б можна виконати. Поточна робота, нетермінові дзвінки та зустрічі.
В – добре б зробити. Каву попити, наприклад. До магазину зайти. Попліткувати за обідом.
Г – доручити комусь. Прибирання будинку, збирання аналітики для звіту, поточні переговори.
Д – видалити. Усі неактуальні та незначні завдання.

Як працювати зі списком справ АБВГД

Для початку варто подивитися, скільки справ отримало однакову букву. Якщо кілька, то наголосити на пріоритетності цифрами. А-1, А-2, Б-1, Б-2, Б-3 і т.д.

Поки справа не закінчена, нову не розпочинати!

Якщо слідувати методу АБВГД Брайана Трейсі, то вийде, що кожен день, місяць, квартал або інший запланований період буде орієнтований на вирішення важливих завдань, що формують майбутнє.

Ритм, у якому живе більшість із нас, навряд чи можна назвати спокійним та розміреним. Нестача часу, аврал та жорсткий цейтнот є випробуваннями, впоратися з якими під силу далеко не кожному. Постійне перебування в стані «не знаю, за що хапатися» навряд чи можна назвати відповідним, коли йдеться про особисту ефективність.

Емоційна напруга блокує продуктивність, призводить до швидкої стомлюваності та апатії. Тому, щоб не стати жертвою стресу або ще гірше синдрому хронічної втоми, займемося управлінням часом або тайм-менеджментом.

Усі успішні люди роблять це

Усі успішні люди дуже продуктивні. Вони багато працюють і багато встигають, а це не одне й те саме. Під продуктивністю, насамперед, мається на увазі результат, а чи не процес. Якщо Ви маєте намір підвищити свою продуктивність, твердо вирішіть це зробити. Люди витрачають час марно, бо вони так і не вирішили підвищити свою продуктивність.

І якщо Ви зважилися, то не відступайте і повторюйте те, що роблять усі успішні люди, поки це стане Вашою другою натурою. Основний секрет особистої ефективності полягає у правильному розподілі часу. Тайм-менеджмент допомагає уникнути незавидної долі заручника власного бізнесу чи кар'єри.

Планування вивільняє час

Ті, хто досяг успіху у своєму житті, багато часу присвячують плануванню. Щоденне планування просто необхідне підвищення продуктивності та ефективного управління часом.

Правило 6 «П» говорить: правильне попереднє планування запобігає поганим показникам.

Планувати та думати потрібно завжди на папері. Якщо мети немає на папері, вона не існує. Перелік завдань – це свого роду карта, яка не дасть Вам збитися зі шляху до наміченої мети. Пітер Ф. Друкер у книзі «Ефективний керуючий» наводить хорошу аналогію, що стимулює фіксування завдань на папері:

«Люди, які у темному приміщенні, швидко втрачають почуття часу. Але навіть у темряві більшість людей зберігають почуття простору. Перебуваючи у освітленому, але замкнутому приміщенні, ви вже за кілька годин перестанете відчувати рух часу. І якщо ви захочете підрахувати, як довго ви знаходитесь в такому приміщенні, ви сильно помилитеся у своїх підрахунках. Тому якщо ми покладаємося на нашу пам'ять, ми не помічаємо, на що витрачається наш час...»

Робота зі списком запланованих справ першого ж дня збільшує продуктивність на 25%. З вечора готуйте перелік завдань, які необхідно зробити завтра. Прийшовши на роботу, Ви завжди знатимете, з чого почати свій день.

Продовжуйте працювати зі складеним списком протягом дня: у разі появи нової справи вносите її до списку з урахуванням пріоритетності стосовно раніше запланованих завдань. Виконавши чергове завдання зі списку обов'язково викреслюйте його. Це дасть Вам відчуття задоволеності своєю роботою, додасть ентузіазму та зарядить енергією.

Плануйте від більшого до меншого, від довгострокового до короткострокового, від цілей життя до плану на день. Кожному завданню ставте фіксований термін.

Складне завдання завжди поділяйте на дрібні підзадачі. Тут добре допомагає дерево рішень, де ключове завдання – дерево, а підзавдання для її виконання – гілки. Продовжуйте «розгалуження» до того часу, поки процес виконання всього завдання стане простим і прозорим.

Перед тим, як почати щось робити, згадайте про правило 10/90: 10% часу, витраченого на планування до початку виконання завдання, заощадить 90% часу під час її вирішення.

Найголовніше – визначити головне

Завдання тайм-менеджменту у тому, щоб вчасно визначити головне дело. Розміщення пріоритетів дозволяє ефективно управляти списком намічених справ, привласнюючи кожному завданню свій рівень важливості.

Для розміщення пріоритетів добре підходить метод АБВГД. Це дуже простий спосіб планування, і полягає в тому, щоб кожній задачі у списку справ надати пріоритет її виконання.

