Видатковий касовий ордер онлайн. Що таке видатковий касовий ордер (РКО) і навіщо він потрібний? Зразки заповнення РКО

Видатковий касовий ордер (РКО) - документ, за яким провадиться видача готівки з каси. Він має уніфіковану форму КО-2.

У нашій публікації ми розглянемо, як правильно заповнити цей документ, з'ясуємо, що відбувається після його складання, і які існують особливості використання КО-2 в індивідуальних підприємців.

Підставою для витрачання готівки, крім видачі заробітної плати є:

наказ керівника про виділення коштів, потреб оплати послуг або товарів потреб організації;
заяву співробітника про видачу підзвіту грошових коштів (внесеними змінами від 19.06.2017 № 4416-У до Вказівки Банку Росії від 11.03.2014 № 3210-У). Для видачі грошей у підзвіт отримувати від працівника заяву необов'язково, достатньо наказу керівника;
видача готівки на відрядження;
видача грошей на матеріальну допомогупрацівнику.

Порядок та правила заповнення видаткового касового ордера

Заголовок РКО:

вказується назва підприємства та структурного підрозділу (за наявності);
якщо структурних підрозділів немає - у відповідному рядку ставиться прочерк.

Код ОКПО:

заповнюється на підставі документів державної статистики, виданих під час реєстрації підприємства;
за відсутності коду ОКПО - рядок не заповнюється.

"Номер документа":

нумерація РКО проводиться з початку календарного року- по порядку;
нумерація має бути безперервною протягом усього року.

"Дата складання":

дата складання ордера повинна співпадати з датою видачі готівки з каси;
формат дати - ДД.ММ.РРРР, але якщо число дня (місяця) менше десяти - попереду числа дня (місяця) ставлять нуль.

«Дебет» та «Кредит»:

заповнюються підприємствами, що ведуть бухоблік, згідно затвердженому планурахунків обліку;
ІП на УСН не заповнюють ці графи.

"Сума, руб., Коп.":

вказується сума витрати коштів із каси;
сума проставляється у рублях та копійках через знак «,».

Код цільового призначення:

заповнюється у разі використання підприємством системи кодування витрати (приходу) коштів;
в інших випадках цю графу заповнювати немає необхідності, досить поставити прочерк.

"Видати":

у давальному відмінку вказуються прізвище, ім'я та по батькові працівника, якому потрібно видати гроші (наприклад, гроші з каси організації отримує Сидоров Петро Іванович);
у полі «Видати» заповнюється: Сидорову Петру Івановичу.

"Підстава":

Вказується вид витрати:

зарплата;
підзвіт;
позику (інше).

«Сума»:

сума витрати грошей із каси вказується прописом;
рублі - прописом, копійки - цифрами.

"Додаток":

зазначаються первинні документи, що додаються (накази, договори, довіреності, квитанції);
номери та дати документів, що додаються, також необхідно вказати.

«Отримав»:

заповнюється одержувачем коштів;
сума для отримання заповнюється прописом (з початку рядка, з великої літери);
рублі - прописом, копійки - цифрами;
одержувач ставить свій підпис та дату (отримання грошей) нижче.

«По»:

зазначаються найменування, номер, дата та місце видачі документа, що посвідчує особу особи, яка отримує гроші;
рядок може заповнюватися як касиром, і одержувачем.

«Видав касир»:

заповнюється касиром після того, як гроші було видано з каси;
касир розписується та вказує прізвище, ім'я та по батькові.

Видатковий касовий ордер форми КО-2 залишається у касі підприємства. Він складається в одному екземплярі та підписується керівником підприємства.

Порядок видачі коштів за РКО

Отримати гроші з РКО можна лише після надання документа, що засвідчує особу отримувача (паспорт чи інший документ). Також видатковий касовий ордер може бути складений за довіреністю (від отримувача).

Спочатку касир готує необхідну суму до видачі та передає одержувачу. Одержувач повинен написати ручкою (синьою або чорною пастою) розписку в касовому ордері в отриманні грошових коштів та ставить підпис та дату. Касир перераховує суму до видачі та видає одержувачу. Одержувач під наглядом касира рахує гроші. Касир підписує бланк видаткового касового ордера.