Так, завдання, зазначене літерою А, вказує на найважливішу справу з найсерйознішими наслідками у разі невиконання. Головне правило методу полягає в тому, щоб не братися за справу Б, поки не виконано завдання А, а за справу, поки відкрита задача Б, і т.д.

Літера Д означає «геть!». Цією літерою варто відзначати малоістотні завдання, які ні на що не впливають. Щоб розташувати пріоритети в кожній групі завдань, використовуйте цифри, які будуть вказувати на послідовність виконання справ. Таким чином, найважливіша справа у Вашому списку має бути позначена як А1.

Закон примусової ефективності

Основний секрет управління часом полягає в зосередженості та цілеспрямованості. Почніть з вирішення першочергових завдань і робіть все послідовно, тобто щось одне у певний період. Кидаючи справу і повертаючись до нього знову і знову, Ви знижуєте свою ефективність у 5 разів.

Моцарт міг працювати над трьома композиціями одразу і створювати справжні шедеври. Але це скоріше виняток, ніж правило. Бах, Гайдн чи Верді могли працювати лише над одним твором у якийсь період часу. Вони не починали працювати над наступним твором, не закінчивши попереднього.

Використовуйте закон примусової ефективності, який говорить про те, що на всі часи ніколи не вистачає, але його достатньо для найважливішого. Тому важливо зібратися та змусити себе зробити насамперед те, що принесе найбільшу вигоду та результат.

Усі справи можна поділити на 4 групи:

Термінові та важливі;
Важливі, але термінові;
Термінові, але важливі;
Чи не термінові і не важливі.

Така класифікація має ім'я американського президента і називається методом (вікном, принципом) Ейзенхауера.

Першочергові завдання - це справи термінові та важливі. Спроба відкласти такі справи на потім створить Вам непотрібні проблеми – за них потрібно прийматись самому і негайно.
Далі йдуть справи важливі, але не термінові. Такі завдання можна відкласти, однак вони можуть вплинути на довгострокову перспективу. Нестрокові та важливі справи мають звичку ставати терміновими та важливими, якщо їх постійно відкладати. Щоб такого не сталося, заздалегідь передбачте для них тимчасовий резерв.
Термінові, але не важливі завдання мало впливають на Ваш успіх. Заняття терміновими, але не важливими справами не дає результату і може сильно вплинути на Вашу ефективність. Такі справи забирають більшу частину Вашого тимчасового резерву. Це якраз ті завдання, які наскільки можна перепоручати чи зменшувати їх кількість.
Логічно припустити, що несрочные і неважливі відносини немає жодного значення у принципі і несуть жодних наслідків за її невиконанні. Такі справи можна сміливо викреслювати із Вашого списку.

Що означає «з'їсти жабу»?

Стара притча говорить: якщо насамперед з ранку Ви повинні з'їсти живу жабу, втіхою може бути те, що це найгірше, що може статися з Вами за весь день.

Брайан Трейсі, успішний бізнес-консультант, порівнює жабу з найнеприємнішим і важливою справою, що слід сьогодні зробити. Відкладаючи його, Ви створюєте зайву емоційну напругу та небажані наслідки. Потрібно діяти без зайвих роздумів та зволікань – просто взяти та зробити. Це дасть вам заряд бадьорості на цілий день.

Слово «ні» заощаджує несподівано багато часу

Найголовніше слово в організацію свого часу - це ввічливе «ні». Вчіться відмовляти і говорити «ні» завданням, які не входять до обраних Вами пріоритетів. Будьте тактовними і відмовляйте так, щоб людина зрозуміла, що Ви відкидаєте не її особисто, а завдання.

Слідкуйте за тим, на що Ви витрачаєте свій робочий та вільний час. Відзначайте заняття, які є пожирателями Вашого часу (наприклад, обговорення новин із колегами, безцільне перемикання каналів телевізора або читання рекламних листівок та газет).

3 питання для Вашої ефективності

Завжди запитуйте, які довгострокові наслідки має те чи інше завдання, і що станеться, якщо Ви її взагалі не виконаєте. Ставте собі 3 наступні питання протягом дня:

Які справи найважливіші та найцінніші?
Що можу зробити я і тільки я, що значно покращить становище?
Як використати свій час із найбільшою користю?

Відповіді на ці запитання дозволять подвоїти вашу продуктивність.

На що здатний кошик для сміття?

Люди, які показують добрі результати, працюють за чистим столом. У непродуктивних та незібраних людей на столі панує дикий хаос. Виробіть звичку своєчасно розбирати папери, викидаючи непотрібні, та працювати за чистим столом. Помічено, що до 30% робочого часу витрачається на пошуки потрібного паперу. Кошик для сміття – один із найефективніших інструментів управління часом.