Якщо одержувач цього не зробить, готівка з каси вважається нестачею, що загрожує стягненням грошей з касира.

Якщо гроші були видані за довіреністю, цей документ прикладається до РКО.

Особливості використання РКО у ІП

Нагадаємо, що у червні 2014 року набуло чинності Вказівка Банку Росії від 11.03.2014 N 3210-У. Відповідно до цієї Вказівки, для індивідуальних підприємців на УСН було запроваджено деякі спрощення. У п.4.1 та п.4.6 Вказівки Банку Росії визначено, що якщо індивідуальні підприємці відповідно до законодавства Російської Федераціїпро податки та збори, ведуть облік доходів або доходів та витрат та (або) інших об'єктів оподаткування або фізичних показників, що характеризують певний вид підприємницької діяльності, то касова книга, РКО та ПРО ними може не вестися.

Якщо ІП у добровільному порядку веде касову книгу, то ІП можуть не складати РКО на операції з собою:

видача коштів на особисті потреби ІП;
видача із каси грошей ІП для внесення на розрахунковий рахунок.

Незмінними залишається складання видаткових касових ордерів на такі операції з іншими особами, як:

видача грошей підзвітній особі;
виплата заробітної плати (або оплати за договорами ДПГ) із каси.

Завантажити бланк видаткового касового ордера

Касова дисципліна зобов'язує використовувати різні документи, що підтверджують будь-які дії з готівкою. Їх видача обов'язково має супроводжуватися офіційним документом – видатковим касовим ордером.

РКО – це документ, що дозволяє вести облік коштів. Саме по ньому каса будь-якої компанії здійснює видачу грошей на різні потреби. Крім того, такий документ дозволяє враховувати видані кошти. Оформляється документ на спеціальному бланку. Коли касир видає гроші, бланк заповнюється, йому надається індивідуальний номер. Крім цього, правила обліку зобов'язують касира зареєструвати цей бланк відповідно до вимог.

Багато хто помилково вважає, що каса будь-якого підприємства це якесь приміщення, де зберігаються гроші. Проте це зовсім так. Такої кімнати взагалі може бути. Касою називаються різні операції, пов'язані з веденням бухгалтерії підприємства. Як правило, всі вони спрямовані на облік коштів. Правильно оформлений розхідник підтверджує, що людина дійсно отримала готівку. Сюди відносяться видача заробітної плати, кошти на господарські потреби та ін.

Федеральний закон РФ зобов'язує касу будь-якого підприємства проводити розрахункові операції з оформленням РКО. За змістом і достовірністю видаткового документа стежить головний бухгалтер підприємства та його підлеглі, які ведуть облік готівки. Мати уявлення про розхідник також повинен директор компанії та всі особи, чиї підписи ставляться на бланку.

Інформація, зазначена у документі, має заноситись до реєстраційного журналу. Якщо цього не було зроблено, документ неправильно оформлений або відсутній, передбачаються штрафні санкції. Допущення таких помилок в один податковий період може каратися штрафом у розмірі 10 тис.р. І це лише за відсутності припущення грубіших податкових правопорушень.

Злісним порушенням вважається повна відсутність РКО. Тут передбачається серйозніше покарання. Зберігати правильно оформлену розхідник потрібно протягом п'яти років.

Які вимоги висуваються до видаткового касового ордеру

Для правильного оформлення розхідника використовується форма КО-2. Цей документ використовується у багатьох ситуаціях:

при переказі коштів у банківський рахунок. Його номер обов'язково вказується у розхіднику;
коли працівник бере підзвітну суму. Тут вказується як сума, а й термін, після закінчення якого одержувач повинен за неї прозвітувати;
при отриманні мат.допомоги, на відрядження, з іншою метою;
коли гроші отримує працівник, який використовуватиме їх на користь компанії, наприклад, купувати товар, оплачувати послуги та ін.

Після оформлення РКО документ підписується директором фірми та касиром. До розхідника можуть додаватися додаткові документи, наприклад заява на видачу коштів. Варто зазначити, якщо заяву підписано керівником організації, її підпис на розхіднику не є обов'язковим.

(Відео: "Як зробити платіжне доручення в 1С 8.3 для оплати постачальнику")

Заповнюючи форму, необхідно подбати про те, щоб тут не було допущено помилок. Також неприпустимі та виправлення. Якщо це і сталося, бланк вважається недійсним та підлягає знищенню. Оформляючи РКО, обов'язково слід зазначити певні дані:

Назва компанії;
код платника податків, який надано організації;
дата оформлення розхідника;
порядковий номер;
сума, що видається касиром;
ПІБ особи, яка отримує гроші;
одержувач повторно має прописати суму своєю рукою;
підпис отримувача;
дані документів, за допомогою яких касир переконався, що дає гроші тій людині;
підписи касира підприємства чи інших уповноважених лиц.

Паперовий носій – це не єдиний варіант оформлення розхідника. Для цього дозволяється використовувати і сучасніші засоби для швидкої обробки даних та заповнення бланків. Якщо для цього було використано персональний комп'ютер, після оформлення ордер роздруковується на принтері. Оформляється цей документ саме в той день, коли було видано готівку.

У рядок "Організація" вписується назва компанії;
Нижче ви побачите рядок "Структурний підрозділ". Вона використовується для зазначення підрозділу, який видає документ. У багатьох компаніях цей підрозділ відсутній, тому вони ставлять прочерк у цьому рядку;
Обов'язково потрібно проставити номер документа та дату його складання. Ця інформація має бути такою самою, яка занесена до реєстраційного журналу;
Заповнюючи графу Дебет, потрібно проставити відповідні коди. У деяких організаціях їх просто немає. Тоді треба поставити прочерки;
У графу "Кредит" заноситься номер бухгалтерського рахунку;
«Код цільового призначення» є підтвердженням того, для яких цілей каса видає готівку. Якщо компанія його не застосовує, тут достатньо поставити прочерк;
Суму, яку працівник отримує на руки, потрібно прописати цифрами у відповідному рядку;
Далі вказується, кому видаються гроші;
Пункт «Підстава» використовується для того, щоб вказати, куди саме прямують гроші, наприклад, витрати на відрядження, матеріальна допомога та ін;
Нижче рядок «Сума». Вона варта вказівки суми прописом. Вона вказується з великої літери з початку рядка. Слово «рублів» скорочувати не можна, його треба написати цілком. Якщо є копійки, вони прописуються за допомогою цифр. Якщо копійки відсутні, ставиться прочерк;
У «Додаток» потрібно вписати дані первинних документів, за якими з каси видається готівка.

Після заповнення документа він підписується відповідальними особами. Причому підписи повинні мати обов'язкове розшифрування.

Після цього обов'язки касира входить ретельна перевірка заповненого бланка. Він повинен переконатися, що у розхіднику правильно вказано дату складання, суму та місце видачі. Також перевіряються дані про одержувача та наявність його підпису. Якщо заповнення не викликало касира жодних нарікань, він проставляє на документі штамп «Оплачено».

Після виконання всіх перерахованих вище дій розхідник вважається оформленим. Одержувачу грошей немає чого мати ордер на руках. Документ необхідно залишити у касі для зберігання. Тут він має перебувати не менше п'яти років, як і багато інших касових документів.

Зразковий перелік проводок, що відображають видачу коштів

Зразок заповнення видаткового касового ордера

Витратно-касовий ордер - це документ первинного обліку операцій з каси, при пред'явленні якого видають готівку грошові коштиіз каси організації.

Основні вимоги Банку РФ

Зміни у застосуванні ККТ, зокрема, введення онлайн-кас, спричинило низку коригувань у порядку обліку касових операцій(вказівка від 19.06.2017 № 4416-У, яка набула чинності з 19.08.2017). Порядок ведення касових операцій із готівкою біля РФ встановлено Банком Росії. Він є єдиним та обов'язковим для юросіб.

Необхідно розпорядчим документом (наказом) встановити ліміт залишку коштів у касі, який розраховується за формулою відповідно до зазначення Банку Росії.