Принцип рівноваги

Найпростіший спосіб уникнути паніки побачивши все збільшується обсяг роботи - це зробити глибокий вдих і сказати: «Я можу тільки те, що можу», і почати спокійно складати список. Аналізуючи завдання, що стоять перед Вами, Ви завжди побачите, що Вам вистачає часу, щоб вирішувати життєво важливі питання.

Уважно стежте, щоб у Вашому житті зберігалася рівновага. Працюючи до знемоги, Ви не зможете обдурити організм, він все одно візьме своє, і якщо Ви не зупинитесь, він примусово зробить це. А це явно не входить до Ваших планів.

Але для того, щоб бути ефективним, просто тайм-менеджмент мало. Важливо стежити за своїм здоров'ям і підтримувати себе у добрій фізичній формі. Ваше життя має бути насиченим, у ньому завжди повинен бути час для Вашої родини та відпочинку.

Основний принцип рівноваги: важлива кількість часу вдома та якість часу на роботі.

На першому місці завжди повинні бути Ви і головні люди Вашого життя, - заради цього варто працювати над власною ефективністю.

Як відповісти на такі запитання на співбесіді: Як ви керуєте своїм часом? Як ви плануєте свій робочий день? Які техніки та методи ви використовуєте у плануванні? Наведіть приклади того, як ви використовуєте тайм-менеджмент, щоб успішно впоратися з поставленим завданням.

Усі відповіді на ці запитання ви дізнаєтесь, прочитавши цю статтю.

Що таке тайм-менеджмент?

Тайм менеджмент- це сукупність знань, умінь і навичок, завдяки яким людина вміє розставляти пріоритети, точно планує свій час, тим самим підвищуючи свою особисту продуктивність в організації свого робочого часу.

«Поки ви не можете керувати своїм часом, ви не зможете керувати нічим іншим» Пітер Друкер

Перфекціонізм
Прокрастинація
Нестача знань
Відсутність необхідних інструментів та ресурсів

1. Перфекціонізмдуже ускладнює виконання завдань точно вчасно. Багато хто вважає, що ця якість є сильною стороноюПроте саме постійне прагнення до досконалості та незадоволеність отриманими результатами є однією з причин неефективного використання часу. Знаходячи можливості прийняти «реальний» результат замість «ідеального», ви заощаджуєте значні ресурси для інших справ. Є такий вислів: «перфекціонізм – це зло», звичайно, все це досить відносно і в кожній окремій ситуації можна по-різному оцінювати цю характеристику особистості, проте, безперечно, в рамках тайм-менеджменту: пефрекціонізм – це ЗЛО!

2. Прокрастинація- Постійне відкладання справ на потім, небажання виконувати певні обов'язки. У лексиконі співробітників, що прокрастинують, домінує слово «ЗАВТРА». Про таких людей дуже добре сказав Стів Джобс: «Бідний, невдалий, нещасливий і нездоровий — це той, хто часто використовує слово «завтра».

Позбавити вас перфекціонізму і прокрастинації я не зможу, моя мета — дати знання, надати кращі техніки та методики, познайомити з ресурсами та інструментами для оволодіння навичкою тайм-менеджменту. А використовуватимете отриману інформацію чи ні — все залежить виключно від вашого бажання. Однак після прочитання цієї статті ви вже ніколи не будете колишніми.

Спочатку пропоную визначити свої навички управлінням часом. Пройдіть

Когнітивний дисонанс у тому, що з одного боку, ми можемо управляти часом, як таким. Адже саме час ми не можемо контролювати і здається, що саме час керує нами, а не ми. Ми звикли сприймати час як щось вічне та безмежне. Здається, його завжди багато. З іншого боку, час – це один із найцінніших ресурсів, які є у всіх нас. Важливо розуміти, що час має свої межі, кожен день — це посудина певної місткості, яку ви наповнюєте справами. Можна заповнити його марними справами, а можна заповнити справами, які працюють на ваші завдання і ведуть вас до кінцевої мети.

Ми можемо управляти собою, як ми плануємо свій день, і як ми витрачаємо свій робочий час. Розумне, продуктивне та економне використання цього ресурсу є важливою складовою оцінки співробітника.

Ефективність використання часу можна досягти двома способами:

Досягнення значущих результатівза рахунок економії часу. Це означає, що ви вмієте вимагати виконання завдання за мінімальний час.
Ефективне планування робочого часу дозволить скоротити кількість та обсяг виконуваних вами справ.

У цій статті я зробила дайджест шести найкращих технік керування часом. З їх допомогою ви зможете навчитися планувати та контролювати ваші пріоритетні завдання щодня.

Як навчитися керувати своїм часом?

6 найкращих методів тайм-менеджменту:

Принцип Парето
Матриця Ейзенхауера
Інтелект-карти або Mind maps
Піраміда Франкліна
Метод АБВГД
Спочатку з'їжте жабу

1. Принцип Парето

Принцип Парето говорить, що невелика частка причин, докладених зусиль і коштів, що вкладаються, відповідає за велику частку результатів. Цей принцип був сформульований італійським економістом Вільфредо Парето в 1897 році і з тих пір підтверджувався кількісними дослідженнями в різних сферах життя:

20% зусиль дають 80% результатів

Принцип Парето у сфері тайм-менеджменту може бути сформульований так: приблизно 20% зусиль та часу достатньо, щоб отримати 80% результату.
Як визначити, які зусилля достатньо витратити для отримання хорошого результату? Уявіть, що ви шукаєте відповіді на цікаві для вас питання в книзі. Згідно з принципом, 80% потрібної вам інформації ви знайдете в 20% обсягу тексту. Якщо ви точно знаєте, що саме вас цікавить, ви зможете швидко перегорнути книгу та уважно прочитати лише окремі сторінки. Таким чином, ви заощадите 80% свого часу.

2. Матриця Ейзенхауера

Напевно, це найвідоміша на сьогодні концепція тайм-менеджменту, яка дає змогу виділяти пріоритети. Дана методика, створення якої приписують американському генералу Дуайту Ейзенхауеру, дозволяє розсортувати відносини одночасно і їх терміновості, і їх важливості. Всі розуміють, що в один проміжок часу можна виконати лише обмежену кількість завдань. Іноді без шкоди для роботи лише одну. І щоразу нам доводиться вирішувати, ЯКУ Ж САМЕ? Американський президент Дуайт Ейзенхауер мав звичай, плануючи свої справи, сортувати їх за кількома важливими категоріями.
Відповідно до так званої матриці Ейзенхауера необхідно віднести кожну справу до одного з чотирьох типів, позначених на схемі.

Матриця Ейзенхауера

Важливість справи визначається тим, наскільки результат виконання впливає на ваш бізнес. А терміновість – одночасно двома факторами: по-перше, наскільки швидко треба виконати цю справу, по-друге, чи прив'язано виконання цієї справи до конкретної дати та конкретного часу. Саме важливість та терміновість, що розглядаються разом, впливають на розміщення пріоритетів.

Розглянемо докладніше, які відносини можна зарахувати до кожного з чотирьох типів.

Тип I: «важливе та термінове».
Це справи, невчасне виконання яких призведе до значних збитків для вашого бізнесу (наприклад, оновлення ліцензій, надання податкових звітів тощо). Певна частка таких справ неминуче буде присутня у житті кожної людини. Проте завдяки завчасній підготовці (справи Типу II – «важлива, але не термінова») можна запобігти виникненню багатьох криз (наприклад, шляхом вивчення законодавства, налагодження добрих взаємин із впливовими людьми).

Також це можуть бути проекти з терміном виконання, що «горить», невідкладна. Наприклад, відвідати лікаря через проблеми зі здоров'ям, здати в журнал статтю до жорсткого терміну або оформити звіт за підсумками дослідження. Тут у нас немає вибору. Справи цієї групи треба виконувати і точка. Інакше будуть серйозні проблеми.

Тип II: "важливе, але не термінове".
Це справи, орієнтовані майбутнє: навчання, вивчення перспективних напрямів розвитку бізнесу, вдосконалення устаткування, відновлення здоров'я та працездатності. Справи, що ведуть до стратегічної мети. Наприклад, вивчити іноземна мова, щоб перейти працювати в іншу, більш перспективну організацію. Також це профілактика проблем – підтримувати себе у добрій фізичній формі. На жаль, такими справами ми часто нехтуємо, відкладаємо їхнє рішення у довгий ящик. У результаті – мова так і не вивчена, доходи не зростають, а скорочуються, здоров'я – ні до біса. У цих справ є цікава особливість – якщо ними довго нехтувати, то вони переходять у розряд Важливі – Термінові. Адже якщо хоч раз на рік не з'являтися у стоматолога, то рано чи пізно терміновий візит до нього стане неминучим.

Тип III: "не важливе, але термінове".
Багато хто з цих справ насправді не приносить великої користі в житті. Ми робимо їх лише тому, що вони на нас впали (тривалий телефонна розмоваабо вивчення реклами, що прийшла поштою, або через звичку (відвідування виставок, на яких вже немає нічого нового). Якраз та сама щоденна рутина, яка забирає в нас багато часу і сил.

Тип IV: "не важливе і не термінове".
Це всілякі способи «вбивання часу»: зловживання спиртним, «легким читанням», переглядом кінфоільмів і т.д. друзями – справами дуже важливими). Це «моль», що поїдає наш час.