Усі операції з готівкою оформляються касовими документами та відображаються у касовій книзі. Операції з приходу, витрати готівки оформляються прибутковими або видатковими касовими ордерами (можна становити один прибутковий та один видатковий ордер після закриття зміни).

Надходження і видача готівки відбиваються у касової книзі, записи у ній роблять у кожному прибуткового і видатковому ордеру. Наприкінці робочого дня касир звіряє готівку в касі із сумою залишку за касовою книгою, засвідчує записи у ній підписом. За відсутності протягом дня руху грошей по касі запис у книзі не робиться.

Як оформляються операції

За правилами Банку РФ, оформлення РКО, ПКО та касової книги проводиться на паперовому носії або в електронному вигляді. Виправляти електронно оформлені документи після підписання не можна. Вносити виправлення до паперових документів допускається, вказавши дату виправлення, підписи осіб, які склали виправлений документ із прізвищами та ініціалами. Контроль за веденням книги здійснює головний бухгалтер.

ІП вправі не оформляти касові документи та не вести касову книгу (п. 4.1 вказівок Банку Росії 3210-У).

Ведення операцій з каси здійснюється касиром, призначеним у складі працівників юрособи чи ІП, чи самим керівником. Ознайомлення з обов'язками та правами проводиться під підпис. У касира знаходиться печатка з реквізитами (для підтвердження проведення ним операції) та зразками підписів осіб, які мають повноваження підписувати касові документи.

Розглянемо докладніше порядок оформлення операцій з видачі готівки з каси:

здавання готівкової виручки на розрахунковий рахунок;
видача заробітної плати та інших виплат працівникам;
видача підзвітних сум та ін.

Порядок оформлення операцій

Видача готівки підзвіт	здійснюється на підставі розпорядчого документа юрособи чи ІП або заяви працівника; авансовий звіт складається не пізніше трьох днів після дня закінчення терміну, на який видано готівку підзвіт, або з дня виходу на роботу; може здійснюватися до погашення раніше виданих підзвіт сум.
Здача готівкової виручки до банку	без інкасації: особа, спеціально уповноважена здавати гроші у банк, призначається розпорядженням керівника. На такого працівника виписується видатковий касовий ордер із відображенням у касовій книзі, у графі 2 П.І.Б. працівника з написом «Для зарахування на розрахунковий рахунок організації у такому-то банку»; за участю інкасатора: оформляється видатковий ордер на працівника, який передав інкасаторам сумку з грошима. У рядку «Підстава» пишемо «Для передачі інкасаторам для зарахування на розрахунковий рахунок у банку (назва банку)». Складається препровідна відомість (складається з відомості, накладної, квитанції). Відомість вкладається в сумку з готівкою, яка опломбується та передається інкасаторам із накладною. У працівника залишиться квитанція з печаткою та підписом інкасатора.
Видача готівки на зарплату	сума, необхідна виплати заробітної плати, встановлюється виходячи з платіжної відомості; термін видачі грошей визначається керівником та вказується у відомості; видача проводиться з проставлення підпису у відомості.
Інші видачі	касир вимагає паспорт чи довіреність в одержувача грошей (оригінал чи копія довіреності залишаються у касі).

Усі операції з видачі готівки з каси оформляються видатковим ордером за уніфікованою, необов'язковою для застосування з 01.01.2013, відповідно до Федерального закону № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік", формі № КО-2. Видатковий ордер оформляється із внесенням запису до книги днем фактичної видачі грошей.

Приклад заповнення видаткового касового ордера

Порядок заповнення ордера

Тепер розглянемо, як заповнювати видатковий касовий ордер, покроково:

По рядку «Організація» вказується найменування юрособи відповідно до даних ЄДРЮЛ. За наявності організації філій, представництв чи інших відокремлених підрозділів іноді їм присвоюються коди. У цьому випадку у рядку «структурний підрозділ» зазначається найменування такого підрозділу відповідно до установчих документів, а у графі «Код структурного підрозділу» зазначається код такого підрозділу.
Обов'язкову нумерацію видаткового ордера законодавчо не встановлено. При прийнятті рішення про нумерацію її слід встановити локальним актом.
Дата складання ордера – дата видачі готівки з каси.
У графі «Дебет» зазначаються рахунки бухобліку, на яких підлягають відображенню операції з видачі готівки. Приклади операцій наведено у таблиці нижче.
У графі «Кредит» зазначається рахунок руху коштів у касі з бухрахунку 50.01 «Каса організації».
Сума отриманих коштів зазначається цифрами у графі «Сума, руб. коп.» та прописом у відповідних рядках ордера. Запис робиться з початку рядка з великої літери.
Графа «Код цільового призначення» заповнюється лише у разі, якщо у касу надійшли кошти цільового фінансування.
У рядку «Видати» заповнюється П.І.Б. отримувача грошей.
У рядку «Підстава» — утримання господарської операції (наприклад, для зарахування на р/рахунок ТОВ «ВІД» у банку ПАТ «Світло»).
У рядку «Додаток» — назва та реквізити первинних документів (товарної накладної, акта приймання-передачі, рішення про виплату дивідендів, наказу про виплату матдопомоги тощо).
У рядку «По» – паспортні дані одержувача та реквізити довіреності (за її наявності).

Після видачі грошей касир підписує видатковий касовий ордер та залишає його собі разом із оригіналом або копією довіреності (якщо одержувач діє на її підставі).

Зразковий перелік проводок, що відображають видачу коштів

Організації, які використовують для ведення бухгалтерського обліку спеціальні програми, заповнюють обов'язкові дані касових ордерів з урахуванням технічних можливостей, закладених у ці програми. Існує можливість заповнити видатковий касовий ордер за допомогою деяких інтернет-ресурсів.

Видатковий касовий ордер - це бухгалтерський документ, на підставі якого підзвітній особі видаються гроші. Бюджетна організація не має права взяти навіть один карбованець із каси без такого паперу. Розбираємо приклад заповнення видаткового касового ордера.

Навіщо потрібний видатковий касовий ордер

Видатковий касовий ордер належить до документів первинного обліку касових операцій. По ньому оформляється видача готівки з каси. Касовий ордер - це розрахунковий регістр, він формується в одному примірнику працівником бухгалтерії та підписується керівником бюджетної організації, головним бухгалтером, касиром та особою, яка отримує кошти. Друк у цьому випадку не є обов'язковим і використовується лише за наявності в організації.

Видатковий касовий ордер не повинен містити виправлення, інакше він визнається недійсним. Якщо помилку припущено, касовий ордер необхідно зробити наново у правильному варіанті.

Обов'язок застосування форми КО-2 визначається Вказівками Банку Росії №3210-У від 11.03.2014. Для організацій державного сектора таку вимогу закріплено Наказом Мінфіну від 30.03.2015 № 52н. Ведення бізнесу також передбачає формування касового ордера для взаємного розрахунку підзвітної особи та касира компанії.

Який бланк використати

Відповідно до Постанови від 18.08.1998 № 88 видатковий касовий ордер має бути уніфікованого виду — форма за ЗКУД 0310002. Можна роздрукувати бланк видатково-касового ордера та заповнити від руки, а можна використати текстовий редактор.

Як виписати видатковий касовий ордер

Не можна просто завантажити безкоштовно бланк видатково-касового ордера 2020 року та заповнити його. Для цього має бути законна підстава. Для витрачання готівки, за винятком заробітної плати, та видачі касового ордера такою підставою може бути:

наказ керівника виділення коштів потреб організації;
заяву працівника про видачу підзвітних коштів;
видача готівки на витрати на відрядження;
видача грошей матеріальну допомогу співробітнику.

Видатковий касовий ордер стане підставою для видачі готівки з каси. Отримавши видатковий касовий ордер, касир перевіряє правильність заповнення (п. 6.1. Вказівки):

наявність підпису головного бухгалтера або бухгалтера (за їх відсутності - наявність підпису керівника);
відповідність сум, написаних цифрами та прописом, а також відповідність підтверджуючим документам.

Перед видачею готівки касир повинен запросити в одержувача документ, що засвідчує особу. Після звірки з ним він вписує до відповідних граф реквізити паспорта або іншого документа. Потім передає кошти одержувачу. Той повинен їх перерахувати та розписатися у видатковому касовому ордері.