Оскільки ви прагнете успіху вашого бізнесу, ви насамперед намагаєтеся виконати справи, визначені вами як «важливі» – спочатку «термінові» (тип I), а потім «нестрокові» (тип II). Час, що залишився, можна приділити справам «терміновим, але не важливим» (тип III).
Потрібно підкреслити, що основна частина робочого часу співробітника повинна йти на відносини «важливі, але не термінові» (тип ІІ). Тоді буде запобігти багато кризових ситуацій, а виникнення нових можливостей розвитку бізнесу вже не буде для вас несподіваним.

Коли ви тільки починаєте користуватися запропонованою системою для розміщення пріоритетів, швидше за все, ви захочете віднести багато з цих справ до «важливих». Однак, набуваючи досвіду, ви більш точно оцінюватимете важливість тієї чи іншої справи. Щоб навчитися користуватися системою визначення пріоритетів, знадобиться певний час. Де його взяти? Швидше за все, ви віднесете роботу з освоєння прийомів управління своїм часом до справ «важливим, але не терміновим».
За образним висловом Стівена Кові (автор міжнародного бестселера «Сім навичок високоефективних людей»), треба знайти час, щоб «заточити пилку», тоді й заготівля дров піде швидше.

Притча

Якийсь чоловік побачив у лісі дроворуба, який насилу рубав дерево зовсім тупою сокирою. Людина запитала його:
— Шановний, чому б вам не наточити вашу сокиру?
— У мене немає часу точити сокиру – я маю рубати! - Простогнав дроворуб ...

Тому потрібно «вольовим чином» виділяти на планування своїх занять певний час, відмовившись від виконання менш важливих справ. Якщо ви зумієте це зробити, то завдяки новим умінням наступного разу зможете вивільнити ще більше часу і використовувати його, щоб ще чогось навчитися. Так, завдяки рішучості підвищувати ефективність своєї роботи, ви поступово звільнятимете час для розвитку своєї особистої продуктивності.

Критерії виділення пріоритетів
Зазвичай, оцінюючи важливість тієї чи іншої справи, ми вважаємо важливими насамперед ті справи, які треба зробити терміново (або вчора). Накопичення невиконаних справ та обіцянок створює проблеми у вашої компанії, а також породжує особисто у вас неприємні почуття. Саме з такими «терміновими» справами ми прагнемо розібратися насамперед. Але фактор терміновості не повинен бути єдиним під час написання списку справ та визначення порядку їх виконання.
Досвід показує, що виконання (або невиконання) багатьох термінових справ не сильно впливає на ваш бізнес, водночас є багато нетермінових справ, які можуть закласти основу успіху в майбутньому. Тому, крім терміновості, необхідно враховувати, наскільки та чи інша справа впливає на успіх бізнесу, тобто визначити та враховувати його важливість.

3. Інтелект-карти або Mind maps

Це розробка Тоні Бьюзена – відомого письменника, лектора та консультанта з питань інтелекту, психології навчання та проблем мислення. Також зустрічаються такі переклади словосполучення "Mind maps", як "Ментальні карти", "Мисливські карти", "Карти розуму".

Інтелект-карти- Це метод, що дозволяє:

Ефективно структурувати та обробляти інформацію;
мислити, використовуючи свій творчий та інтелектуальний потенціал.

Це дуже гарний інструмент для вирішення таких завдань як проведення презентацій, прийняття рішень, планування свого часу, запам'ятовування великих обсягів інформації, проведення мозкових штурмів, самоаналіз, розробка складних проектів, власне навчання, розвиток і т.д.

Області застосування:
1. Презентації:
за менший час ви даєте більше інформації, при цьому вас краще розуміють та запам'ятовують;
проведення ділових зустрічей та переговорів.

2. Планування:
управління часом: план на день, тиждень, місяць, рік…;
розробка складних проектів, нового бізнесу.

3. Мозковий штурм:
генерація нових ідей, творчість;
колективне вирішення складних завдань.

4. Прийняття рішень:
чітке бачення всіх «за» та «проти»;
більш виважене та продумане рішення.

4. Піраміда Франкліна

Це готова системапланування, що допомагає правильно розпорядитися своїм часом і досягти поставленої мети. Бенджамін Франклін (1706-1790) - амер. політ. діяч. Б. Франкліна відрізняла фантастична працездатність та унікальна цілеспрямованість. У віці двадцяти років він склав план досягнення мети на все життя вперед. Протягом усього життя він дотримувався цього плану, чітко плануючи щодня. Його план досягнення цілей отримав назву «піраміда Франкліна» і виглядає приблизно так:

1. Фундаментом піраміди є основні життєві цінності. Можна сказати, це відповідь на запитання: "З якою місією ви прийшли в цей світ?" Що ви хочете отримати від життя? Який слід на Землі хочете залишити по собі? Існує думка, що не набереться і 1% людей, які живуть на планеті, які б про це замислювалися серйозно. Іншими словами, це вектор напряму руху до своєї мрії.