Вказівка Банку Росії від 11.03.2014 № 3210-У були внесені зміни Вказівкою Центрального Банку Росії від 19.06.2017 № 4416-У, де сказано, що заява працівника може бути замінена розпорядженням керівника. А видатковий касовий ордер може оформлятися в електронному вигляді за допомогою електронного підпису.

Як заповнити РКО

Касовий ордер заповнюють співробітники бюджетної організації, що стосуються видачі коштів. В інтернеті є сайти, які пропонують заповнити онлайн видатковий касовий ордер, а потім завантажити чи роздрукувати його. Ми з прикладу розберемо, як правильно заповнити його самостійно.

Крок 1. Заповнюємо шапку

У рядку "Організація" прописується повне найменування організації, а графа "Структурний підрозділ" - назва підрозділу, який видав РКО. Якщо такий структурний підрозділ відсутній, то графі ставиться прочерк.

ОКПО заповнюється за даними, наданими органом статистики.

Номер документа вказується по порядку протягом календарного року.

У рядку "Дата" вказується дата видачі з каси.

Крок 2. Заповнюємо розділи «Дебет» та «Кредит»

Ці рядки видаткового касового ордера заповнюються за затвердженим.

У рядку "Код цільового призначення" вноситься код, який відображає мету використання виданих з каси коштів. Якщо такі коди для підприємства не застосовуються, ставиться прочерк.

Крок 3. Вносимо інформацію про те, кому та навіщо видано гроші

Рядок «Видати» містить прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видаються ці гроші.

Рядок «Підстава» відображає зміст господарської операції. Наприклад, аванс на витрати на відрядження, на потреби організації і т. п.

У рядку "Сума" прописується сума прописом.

У рядку «Додаток» вписуються відомості, які стали підставою для видачі грошей з каси.

Крок 4. Заповнюємо розділ із особистими даними співробітника, якому видано гроші

Рядок «Отримав» заповнюється власноруч одержувачем. Він прописує суму прописом, ставить дату та підпис в отриманні. Нижче потрібно вказати дані документа, пред'явленого для посвідчення особи.

В останньому рядку касир або інший відповідальний працівник ставить свій підпис та розшифровку.

Крок 5. Підпис керівника

РКО підписує головний бухгалтер та керівник організації.

Готовий зразок заповнення видаткового касового ордера 2020 виглядає так:

Особливості заповнення

РКО який завжди оформляється для видачі готівки. Регістр формують і в інших випадках, наприклад, при одержанні грошових коштів за дорученням або видачею заробітної плати.

РКО із зарплати може бути виданий окремо кожного співробітника чи групу осіб. Якщо організації небагато співробітників, то регістр складається кожного окремо. Якщо ж працівників багато, формується єдиний РКО. До регістру складається перелік працівників із зазначенням сум заробітної плати до видачі кожного службовця.

Порядок оформлення документа є таким. Після закінчення терміну дії розрахунково-платіжної або розрахункової відомості касир її перевіряє, вказує суми, що підлягають депонуванню, ставить свій підпис та спрямовує до бухгалтерії. Бухгалтер також звіряє всі дані та підписує документ. Потім формується РКО загальну суму виданих коштів. Дата його складання – останній день видачі зарплати. У відомості проставляються реквізити регістру на витрату – його номер та дата.

Якщо працівник отримує готівку за довіреністю, це необхідно відобразити у регістрі витрати. Бухгалтер не повинен робити дублікатів, такі РКО формуються в одному екземплярі. В іншому первинний документ на витрати на довіреність заповнюється аналогічним чином, що й у загальних випадках.

Як вести облік та скільки зберігати

Реєстрація та облік видаткового касового ордера ведеться за формою КО-3, а також у касових книгах (КО-4). До журналу вписуються порядкові номери РКО. Це слід зробити після того, як на них поставить підпис головний бухгалтер чи директор. Журнал повинен зберігатися у бухгалтерії підприємства або директора.