2. На основі життєвих цінностей, кожен собі ставить глобальну мету. Ким він хоче стати в цьому житті, чого планує досягти?

3. Генеральний план досягнення цілей – це фіксація конкретних проміжних цілей на шляху досягнення глобальної мети.

4. План на три, п'ять років називається довгостроковим. Тут важливо визначитись із точними термінами виконання.

5. План на місяць, а потім і на тиждень – це короткостроковий план. Чим продуманіше він буде, чим частіше ви його аналізуватимете і коректуватимете, тим ефективнішою буде робота.

6. Останній пункт у плані досягнення цілей – це план щодня.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» є ефективним способом розстановки задач за пріоритетністю, який ви можете застосовувати щодня. Цей метод простий і настільки ефективний, що здатний, за умови регулярного та грамотного використання, звести вас у ранг найпродуктивніших і найпродуктивніших людей у вашій сфері діяльності.
Сила методу у його простоті. Ось як він працює. Ви починаєте зі складання переліку всього, що вам належить зробити протягом наступного дня. Думайте на папері.
Після цього ви ставите літеру А, Б, В, Р або Д перед кожним пунктом списку.

Завдання типу "А"визначається як щось, що має на даному етапі саме важливе значення, щось, що ви повинні зробити, інакше ризикуєте зіткнутися з серйозними наслідками. Завданням типу "А" може стати візит до важливого клієнта або написання звіту для начальника. Дані завдання є справжніми, зрілими «жабами» вашого життя.
Якщо перед вами стоїть більш ніж одне завдання типу «А», ви оцінюєте їхню пріоритетність, позначаючи А-1, А-2, А-3 і т. д. Завдання А-1 являє собою найбільшу і потворну «жабу» з усіх , з якими вам належить впоратися.

Завдання типу "Б"визначається як та, яку слід було б виконати. Проте наслідки у разі її виконання або невиконання є досить м'якими. Такі завдання являють собою не більше ніж «головастиків» вашого життя. Це означає, що, не зроби ви відповідну роботу, хтось виявиться незадоволеним або поставленим у невигідні умови, однак у будь-якому разі за ступенем важливості зазначені завдання та близько не відповідають завданням типу «А». Дзвінок з не дуже термінового питання або перегляд електронної пошти, що накопичилася, могли б скласти сутність завдання типу «Б».
Правило, якого ви повинні дотримуватися, каже: ніколи не приступайте до завдання типу "Б", поки у вас залишається незавершеною завдання типу "А". Ніколи не дозволяйте «головастикам» відволікати вас, поки велика «жаба» чекає своєї долі бути з'їденою!

Завдання типу "В"визначається як щось, що було б чудово зробити, але від чого не слід очікувати жодних наслідків, чи зроби ви це чи ні. Завданням типу «В» може стати дзвінок другові, філіжанка кави, обід з колегою або будь-яка особиста справа, вчинена в робочі години. Подібного роду «заходи» не надають ніякого впливу на вашу роботу.

Завдання типу "Г"оцінюється як робота, яку ви можете доручити будь-кому іншому. Правило в цьому випадку говорить, що ви повинні доручати іншим все, що їм під силу, тим самим вивільняючи собі час на завдання типу «А», які ви і тільки ви можете виконати.

Завдання типу "Д"є робота, яку можна зовсім видалити з вашого переліку справ. Це може бути завдання, що мало насамперед значення, але тепер втратило актуальність як для вас, так і для інших. Нерідко це робота, яку ви робите день у день або просто за звичкою, або знаходячи у її виконанні задоволення.

Після того як ви застосували метод «АБВГД»до свого переліку справ на день, ви повністю організували свою роботу та підготували ґрунт для того, щоб важливіші справи виконувались швидше.

Найважливішою умовою для того, щоб метод «АБВГД» дійсно працював на вас, є дотримання наступної вимоги: приступати до виконання завдання А-1 без зволікання і потім працювати над нею, доки вона не буде повністю завершена.Пустіть у хід силу волі, щоб почати і продовжувати роботу над найголовнішим для вас завданням поточний момент. Беріться за свою найбільшу «жабу» і «їжте» її не відриваючись до останнього шматочка.
Уміння проаналізувати свій перелік справ на день і виділити завдання А-1 послужить відправною точкою для досягнення справді великого успіху у вашій діяльності, підвищить вашу самооцінку, наповнить повагою до себе та почуттям гордості за свої досягнення.
Коли ви придбаєте звичку повністю концентруватися на своїй найважливішій справі, тобто задачі А-1, — іншими словами, на з'їданні головної своєї «жаби» — ви навчитеся робити вдвічі, а то й утричі більше, ніж люди, що вас оточують.