Журнал КО-3 (форма по ОКУД 0310003) є обкладинкою, в якій заповнюються реєстраційні дані установи та вкладний лист. У вкладному аркуші формуються дві таблиці: у лівій відображаються відомості з ПКО, у правій - по РКО.

Прибуткові та видаткові КЗ зберігаються протягом 5 років за правилами, встановленими керівником організації.

Зразок журналу реєстрації РКО за формою КО-3

Відповідальність за порушення ведення касових операцій

РКО є первинним документом, отже, вимагає коректного заповнення. Якщо регістр заповнений неправильно чи заповнений взагалі, то установа можуть виписати штраф у вигляді 10 000 рублів (ст. 120 НК РФ). Підстава - неправильний облік доходів та витрат платника податків протягом одного податкового періоду.

Якщо платник податків не надає у складі звітності ІФНС підтверджуючі витрати РКО, то інспектор має право відмовити у визнанні таких витрат з метою оподаткування.

Ставте запитання, і ми доповнимо статтю відповідями та поясненнями!

Кожен власник підприємства зобов'язаний усвідомлювати відповідальність за використання готівки. Основою є правильне проведення всіх дій із готівкою по касі. У цьому плані слід чітко дотримуватися певних критеріїв. Касова дисципліна передбачає правильно оформлені документи та будь-які грошові обороти підприємства. Наприклад, для фіксування всіх касових витрат застосовується відповідний документ. Його значущість є суттєвою. Цей документ - це видатковий касовий ордер. Про це далі детальніше.

Що таке видатковий касовий ордер?

Відповідь на це питанняє простим. Серед основних документів для фіксації рухів готівки виділяють прибутковий та видатковий касовий ордер. Вони абсолютно не прив'язані до здійснення всього бухгалтерського обліку. Для них застосовують лише паперові носії через те, що такі папери потребують особистого підписання відповідальних осіб. Це важливо знати. Також видатковий касовий ордер має підписати суб'єкт, який здійснює отримання коштів. В даний час законодавством забороняється завіряти дані документи за допомогою електронно-цифрового підпису.

Призначення

Бланк видаткового касового ордера є певним етапом оформлення видачі коштів із каси.

У цьому документі крім суми вказується ще й особи одержувача, а також зазначаються підстави для видачі грошей. Форма даного ордера (КО-2) є унікальною та затвердженою для обов'язкового застосування всіма ІП. Вона використовується організаціями, які мають касу та здійснюють по ній відповідні операції. Бланк видаткового ордера не відноситься до суворих звітностей і не може стати їх заміною, проте підлягає обов'язковому обліку в журналі реєстрації за видатковими та прибутковими касовими ордерами.

Застосування

При заповненні зазначеного документа слід дотримуватись певних правил. Ця дія регламентована ст. 14-21 «Порядок ведення касових операцій на РФ». Здійснювати видачу коштів із каси організації можна лише за певному заповненні відповідного ордера. Під ним маються на увазі рахунки, платіжні відомості та інші відповідні матеріали, що підпадають під сувору звітність.

Видатковий касовий ордер обов'язково підписують особи, які є відповідальними за ведення даної документації. Це важливо знати. Під ними мають на увазі касира, бухгалтера та директора компанії. При цьому слід врахувати те, що керівник організації не може підписувати зазначений бланк у тому випадку, коли до нього додаються акти проведених робіт, рахунки, заяви та інші матеріали, які мають його вирішальну резолюцію. Для отримання коштів за даним ордером особі, яка здійснює їх видачу (касиру), слід пред'явити паспорт або інший документ, що засвідчує особу отримувача. Це важлива умова. При цьому паспортні дані зазначаються у формі КО-2. Також у разі від одержувача знадобиться написання розписки про отримання коштів. Її наявність є обов'язковою. Якщо без неї оформлений зазначений ордер, то кошти, які видані касиром, будуть вважатися нестачею, внаслідок чого вони стягуються з відповідальної особи. Також за вказаним ордером є можливість отримати готівку за дорученням. В даному випадку в бланку вказують повністю прізвище, ім'я та по батькові отримувача. За формою КВ-2 видачу грошей можна проводити вже в день складання цього документа. Оформлення зазначеного бланка здійснюється в одному примірнику. Зберігається він на підприємстві. Також необхідно видатковий касовий ордер зареєструвати у журналі КО-3.