6. Спочатку з'їжте жабу

Перехід від важкого до легені

Ви, мабуть, чули таке запитання: «Як ви з'їли б слона?» Відповідь, зрозуміло, така: «По шматочках». А як би ви з'їли свою найбільшу і бридку «жабу»? Тим же манером: ви б розбили її на конкретні покрокові дії і почали б із самого першого.

Почніть свій робочий день з найважчого завдання і виконайте його так швидко, як тільки ви можете. Вам допомагатиме усвідомлення того, що у вас ще багато справ, а час робочого дня обмежений. Виконання найскладнішої справи насамперед дасть вам величезне почуття задоволення. Використовуйте це правило щодня і побачите, який заряд енергії ви отримуєте і як ефективно проходить ваш робочий день. Постійне відкладання проблемного завдання на кінець дня, призводить до того, що ви все одно думатимете про це завдання весь день, і це заважатиме вам фокусуватися на виконанні інших завдань! Спочатку з'їжте жабу, а потім приступайте до поїдання слона частинами!

Інструменти планування часу

Наперед плануйте кожен свій день.
За допомогою планування ми переносимо
майбутнє в даний час і тим самим маємо
можливість зробити що-небудь
щодо нього вже зараз

Алан Лейкін

Основні покоління «планувальників»
Відомі сьогодні технології та засоби організації робочого часу можна розділити на кілька поколінь – відмінності тут у принципах фіксації інформації та техніки використання.

До XX століття планування робочого часу здійснювалося за допомогою примітивних методів: записки на згадку, списки справ тощо. На початку минулого століття разом з розвитком бізнесу широко поширилися нові інструменти, що полегшують роботу з планування часу менеджера.
Ідея пристосувати побутовий календар для конторської роботи виникла ще в XIX столітті і матеріалізувалась у вигляді перекидного календаря у 1870 році. Щодня відводилася одна сторінка календаря, де вказувалися число, день, місяць і рік. Наявність вільного місця для записів дозволяло робити необхідні нотатки: переговори, наради, витрати, зустрічі. Майже століття перекидний календар був основним інструментом планування часу для керівників.

Результатом удосконалення перекидного календаря стали щоденник та тижневик. Щоденник – це перекидний безвідривний календар у вигляді зручного блокнота різного формату. Щоденник можна було брати із собою на наради та у відрядження.
Ще зручнішим для керівника виявився тижневик, у якому була можливість планування робочого тижня та дня, контролю виконання записаних справ, аналізу витраченого часу (оскільки з'явилася годинна розбивка робочого дня), швидшого пошуку інформації (адже тепер вона групувалася за 52 тижнями, а не по 365 днів). У 80-х роках тижневики практично витіснили перекидні календарі та набули настільки широкого поширення, що стали елементом ділового стилю підприємств.

Дизайнерська ідея поєднати в одному зручному інструменті календар, блокнот та телефонну книжку вдало матеріалізувалася ще у 1921 році у вигляді «організатора» (від англ. organizer). Подальше вдосконалення інструменту здійснювалося за рахунок зміни формату, дизайну, якості паперу та зовнішнього оздоблення. Тут в одному інструменті були поєднані накопичувачі інформації та технічні засоби (календар, блокнот, адресна та телефонна книжка, візитниця, ручка, мікрокалькулятор). При цьому була відсутня чітка класифікація та систематизація записів.

Знаменитий "тайм-менеджер" був створений у Данії у 1975 році. У ньому реалізувалася ідея цільового планування особистих результатів на основі типового класифікатора функцій («ключових задач») та технології реалізації глобальних заходів («слонячих задач»). При цьому використання «тайм-менеджера» виявилося прийнятним лише для організованих та дисциплінованих за вдачею людей, до того ж були потрібні значні фінансові витрати на навчання та придбання.
Проте назва цього різновиду «організатора» – «тайм-менеджер» – стала номінальною і позначає сьогодні загальний підхід до активного використання часу як управлінського ресурсу.

Розвиток НТП в останні десятиліття призвело до створення принципово нових з технологічної точки зору електронних інструментів планування часу: електронної записника, різних сервісних програм ПК, мобільних телефонів, смартфонів тощо.

Найкращі сучасні технології управління часом:

1.Trello – це безкоштовний веб-додаток для управління проектами у невеликих групах. Trello дозволяє продуктивно працювати у тіснішій співпраці. Trello — це дошки, списки та карти, які дозволяють організувати всі справи та розставити пріоритети проектів у веселій, гнучкій та легко-змінній формі.

2. Evernote - веб-сервіс та набір програмного забезпеченнядля створення та зберігання нотаток. Як нотатка може бути фрагмент форматованого тексту, веб-сторінка повністю, фотографія, аудіофайл або рукописний запис. Нотатки також можуть містити вкладення з файлами іншого типу. Нотатки можна сортувати за блокнотами, присвоювати їм мітки, редагувати та експортувати.

Найперший закон успіху – концентрація;

спрямування всієї енергії до єдиної точки

і рух точно до мети, не оглядаючись

на всі боки - ні направо, ні наліво.
(УІЛЬЯМ МЕТЮЗ)

Чим скрупульозніше ви плануєте свою діяльність і визначаєте пріоритетність майбутніх завдань, тим більше важливих справ вам вдається зробити за умовну одиницю часу. До вирішення чим важливішої проблеми ви приступаєте, тим більшим буде стимул подолати природну для багатьох схильність до зволікання у справах і поринути у роботу.

Сила методу у його простоті. Ось як він працює. Ви починаєте зі складання переліку всього, що вам належить зробити протягом наступного дня. Думайте на папері.

Після цього ви ставите літеру А, Б, В, Р або Д перед кожним пунктом списку.

Завдання типу «А» визначається як щось, що має на даному етапі найважливіше значення, щось, що ви зобов'язанізробити, інакше ризикуєте зіткнутися із серйозними наслідками. Завданням типу «А» може стати візит до важливого клієнта або написання звіту для начальника, який збирається доповідати у розділі. Дані завдання є справжніми, зрілими «жабами» вашого життя.

Якщо перед вами стоїть більш ніж одне завдання типу «А», ви оцінюєте їхню пріоритетність, позначаючи А-1, А-2, А-3 і т. д. Завдання А-1 являє собою найбільшу і потворну «жабу» з усіх , з якими вам належить впоратися.

Завдання типу «Б» визначається як те, яке вам варто було бвиконати. Проте наслідки у разі її виконання або невиконання є досить м'якими. Такі завдання являють собою не більше ніж «головастиків» вашого життя. Це означає, що, не зроби ви відповідну роботу, хтось виявиться незадоволеним або поставленим у невигідні умови, однак у будь-якому разі за ступенем важливості зазначені завдання та близько не відповідають завданням типу «А». Дзвінок з не дуже термінового питання або перегляд електронної пошти, що накопичилася, могли б скласти сутність завдання типу «Б».

Правило, якого ви повинні дотримуватися, каже: ніколи не приступайте до завдання типу "Б", поки у вас залишається незавершеною завдання типу "А". Ніколи не дозволяйте «головастикам» відволікати вас, поки велика «жаба» чекає своєї долі бути з'їденою!

Завдання типу «В» визначається як щось, що було б прекраснозробити, але чого не слід очікувати жодних наслідків, зроби ви це чи ні. Завданням типу «В» може стати дзвінок другові, філіжанка кави, обід з колегою або будь-яка особиста справа, вчинена в робочі години. Подібного роду «заходи» не надають ніякого впливу на вашу роботу.

Завдання типу "Г" оцінюється як робота, яку ви можете доручитикомусь іншому. Правило в цьому випадку говорить, що ви повинні доручати іншим все, що їм під силу, тим самим вивільняючи собі час на завдання типу «А», які ви і тільки ви можете виконати.

Завдання типу «Д» є роботу, яку можна зовсім вилучитиіз вашого переліку справ. Це може бути завдання, що мало насамперед значення, але тепер втратило актуальність як для вас, так і для інших. Нерідко це робота, яку ви робите день у день або просто за звичкою, або знаходячи у її виконанні задоволення.

Після того як ви застосували метод «АБВГД» до свого переліку справ на день, ви повністю організували свою роботу та підготували ґрунт для того, щоб важливіші справи виконувались швидше.

Уміння проаналізувати свій перелік справ на день і виділити завдання А-1 послужить відправною точкою для досягнення справді великого успіху у вашій діяльності, підвищить вашу самооцінку, наповнить повагою до себе та почуттям гордості за свої досягнення.

Коли ви придбаєте звичку повністю концентруватися на своїй найважливішій справі, тобто задачі А-1, - іншими словами, на з'їданні головної своєї «жаби» - ви навчитеся робити вдвічі, а то й утричі більше, ніж люди, що вас оточують.

ЗАЛИШТЕ БРЕЗГЛИВІСТЬ, З'ЇШТЕ ЖАБУ!

Зараз перегляньте свій перелік справ на день і проставте літери А, Б, В, Г або Д напроти кожного з пунктів. Визначте собі завдання А-1 і негайно приступайте до виконання. Виявіть дисципліну, не дозволяючи собі відволікатися на інші справи, доки ця робота не буде завершена.

Застосовуйте метод «АБВГД» щодня щодо будь-якого переліку заходів, чи то справи на день чи проект на наступний місяць. У результаті ви отримаєте звичку постановки та виконання пріоритетних завдань, після чого вважайте, що майбутнє вам забезпечене!