Порядок заповнення

Існує документ, де зазначені всі особливості заповнення бланка. Порядок ведення касових операцій РФ визначає всі аспекти оформлення касових ордерів. Заповнювати та підписувати зазначені банки можуть лише керівники, старший бухгалтер чи ІП. Складання касового ордера дозволено машинописним текстом. Але в законах РФ не йдеться про обмеження форми заповнення. Отже, рукописний текст також можна використовувати. Тільки він має бути читабельним. Якщо ордер заповнений неправильно, він вважається недійсним. Особливу увагуслід приділити графі «Підстава». Це важливо врахувати. Як показує статистика, її часто не беруть до уваги. Але вона, як і інші, є обов'язковою до заповнення і становить дуже важливу частину ордера. Якщо у цій графі підставою є зарплата, необхідно врахувати всі податки та платежі.

Як заповнити видатковий касовий ордер?

Тут немає нічого складного. Вам потрібно заповнити видатковий ордер? Бланк у цьому випадку містить такі графи:

Як правило, нумерація починається з одиниці з початку до кінця року.

У графі «Дата складання» слід вписати дату, коли гроші видаватимуться з каси.

- «Дебет» – номер кореспондуючого рахунку з урахуванням коштів. Може приймати різні значеннязалежно від того, куди йдуть гроші.

- «Кредит» – рахунок обліку готівки.

- «Сума» - кількість готівки до видачі (зазначається цифрами).

- «Видати» - тут зазначаються дані та П.І.Б. отримувача.

- "Підстава" - відображається суть операції. Тобто, на підставі чого потрібно видати гроші. Наприклад, виплата заробітної плати.

- «Сума» - кількість готівки до видачі (зазначається прописом).

- «Додаток» - наводиться перелік усіх додаткових документів: позначаються матеріали, які додаються до даного бланку. У цій графі потрібно повністю вказувати номер документа та дату.

Одержувач зобов'язаний записати повну суму готівки прописом. Також слід поставити свій підпис та дату. Потім вказується документ, що підтверджує особу одержувача.

Особливості заповнення

У багатьох джерелах є покрокова інструкціяз оформлення видаткового касового ордера. Однак не всі підприємці ставляться до цього з великою відповідальністю з огляду на всі особливості процесу. Наприклад, наповнення касового ордера відбувається лише перед видачею готівки. Не можна забувати, що необхідна сума грошей записується самим одержувачем. Цей момент здебільшого порушується самим ІП. Також слід пам'ятати, що зазначена сума вписується у друкований спосіб. При отриманні грошей за довіреністю також слід бути уважним під час заповнення бланка. Цей процес має бути чітко описаний у документі. Дублікатів касового ордера в жодному разі не повинно бути. Він виготовляється в єдиному екземплярі. Виправлення або відхилення категорично заборонені. Оскільки ордер є офіційним документом, печатка – обов'язковий атрибут. Але при створенні РКО вона не є необхідною. Особливо, якщо до неї додавати інші документи, завірені печаткою (до них можуть бути віднесені матеріали первинного бухгалтерського обліку). Друк стає непотрібним, коли отримання коштів походить від юридичної особи.

Нюанси

Видатковий касовий ордер на зарплату потребує правильного заповнення та складання. Кожному співробітнику підприємства може бути видана заробітня платаза індивідуальним касовим ордером. Проте є інший варіант. Він передбачає те, що на один ордер може бути складений список із кількох співробітників-одержувачів. Але в цьому випадку кожного з них вказується сума, доступна до виплати. З такого правильно заповненого ордера може бути створена відповідна відомість.

Підсумки

Ми розглянули особливі моменти оформлення такого документа як видатковий касовий ордер. Усім ІП буде корисно мати готовий його зразок із правильно заповненими графами. Потрібно вивчити всі аспекти його оформлення. Спочатку правильне складання цього документа дозволить спростити розрахунки та уникнути проблем під час перевірок. Це є одним із найважливіших факторів ведення бізнесу.